Wissensmanagement im Verein – Vorhandenes Wissen optimal nutzen

Wissen ist ein Rohstoff. Ein wirklich wertvoller sogar.

Nicht selten entscheidet ein Wissensvorsprung über den Erfolg eines Vereins.

Im Sport leuchtet uns allen das sofort ein: Wenn Mannschaft A über mehr strategisches Wissen im Bezug auf die Spielzüge verfügt als Mannschaft B, hat Mannschaft A einen klaren Wissensvorsprung und somit mehr Erfolgschancen.

Was für den Bereich Sport gilt, gilt aber auch für jeden anderen Bereich. Jede Organisation muss sich mit dem Thema Wissensmanagement auseinandersetzen, um langfristig erfolgreich zu sein.

Doch wie funktioniert Wissensmanagement im Verein? Wie kann man Wissen im Verein optimal nutzen? Und welche Bedeutung hat es für den Verein, Wissen zu teilen und zugänglich zu machen? Das wollen wir in diesem Beitrag klären.

Welche Bedeutung hat Wissensmanagement im Verein?

Wissensmanagement dient dazu, Wissen verfügbar und nutzbar zu machen.

Was man jetzt genau unter Wissen verstehen darf, ist nicht so einfach zu erklären. Schließlich gibt es dazu unheimlich viele Theorien. Grundsätzlich unterscheiden wir aber zwischen explizitem und implizitem Wissen.

  1. Explizites Wissen ist dokumentiertes Wissen, also Wissen, das einfach wiedergegeben werden kann. Wer für eine Geschichts-Klausur Daten und Fakten auswendig lernt, der erwirbt explizites Wissen.
  2. Implizites Wissen lässt sich schwer in Worte fassen. Es lässt sich am besten durch eine Kombination aus Erfahrung und Fähigkeiten definieren, ist aber wesentlich schwerer greifbar und teilbar als explizites Wissen.

Du fragst dich bestimmt, warum es so wichtig ist, Wissensmanagement im Verein zu betreiben, d.h. bewusst zu lenken, OB und WIE sich Wissen im Verein verbreitet bzw. verteilt.

Entscheidend ist der Grundsatz:

Sich Wissen neu anzueignen ist viel mühsamer, als bereits vorhandenes Wissen zu nutzen

Gerade im Vereinsbereich, in dem ohnehin meist wenig Zeit zur Verfügung steht, weil das Ehrenamt parallel zum Job und zur Familie läuft, ist Zeit wertvolles Gut.

Vereinsstruktur muss Wissensmanagement möglich machen

Wissensmanagement kann nur dann eine erfolgreiche Komponente des Vereinslebens werden, wenn auch der Vorstand die entsprechenden Strukturen dafür ebnet. Wissensmanagement im Verein lebt zwar davon, dass sich möglichst viele Mitglieder an der Dokumentation und am Erhalt des vorhandenen Wissens beteiligen, muss aber von „oben“ angestoßen werden, um funktionieren zu können.

Aber wie?

1. Vorteil von „Wissen“ deutlich machen

Zunächst einmal muss jedem Vereinsmitglied klipp und klar sein, warum es sich lohnen kann, sich mit dem „Rohstoff Wissen“ auseinanderzusetzen. Das liegt nämlich nicht unbedingt auf der Hand, da vor allem implizites Wissen selten direkt thematisiert wird. Stoße also eine Diskussion über das Thema an und mache den Mitgliedern klar, welche Vorteile es hat, sich mit dem Erfolgsfaktor „Wissen“ zu beschäftigen. Gleichzeitig sollte auch deutlich werden, welche Nachteile durch Wissenslücken entstehen können.

2. Lege die Weitergabe von „Wissen“ als übergeordnetes Vereinsziel im Leitbild fest

Ganz egal, welchem Ziel oder Zweck dein Verein nacheifert: Explizites und implizites Wissen spielt eigentlich immer eine Rolle. Deshalb empfiehlt es sich, Wissen als eine „entscheidende Ressource“ zu begreifen und dies auch so im Leitbild des Vereins festzuschreiben.

