Ein erfolgreicher Verein lebt vom Engagement und der Begeisterung seiner Mitglieder. Ganz ohne Geld kommt aber kein Verein über die Runden, schon gar nicht bei der Durchführung von Veranstaltungen. Einige Überlegungen zum Thema Finanzplanung im Verein helfen euch, diese Hürde leichter zu nehmen.

 

Finanzplanung im Verein leicht gemacht

Plane dein Budget!

Bevor ihr über die Details von Catering, Clowns und Canapés nachdenkt, solltet ihr euer Veranstaltungs-Budget planen. Es ergibt sich aus den voraussichtlichen Kosten einerseits und den zur Verfügung gestellten Vereinsmitteln wie auch den planbaren Einnahmen andererseits. Um beide Seiten ins Lot zu bringen, ist statt Zahlenakrobatik und „luftigen“ Nummern auf dem Hochseil solides, bodenständiges Nachrechnen gefragt. Eine Herausforderung, für die der „Finanzchef“ von vorneherein die Spielleitung übernehmen und einen entsprechenden Finanzplan erstellen sollte.

 

Was gibt die Vereinskasse her?

Eine Veranstaltung mit klaren, nachprüfbaren Zielen ist eine Investition: Die eingesetzten Mittel sollen möglichst einen Mehrwert erzeugen. Ein Verein zum Beispiel, der für neue Aufgaben Ehrenamtliche benötigt, investiert in seine Zukunftsfähigkeit, wenn es ihm dank einer Veranstaltung gelingt, neue Mitstreiter zu aktivieren. Bevor der Verein also über die Geldvergabe entscheidet, sollte er die Ziele darauf prüfen, welchen Nutzen sie ihm voraussichtlich bringen.

 

Einnahmequellen aufspüren

Die meisten Schatzmeister der Vereine werden mangels Masse in der Kasse gegen Pläne, die ins Geld gehen, schnell Einspruch erheben. Doch bevor ihr gute Veranstaltungsideen wegen zu hoher Kosten fallen lasst, solltet ihr bei externen Anbietern mehrere Vergleichsangebote einholen und euch nicht scheuen zu verhandeln. Vor allem aber solltet ihr überlegen, ob ihr nicht finanzielle Unterstützung gewinnen könntet:

  • Für Sommerfeste und ähnliche Veranstaltungen, die viel Unterhaltungswert bieten, sind Besucher vielleicht bereit, ein kleines Eintrittsgeld oder Spenden zu geben. Dazu kommen Überschüsse aus dem Verkauf von Getränken und Speisen.

Tipp: Geht bei der Kalkulation nicht von zu optimistischen Annahmen aus, es könnte euch, um nur ein Beispiel zu geben, am Tag einer Open-Air-Veranstaltungen das Wetter einen Strich durch die Rechnung machen.

  • Eine gute Einnahmequelle ist das Sponsoring. Als Gegenleistung bieten sich Werbeflächen im Programmheft, der Vereinszeitung, Broschüren oder Banden an.

Tipp: Sponsoren erwarten ein attraktives Angebot, bevor sie das Portemonnaie zücken. Informiert euch im Vorfeld, wie ihr die Geldgeber am besten überzeugen könnt.

  • Für Veranstaltungen, die von regionalem Interesse sind und gemeinnützige Ziele verfolgen, gewähren Kommunen manchmal Zuschüsse. Macht euch schlau – vielleicht lohnt es sich!
  • Ihr könntet mit anderen Vereinen und Organisation kooperieren, um Kosten und Finanzierungsrisiken gemeinsam zu stemmen.

Tipp: Die Alternative zur Erhöhung der Einnahmen ist die Kappung von Kosten. Ihr habt eine gute Idee für die Veranstaltung, aber die Realisierung ist leider zu teuer? Vielleicht geht es eine Nummer kleiner. Ihr könntet zum Beispiel statt Profis qualifizierte Amateure, die sich noch in der Ausbildung befinden, engagieren. Gut denkbar ist das zum Beispiel in den künstlerischen Berufen wie Musik, Theater oder Fotografie.

