Der Ablauf einer Mitgliederversammlung Mitgliederversammlung im Verein – das musst du darüber wissen (Grundlagen)

Mitgliederversammlung im Verein – das musst du darüber wissen (Grundlagen)

Die Mitgliederversammlung ist das höchste Gremium des Vereins. Es gilt als zentrale Veranstaltung.
Gute Vorbereitung ist hier sehr wichtig und zahlt sich definitiv aus. Deshalb schauen wir uns heute gemeinsam einige Grundlagen zur Mitgliederversammlung an, die du als Vereinsmanager unbedingt wissen solltest.

Ich versuche dir auch weitere Tipps zu geben, die dir helfen können, die Mitgliederversammlung zu planen und schließlich auch erfolgreich durchzuführen.

Bereit?

Der Ablauf einer Mitgliederversammlung

Die Mitgliederversammlung: Wie bereitet man sie gut vor, damit sie nicht im Chaos endet?

Was sagt das Bürgerliche Gesetzbuch über die Mitgliederversammlung? Rechtliche Grundlagen

Ein bisschen rechtliches Bla-Bla vorneweg. Das muss leider sein, denn die Mitgliederversammlung ist im BGB als höchstes Gremium eines Vereins festgelegt.

Das schauen wir uns einmal an:

BGB §32 Mitgliederversammlung, Beschlussfassung 

(1) Die Angelegenheiten des Vereins werden, soweit sie nicht von dem Vorstand oder einem anderen Vereinsorgan zu besorgen sind, durch Beschlussfassung in einer Versammlung der Mitglieder geordnet. Zur Gültigkeit des Beschlusses ist erforderlich, dass der Gegenstand bei der Berufung bezeichnet wird. Bei der Beschlussfassung entscheidet die Mehrheit der erschienenen Mitglieder.

(2) Auch ohne Versammlung der Mitglieder ist ein Beschluss gültig, wenn alle Mitglieder ihre Zustimmung zu dem Beschluss schriftlich erklären. 

Durch diesen Rechtstext ist die Mitgliederversammlung Pflichtorgan des Vereins. Du kannst ihr quasi nicht entkommen und musst als Vereinsmanager oder Mitglied des Vereinsvorstands zwangsläufig mit ihr auseinandersetzen.

Wichtig ist an dieser Stelle vielleicht noch folgender Hinweis auf den 2. Absatz des §32: Grundsätzlich kann ein Beschluss auch ohne Mitgliederversammlung herbeigeführt werden. Dann müssen aber auch alle Mitglieder schriftlich zustimmen. Selbst wenn nur ein Mitglied auf das Anschreiben nicht reagiert, wurde der Beschluss dadurch abgelehnt.

Achtung: Die Satzung kann hier eingreifen!

Viele Vereine vereinfachen sich den „Umweg“ über die Mitgliederversammlung, indem sie ihre Rechte durch einen entsprechenden Eintrag beschränken oder aber bestimmte Aufgaben einem anderen Vereinsorgan übertragen. Was allerdings nicht geht: Die Mitgliederversammlung vollständig zu beschränken oder zu beseitigen, sodass der Verein völlig von anderen Organen kontrolliert wird, ohne das die Mitgliederversammlung den geringsten Einfluss darauf hat.

Zum Begriff: Mitgliederversammlung ist die Jahreshauptversammlung

Die Mitgliederversammlung wird im allgemeinen Sprachgebrauch des Vereinslebens oft auch „Jahreshauptversammlung“ genannt. Warum? Weil sie bei vielen Vereinen tatsächlich nur einmal pro Jahr stattfindet, was auch durch das Gesetz so gefordert ist.

Wofür ist die Mitgliederversammlung zuständig?

Grundsätzlich ist sie für alle Vereinsangelegenheiten zuständig.

Es sei denn, bestimmte Zuständigkeiten wurden per Satzung einem anderen Organ zugewiesen.

Im Zweifel entscheidet also die Mitgliederversammlung. So lautet der Grundsatz.

Außerdem ist die Mitgliederversammlung gegenüber dem Vorstand weisungsberechtigt.