3. Methoden, Mitarbeiter und Strukturen vereinbaren

Wenn die grundsätzliche Voraussetzung im Verein geschaffen ist (nämlich das „Verstehen des Nutzens von Wissensmanagement“), müssen die strukturellen Voraussetzungen gelegt werden.

Um Wissensmanagement im Verein einigermaßen professionell betreiben zu können, braucht es zunächst einmal Verantwortliche, die sich aktiv um die Weitergabe und Erhaltung des Wissens bemühen. Im Idealfall sind dies Personen, die über einen großen Erfahrungsschatz verfügen und den Verein maßgeblich mit nach vorn treiben.

Auch strukturelle Begebenheiten und die Methoden der Wissensverarbeitung müssen geklärt werden. Dazu später mehr.

Konkrete Ziele von Wissensmanagement im Verein

Um Methoden und Strukturen festlegen zu können, muss man zunächst einmal klären, welchen Hauptnutzen der Verein aus dem Wissensmanagement tragen möchte. Das kann nämlich je nach Vereinsausrichtung ganz unterschiedlich sein.

Vorhandenes Wissen dokumentieren

Eine Möglichkeit, Wissensmanagement zu betreiben, ist die Ausrichtung auf eine möglichst genaue und vollständige Dokumentation vorhandenen Wissens. Das kann z.B. dann sinnvoll sein, wenn es häufig Mitarbeiterwechsel gibt oder generell viele Menschen an einem Projekt mitwirken, welches regelmäßig wiederholt wird. Zahlen, Statistiken, Prozesse – all dieses Wissen sollte sinnvollerweise dokumentiert werden.

Implizites Wissen teilen und neues Wissen schaffen

Implizites Wissen ist weitaus schwieriger festzuhalten, als das explizite Wissen. Kompetenzen, Fähigkeiten und Erfahrung sollten jedoch dringend weitergegeben werden. So schafft man ein Netzwerk, das langfristig für Innovation und für den Fortschritt des Vereins sorgt.

So funktioniert Wissensmanagement im Verein

Wenn man weiß, wo die Reise hingehen soll und die Grundvoraussetzungen für den erfolgreichen Start der Methoden zum Wissensmanagement gesetzt hat, so kann es nun so richtig los gehen.

1. Bestandsaufnahme: Was können wir schon? Was wissen wir schon? Was müssen wir noch lernen?

Am Anfang der Wissensverwaltung steht eine Bestandsaufnahme. Alles vorhandene Wissen sollte hier festgestellt werden. Dazu muss man ermitteln, welche vorhandenen Kompetenzen, Fähigkeiten und Erfahrungen es wert sind, sie weiterzureichen.

Wo liegen Potenziale?

Wer hat schon Erfahrungen?

Wer weiß was?

All diese Fragen werden hier beantwortet.

Ein besonderes Augenmerk sollte aber auch auf Halbwissen gelenkt werden, denn hier liegt das Wissen der Zukunft verborgen. Halbwissen birgt Potenzial, ist aber in seinem gegenwärtigen Zustand meist eher gefährlich, da es zu Fehlentscheidungen führen kann.

2. Neues Wissen erwerben

Wenn man festgestellt hat, wo noch Lücken bestehen, kann man anfangen, diese zu füllen.

Wie?

Der langwierige Weg ist wohl: Selbst Erfahrungen sammeln.

Diese Methode ist wichtig, denn sie ist meist die wirkungsvollste und effektivste. Gleichzeitig ist sie aber mit einem sehr langfristigem Prozess verknüpft und erzwingt es, Fehler machen zu müssen, um daraus wiederum lernen zu können.

Wesentlich schneller gelangt man durch äußere Hilfe zu neuem Wissen.

Manchmal lohnt es sich wirklich, auch finanziell darein zu investieren.

Hier bekommst du sicher Hilfe:

  • Berater
  • Schulungen
  • Workshops und Seminare zu gewissen Themen
  • Agenturen
  • Dienstleister
  • aktuelle Fachliteratur
  • Internetrecherche
  • Foren
  • Kontakte zu anderen Vereinen oder Non-Profit Organisationen

3. Wissen sinnvoll verwalten

Einen Wissensspeicher aufzubauen ist gar nicht so einfach, wie man vielleicht denkt. Schließlich kann man Wissen nicht einfach archivieren, da es nicht wirklich physisch greifbar ist.

