Veranstaltungen – ob Feiern oder Feste – sind für einen Verein die Höhepunkte des Jahres. Professionelles Veranstaltungsmanagement im Verein organisiert und inszeniert Ereignisse, die den Verein und seine Mitglieder begeistern. Sie stärken den Zusammenhalt und lassen Vereinsmitglieder und Öffentlichkeit hautnah erleben, was Ihren Verein einzigartig macht. Und sind eine Steilvorlage für die Bindung und Gewinnung von Mitgliedern, Ehrenamtlichen und Förderern!

Allerdings erfordert die Planung solcher Veranstaltungen eine akribische Vorbereitung.
Wenn eine Veranstaltung beginnt, sind Intuition und Improvisation unschätzbare Talente. Doch zum Tragen kommen sie nur, wenn die Grundlage stimmt: präzise Planung! Den Trainingsplan dafür findest Du in diesem Baustein.

Begeisterung kann man nicht planen. Aber man kann durch präzise Planung die Voraussetzungen dafür schaffen!

Veranstaltungsmanagement im Verein – Strategien in vier Spielzügen

Erfolgreiche Schachspieler haben, lange vor der Eröffnung, eine genau Vorstellung, wie sich ihr Spiel Zug für Zug entwickeln soll. Sie haben vom Bauern bis zum König alle Figuren im Blick und reagieren auf unvorhergesehene Situationen flexibel. Kurz gesagt: Schachspieler sind ein Vorbild für Veranstalter!

 

Veranstaltungsmanagement

Jedes organisierte Zusammenkommen von Menschen ist eine Veranstaltung. Dazu gehören zum Beispiel eine Mitgliederversammlung, ein Tag der offenen Tür, ein Sportereignis oder ein Arbeitstreffen. Statt von Veranstaltungsorganisation oder Veranstaltungsmanagement spricht man in Fachkreisen heute aber eher von Event-Management. Doch was unterscheidet ein Event von einer Veranstaltung? Es ist ein kleiner, aber feiner Bedeutungsunterschied: Ein Event ist eine Veranstaltung, die zum Ereignis wird und die man deshalb nicht so schnell vergisst. Die Herausforderung für einen Veranstalter beschränkt sich deshalb (meistens) nicht darauf, solide zu organisieren – obwohl damit schon viel gewonnen ist. Das Salz in der Suppe sind originelle, gekonnt in Szene gesetzte Ideen, die bei den Teilnehmern ins Schwarze, das heißt, ins Herz treffen

 

1.Spielzug: Die strategischen Grundlagen

Wann war eine Veranstaltung erfolgreich? Wenn viele gekommen und lange geblieben sind? Wenn reichlich Applaus gespendet wurde? Klar, das sind gute Zeichen. Doch der eigentliche Maßstab ist, ob der Veranstalter oder Eventmanager seine Ziele erreicht hat. War zum Beispiel ein Seminar, das viel Spaß aber wenige Erkenntnisse beschert hat, erfolgreich? Ist eine Veranstaltung, die der Gewinnung von Sponsoren dienen sollte, gelungen, wenn das Programm Zustimmung fand, nicht aber der Vorschlag, einen Gesprächstermin zu vereinbaren?

Das entscheidende Kriterium für den Veranstaltungserfolg sind deshalb die konkreten Ziele des Veranstalters. Vorausgesetzt, er hat sich welche gesetzt. Andernfalls hat er nicht nur ins Blaue hinein organisiert. Er hat vor allem auch viele Chancen ungenutzt gelassen!

 

Ziele und Nebeneffekte

Wer eine Veranstaltung plant, verfolgt meist mehrere Ziele. Ein Beispiel: Einige Ehrenamtliche sind seit vielen Jahren im Verein aktiv. Dieses Engagement soll belohnt werden. Das Hauptziel heißt deshalb: Die Geehrten sollen sich geehrt fühlen. Doch angesichts der vielen Mühen, eine Veranstaltung zu organisieren, sollte ein bisschen mehr dabei heraus springen: Eine Demonstration, wie viel Spaß es macht, sich im Verein zu engagieren und wie viel Anerkennung die Engagierten genießen. Kurz: Die Veranstaltung sollte eine Werbung für das Ehrenamt werden!