 

Kosten kalkulieren

Auf der Kostenseite wird es schnell unübersichtlich, weil bei der Vielzahl der Positionen einzelne Kostenpunkte aus dem Blick geraten. Wer zum Beispiel Verträge mit externen Künstlern abschließt, muss im Kleingedruckten mit Anforderungen rechnen, an die „normale“ Menschen gar nicht denken: Verpflegung und Unterbringung vom Feinsten oder Technik, die nur von teuren Profis bedient werden kann. Aber auch ohne solche aufwändigen Programmpunkte liegt der Teufel im Detail. Abgaben an die GEMA (Gesellschaft für musikalische Aufführungs- und mechanische Vervielfältigungsrechte) zum Beispiel oder Gebühren für Genehmigungen sind oft bei der Erstellung des Budgets noch gar nicht bekannt – können sich aber summieren.

 

Fünf Grundsätze für die Finanzplanung im Verein

 Deshalb kann der Stift, mit dem Du das Budget planst, gar nicht spitz genug sein. Fünf Merkpunkte für die Planung wappnen Dich gegen unliebsame Überraschungen:

  1. Plant realistisch

Die Kosten, die ihr verbucht, sollten nicht auf vagen Schätzungen basieren, sondern auf realen Grundlagen wie verbindlichen Angeboten (die möglichst auch vom Verein zu tragende Folgekosten dokumentieren sollten). Wenn die Veranstaltung zum Beispiel in einer gemieteten Lokalität stattfindet, könnten Extra-Kosten für Reinigung und Abfallentsorgung anfallen.

  1. Plant detailliert!

Umso detaillierter ihr die Kosten abbildet, desto genauer könnt ihr sie kontrollieren.

  1. Plant einen Puffer ein!

Wenn ihr – vor allem bei der ersten Grobplanung – jeden Cent des Budgets verplant, riskiert ihr böse Überraschungen. Erfahrungsgemäß tauchen mit dem Näherrücken der Veranstaltung Kosten auf, mit denen ihr noch nicht rechnen konntet.

  1. Kontrolliert die Planung regelmäßig!

So ungewiss sich die Kosten trotz sorgfältiger Planung entwickeln, so wichtig ist es, kontinuierlich zu prüfen, ob die Kosten noch im Planungsrahmen liegen – und gegenzusteuern, wenn die „Kursabweichung“ zu groß wird.

  1. Dokumentiert Planabweichungen!

Notiert, warum welche Abweichungen vom ursprünglichen Budget nötig sind, denn Vereinsgelder sind eine Sache des Vertrauens – und das leidet, wenn die Transparenz verloren geht. Außerdem ist eine sorgfältige Dokumentation eine unschätzbare Planungshilfe für das nächste Mal!

 

Mit Budgetplan alles im Blick

So erstellt ihr einen übersichtlichen Budgetplan, der euch vor waghalsigen finanziellen Abenteuern schützt:

  • Notiert alle geplanten Ausgaben: von der Raummiete über die Technik bis hin zu Rahmenprogramm und kulinarischer Versorgung. Denkt vor allem auch an die Folgekosten (zum Beispiel der Abschluss unverzichtbarer Versicherungen) und kleinen Kostenpositionen (zum Beispiel Druckkosten für Werbematerialien), die sich summieren können.
  • Unterscheidet dabei in fixe Kosten, die nicht mehr korrigiert werden können und variable Kosten, auf die ihr später noch Einfluss habt (zum Beispiel, weil sie von der Anzahl der Teilnehmer abhängen, wie bei Getränken und Essen).

Tipp: Damit variable Kosten nachträglich geändert werden können, solltet ihr bei Dienstleistungsverträgen entsprechende Klauseln aufnehmen. Der Vertrag mit einem Catering-Service sollte zum Beispiel im Hinblick auf die Abnahmemenge möglichst flexibel sein.

  • Unterteilt die geplanten Kosten in Blöcke, zum Beispiel für das Rahmenprogramm, die Veranstaltungsadministration, die Verpflegung etc. So behaltet ihr einen besseren Überblick und könnt frühzeitig Gegenmaßnahmen ergreifen, wenn ein Kostenblock den Rahmen überschreitet.
  • Natürlich gehören auch die Einnahmen auf den Budgetplan – ebenfalls aufgeteilt, zum Beispiel in Teilnahmegebühren und Eintrittsgelder, Marketing (Werbung und Sponsoring), Zuschüsse, Spenden und Sonstige.
  • Stellt die geplanten Einnahmen und zur Verfügung gestellten Vereinsmittel den Ausgaben gegenüber, um zu kontrollieren, dass kein Minus entsteht.