In unserem digitalen Zeitalter sollte das Archivieren und Speichern von Wissen jedoch kein allzu großes Problem darstellen.

Es gibt zahlreiche Tools und Tricks, die einem dabei helfen können, einen umfassenden Wissensspeicher zu kreieren, auf den alle zugreifen können.

Cloud-Lösungen, wie z.B. Google-Drive bieten die Möglichkeit, Dokumente mit mehreren Team-Mitgliedern zu bearbeiten und zu verwalten. Auch mit unserer Online-Plattform meinverein.de lassen sich Informationen sinnvoll speichern und hochladen.

Methoden des Wissensmanagement im Verein

1. Benchmarking

Von den Besten zu lernen und die eigenen Prozesse daran zu messen ist eine Methode, die in allen möglichen Bereichen verwendet wird.

Fast immer in unserem Leben wird es jemanden geben, der etwas besser, schneller oder professioneller umsetzen kann.

Anstatt dies zu verteufeln, sollten wir es uns zum Ziel setzen daraus zu lernen.

Das funktioniert nicht nur „extern“, sprich mit äußeren Vergleichsobjekten (z.B. einem anderen Sportverein), sondern auch intern!

Gerade bei größeren Vereinen, die in mehreren Abteilungen arbeiten, empfiehlt es sich, internes Benchmarking zu betreiben.

2. Projektarbeit

Projektgruppen zu gründen ist eine wunderbare Methode, um vorhandenes Wissen optimal zu nutzen. Bei intensiver Gruppenarbeit tauschen die Mitglieder untereinander ihr Wissen aus – so kann jeder nur gewinnen! Bei vielen Projekten innerhalb eines Jahres kann es deshalb sinnvoll sein, die Projektgruppen hin und wieder neu zu mischen.

3. Die Macht des Internets nutzen

E-Learning, Webinare uvm. machen es heutzutage möglich, Wissen ganz einfach weiterzugeben, selbst dann, wenn man sich nicht einmal im gleichen Raum befindet.

4. Kreativitätstechniken

Problem lösen und neue Ideen und Innovationen voranzubringen, hat auch etwas mit Kreativität zu tun. Die kommt bekanntermaßen nicht auf Knopfdruck, kann aber auf jeden Fall trainiert und herausgefordert werden

In unserem Beitrag „In 5 Schritten zum kreativen Verein“ erzählen wir dir einiges über den gezielten Einsatz von Kreativität im Verein
Um mehr über Kreativitätstechniken zu erfahren, kannst du auch mal hier vorbeischauen. 

Fazit: Wissensmanagement im Verein

Es lohnt sich auf jeden Fall, etwas mehr Ressourcen in das Wissensmanagement im Verein zu stecken. Wissen verfügbar zu machen und weiterzugeben ist doch letztendlich eines unserer Hauptbestreben des Lebens, oder nicht? Deshalb sollte es auch im Verein eine große Rolle spielen. Ich fordere euch deshalb zu einem bewussteren Umgang mit der „Ressource Wissen“ auf! Lasst Wissensweitergabe zu einem Thema werden und schafft Anreize, immer mehr lernen und wissen zu wollen. Das bringt den Verein langfristig auf Erfolgskurs und sorgt für Spannung im Vereinsalltag. Wenn du noch mehr zu den verschiedenen Methoden von Wissensmanagement erfahren möchtest, schau‘ mal hier. Die Kollegen von Ehrenamt im Sport geben dir einen ausführlichen Ratgeber an die Hand, den du nutzen kannst, um Wissensmanagement in deinem Verein anzutreiben. 

Jessica Diehl

Hallo! Ich heiße Jessica Diehl, bin 25 Jahre alt und blogge hier für MEINVEREIN. Auch privat beschäftige ich mich sehr viel mit der Vereinswelt, denn ich bin selbst in mehreren Vereinen tätig - sowohl als Mitglied als auch in der Vereinsverwaltung.

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