Sofern es in der Satzung nicht ausdrücklich anders geregelt wurde, sind u.A. folgende Aufgaben häufig von der Mitgliederversammlung zu regeln:

  • Wahl des Vorstands mit einfacher Mehrheit
  • Wahl von Kassenprüfern mit einfacher Mehrheit
  • Kontrolle des Vorstandes und ggf. auch weiterer Vereinsorgane (z.B. Räte, Beiräte, Ausschüsse usw. )
  • Entlastung des Vorstandes
  • Satzungsänderungen mit einer Dreiviertelmehrheit
  • Änderung des Vereinszwecks durch Zustimmung aller Mitglieder
  • Entgegennahme der Rechenschaftsberichte
  • Entlastung der Kassenprüfer

Die Mitgliederversammlung garantiert allen Vereinsmitgliedern, dass sie die Möglichkeiten haben, die Wege des Vereins aktiv mitzubestimmen.

Vom Gesetz ist ist jedoch der Vorstand grundsätzlich das Organ, welches den Verein nach außen hin vertritt.

Wie funktioniert die Einberufung der Mitgliederversammlung?

Gut zu wissen: Ein zufälliges Zusammentreffen der Vereinsmitglieder wäre (im Sinn des BGB) keine Mitgliederversammlung. Warum nicht? Weil es sich nur um eine solche handelt, wenn der Ort und die Zeit des Treffens vorher vereinbart wurden.

Da sie rechtlich vorgeschrieben ist, gibt es zur Einberufung der Mitgliederversammlung folgende rechtliche Bestimmungen zu beachten:

Sie wird immer dann einberufen, wenn das Interesse des Vereins dies einfordert.
Vereinssatzungen unterscheiden deshalb gerne ordentliche (regelmäßig stattfindende) von außerordentlichen Mitgliederversammlungen.
Das BGB kennt keinen diesen Unterschied allerdings nicht. Es spricht nur schlicht von einer „Versammlung der Mitglieder“ (§32 Abs. 1 BGB).

Grundsätzlich liegt die Einberufung der Mitgliederversammlung also im Ermessen des Vorstandes, es sei denn, die Satzung trifft dazu eine eindeutige Äußerung bzw. Regelung.

BGB §37 Berufung auf Verlangen einer Minderheit 

Dieser Paragraph regelt, dass auch kleinere Gruppen innerhalb des Vereins eine Mitgliederversammlung einberufen dürfen:

(1) Die Mitgliederversammlung ist zu berufen, wenn der durch die Satzung bestimmte Teil oder in Ermangelung einer Bestimmung der zehnte Teil der Mitglieder die Berufung schriftlich unter Angabe des Zweckes und der Gründe verlangt. 

Eine solche außerordentliche Mitgliederversammlung kann also einberufen werden, wenn eine in der Satzung festgelegter Mindestanteil der Vereinsmitglieder dies fordert. Die Satzung kann dieses Recht in keinem Fall aufheben, jedoch kann sie den Mindestanteil der Mitglieder definieren, die zusammenkommen müssen, um von diesem Recht Gebrauch zu machen. Da es sich um ein Minderheitenrecht handelt, kann dieser Wert 50% nicht übersteigen. Die Quote muss prozentual angegeben werden.
Sofern dieser Prozentsatz in der Satzung nicht ausdrücklich geregelt wird, gilt, dass mindestens 10% der Mitglieder die Einberufung verlangen können.

Das kann z.B. durch einen gemeinsam unterschriebenen Antrag dieser Mitglieder beantragt werden (beim Vorstand). Es könnten aber auch alle Mitglieder einzeln einen Antrag abgeben. Das Schreiben sollte den Zweck der Versammlung klar benennen und die Gründe für die Einberufung darlegen, damit der Vorstand sich entsprechend vorbereiten kann.

Wer darf an einer Mitgliederversammlung teilnehmen?

Jedes Vereinsmitglied hat erst einmal das Recht, an der Mitgliederversammlung teilzunehmen. Auch Ehren- oder Fördermitgliedern kann man den Zutritt nicht verwehren. Mitglieder ohne Stimmrecht (z.B. passive Mitglieder) dürfen auch teilnehmen.