Auch über wünschenswerte „Nebenwirkungen“ solltest Du nachdenken, bevor Du ein Konzept entwickelst. Angenommen, Dein Verein möchte eine Fortbildung durchführen. Das Ziel ist erreicht, wenn die Teilnehmer schließlich die benötigten Kompetenzen besitzen. Doch vielleicht lässt sich noch mehr bewirken? Zum Beispiel ein verbesserter Kontakt zwischen Vereinsbereichen, die voneinander lernen könnten. Diesen positiven Nebeneffekt könnte die Weiterbildung beispielsweise durch den „Einbau“ kleiner praktischer Herausforderungen fördern, die bereichsübergreifend zu meistern sind und zusammen schweißen

 

Zielgruppen und ihre Interessen

Viele Köche handeln nach dem Grundsatz: Was mir selbst schmeckt, mögen auch meine Gäste. Aber ist das auch fürs Veranstaltungsmanagement im Verein ein gutes Rezept? Aussichtsreicher ist es, die Ziele des Veranstalters mit den Interessen der Zielgruppe zu verbinden. Es können auch mehrere Zielgruppen sein, die unter einen Hut zu bringen sind, zum Bespiel bei einer Vereinsfeier. Die Fragen lauten deshalb:
• Welche Zielgruppe(n) müssen wir ansprechen, um unsere Ziele zu erreichen?
• Welche Interessen könnte(n) die Zielgruppe(n) an unserer Veranstaltung haben?
• Wie befriedigen wir diese Interessen, um unsere Ziele zu erreichen?

Was für eine Veranstaltung könnte zum Beispiel ein Verein planen, der mehr jugendliche Mitglieder gewinnen möchte? Das ist für Erwachsene gar nicht so einfach zu sagen. Worauf stehen die Teens und Twens eigentlich?Welche Aktivitäten finden sie „cool“? Und wie müssten die präsentiert werden? Erst wenn der Verein das herausbekommen hat, ist er auf der Siegerstraße.

2. Spielzug: Die richtige Veranstaltung

Nachdem die Ziele definiert und Ihre Zielgruppen samt Interessen ermittelt wurden, geht es in die konzeptionelle Phase.

Der Veranstaltungsrahmen

Welche Art von Veranstaltung setzt Deine Ziele mit Blick auf die Zielgruppe am besten um? Überlege, was genau nach der Veranstaltung anders sein soll als vorher, und wie die Teilnehmer dorthin bewegt werden könnten. Daraus leiten sich die Antworten auf folgende Fragen ab:
• Was verspricht mehr Erfolg, eine geschlossene oder eine offene Veranstaltung?
• Soll es ein festlicher Akt oder eine lockere Feier oder ein „bunter Abend“ sein?
• Eignet sich eher ein Event im großen Maßstab oder ein kleines, eher intimes Zusammenkommen?
• Dient unseren Zielen eher eine sachliche, informative Veranstaltung oder ein emotionales Event mit Unterhaltungsprogramm?
• Brauchen wir ein professionelles Showprogramm mit „Aha-Effekt“? Oder trifft eine Darbietung aus den eigenen Reihen mit Identifikationsmöglichkeiten eher die Bedürfnisse der Teilnehmer?
• Wollen wir die Gäste zum Beispiel durch Spiele, Tanz aktiv werden lassen?
• Pflegen wir die gewohnten Rituale oder setzen wir gezielt neue Akzente?

Das Vereinsjubiläum könnte man zum Beispiel mit einem bunten Abend für die Mitglieder feiern. Aber vielleicht hast Du konkrete Pläne für die Öffentlichkeitsarbeit Deines Vereins, die sich mit einem Straßenfest für den ganzen Stadtteil oder mit einem Tag der offenen Tür zusätzlich verwirklichen lassen. Fortbildungsbedarf im Verein könnte man mit einem internen Seminar decken oder mit einer Tagung, auf die man andere Vereine der Region zum gegenseitigen Erfahrungsaustausch einladen. Letzteres bringt über die Wissensvermittlung hinaus frischen Wind, neue Kontakte und den Blick über den eigenen Tellerrand hinaus.