Zu einer Mitgliederversammlung müssen alle Mitglieder ordnungsgemäß eingeladen werden, sonst kann die Versammlung (und deren Beschlüsse) angefochten werden.

Kinder und Minderjährige Vereinsmitglieder dürfen grundsätzlich auch teilnehmen. Jedoch gilt nach Gesetz, dass Kinder bis zum vollendeten sechsten Lebensjahr nicht geschäftsfähig sind. Deshalb haben sie kein Stimmrecht auf der Versammlung. Minderjährige (ab dem siebten bis zum vollendeten siebzehnten Lebensjahr) dürfen ihr Stimmrecht nur ausüben, wenn die Einwilligung der Eltern vorliegt. Es ist empfehlenswert, sich eine schriftliche Bestätigung der Eltern vorlegen zu lassen.

Achtung: Die Satzung kann hier eingreifen!

Natürlich kann die Satzung auch hier anders lautende Regelungen treffen. Zum Beispiel könnte sie Minderjährigen bereits ab dem vollendeten 16. Lebensjahr Stimmrecht einräumen.

Die Versammlung ist nicht öffentlich. Das bedeutet, dass sie keine Pressesprecher oder Vertreter zulassen muss. Diese Entscheidung liegt im Ermessen der Mitgliederversammlung – oder, falls durch die Satzung geregelt – durch den Vereinsvorstand.

Ort und Zeit der Mitgliederversammlung

Die Teilnahme muss allen Mitgliedern ohne zumutbaren Aufwand möglich sein.

Das sollte man auch bei der Festlegung des Ortes und der Zeit beachten.

Die meisten Menschen arbeiten – wohl oder übel. Deshalb sollte man den Zeitpunkt nicht zu spät definieren – am besten noch vor 20 Uhr. Ein Freitagabend könnte die ideale Lösung sein. 🙂

Auch der Ort der Versammlung muss gut erreichbar und zugänglich sein.

Bei großen Vereinen sollte man bei der Locationauswahl darauf achten, dass genügend Parkplätze vorhanden sind.

Wie gestaltet man die Einladung für die Mitgliederversammlung?

In der Regel nimmt der Vorstand die Einladung vor.

Für die Einladung an sich gibt es aber keine formellen Vorschriften. Das Verfahren der Einladung muss bzw. sollte daher in der Satzung definiert werden. So bleiben dem Verein alle Möglichkeiten der Einberufung offen:

  • mündlich
  • telefonisch
  • schriftlich
  • per E-Mail
  • durch Veröffentlichung in einer Zeitung
  • durch Aushang

Jedoch empfehle ich euch, die Einladung schriftlich vorzunehmen. Aus Beweisgründen, dass alle Mitglieder ordnungsgemäß eingeladen wurden, kann das von Vorteil sein.

Eine Tagesordnung ist gesetzlich vorgeschrieben

Die Einladung sollte bestenfalls eine Tagesordnung beinhalten, damit auch die Mitglieder die Chance haben, sich auf das Programm vorzubereiten.

Es ist sogar gesetzlich vorgeschrieben (§32 Absatz 1 BGB), der Einaldung eine Tagesordnung beizulegen, damit die Beschlüsse der Versammlung gültig sind.

Damit will der Gesetzgeber den Mitgliedern die Möglichkeit geben, bestimmte Stimmabgaben schon im Vorhinein zu überdenken. Ist ja auch sinnvoll, oder? Wichtige Entscheidungen wollen schließlich gut überlegt sein!

Soll die Satzung in der Mitgliederversammlung geändert werden, ist es auf jeden Fall sinnvoll, bereits in der Tagesordnung anzugeben

  • welcher Passus geändert werden soll (Zitat)
  • wie die neue Formulierung lauten soll
  • warum eine Änderung vorgenommen werden soll.

So können sich die Mitglieder bereits gezielt Gedanken zur angestrebten Änderung machen.

Diskussionen können auf diesem Weg abgekürzt werden.