Ideen, die mitreißen

Wie auch immer man – abhängig von Zielen und Budget – den Rahmen zieht: Das Salz in der Suppe sind originelle Ideen, die die Gäste gut unterhalten, sie verblüffen, rühren, mitreißen und überzeugen. Ein kleines Beispiel: Ein Ehrenamtlicher hat seit vielen Jahren die Trikots der Mannschaft gewaschen. Dafür soll er im Rahmen der Jahreshauptversammlung geehrt werden. Es ist wie immer: Der Vorsitzende steht auf, spricht das Mitglied an, greift nach einer Urkunde. Doch plötzlich kommt die Mannschaft nach vorn, bringt ein Ständchen und fügt die Urkunde in einen Wechselrahmen, in dem sich schon ein Mannschaftstrikot befindet; natürlich haben es alle Spieler unterschrieben. Wetten, daran erinnert sich der Geehrte noch viele Jahre? Wetten, mancher Zuschauer wünscht sich solche Wertschätzung auch – und denkt über seine eigenen Mitwirkungsmöglichkeiten nach?

 

3.Spielzug: Finanzierung der Veranstaltung

Schon in der ersten Planungsstufe, lange bevor Du ins Detail gehst, solltest Du die Finanzierbarkeit auf den Prüfstand stellen. In dieser Phase geht es um die Dimension: Welche der Veranstaltungsideen liegen im Rahmen der absehbaren Möglichkeiten? Klar, die ein oder andere Veranstaltungsidee ist bestimmt sehr verlockend aber könnte selbst bei größter Anstrengung den Verein zusammenbrechen lassen. Allzu frühzeitig solltest Du interessante Ideen mangels Mitteln aber nicht verwerfen. Ob Kooperationen, Einnahmen aus Eintrittsgeldern oder Sponsoring – manchmal findet sich doch noch ein Kniff, das scheinbar Unmögliche möglich zu machen.

 

4. Spielzug: Gästeliste und Terminplanung

Aus den Zielgruppen ergibt sich die Gästeliste – allerdings nicht von selbst. Begrenzte Budgets, Raumkapazitäten und Personalressourcen machen es meist nötig, eine Auswahl zu treffen.

Eine zumindest grobe Gästeliste frühzeitig zu erstellen, ist deshalb wichtig, weil sie sich auf die Terminplanung auswirkt. Damit möglichst viele der Wunschzielgruppe auch kommen können, solltest Du grundlegende Störfaktoren ausschalten:

  • Fällt der Termin womöglich in die Ferienzeit, wenn viele Mitglieder gar nicht da sind?
  • Finden zur gleichen Zeit in der Region andere, für Deine Zielgruppe(n) interessante Veranstaltungen statt, die mit deiner konkurrieren?
  • Fällt das Sommerfest mit einem überregionalen Großereignis zusammen, über das zum Beispiel das Fernsehen berichtet? An solchen Tagen wird der Großteil der Gäste entweder plötzlich verschwinden oder man findet ihn im Vereinsheim versammelt – vor dem Fernseher.
  • Gibt es bei öffentlichen Veranstaltungen an bestimmten Terminen behördliche Einschränkungen?
  • Ist der Termin für die Medien attraktiv?

 

Um die Veranstaltung zu einem vollen Erfolg werden zu lassen, solltest Du sorgfältig den Termin planen. Um Überraschungen zu vermeiden und zu verhindern, dass die Gäste bereits anderweitig verplant sind, solltest Du folgende Konkurrenztermine bei der Organisation beachten:

interne Termine

– Vorstandstermine
– Sitzungen des Personalrats
– Urlaub
– Aus- und Weiterbildungen
– Betriebsferien
– Jubiläen
– Wettkämpfe

Tipp: Stimme den Termin im Vorfeld mit wichtigen Gästen wie Medienvertretern oder Sponsoren ab.