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Tätigkeitsbericht

Als gemeinnütziger Verein genießt ihr eine Reihe von Steuerprivilegien. Allerdings will das Finanzamt von euch auch wissen, wie ihr die steuerbegünstigten Satzungszwecke erfüllt und ob ihr eure Mittel auch so verwendet, wie es für gemeinnützige Vereine erlaubt ist. Um dies kontrollieren zu können, verlangt das Finanzamt meist jährlich einen Tätigkeitsbericht. Hier heißt es aufpassen, denn Fehler in diesem Bericht machen das Finanzamt skeptisch und man wird euch wahrscheinlich genauer prüfen. Dies kann im Extremfall sogar zur Aberkennung der Gemeinnützigkeit führen.

Wichtig: Bei kleineren Vereinen kann es sein, dass dem Finanzamt schon der Rechenschaftsbericht genügt und auf einen gesonderten Tätigkeitsbericht verzichtet. Dies liegt aber im Ermessen der Behörde, so dass ihr euch darauf nicht verlassen könnt.

Rechtliche Grundlage

Nach § 63 Abs. 1 der Abgabenordnung (AO) muss die tatsächliche Geschäftsführung des Vereins auf die ausschließliche und unmittelbare Erfüllung der steuerbegünstigten Zwecke gerichtet sein. Außerdem müssen die Bestimmungen eingehalten werden, die die Satzung über die Voraussetzungen für Steuervergünstigungen enthält. Das bedeutet im Klartext, dass es nicht reicht, wenn eure Gemeinnützigkeit auf dem Papier steht – sie muss auch im Verein praktiziert und gelebt werden.

Deshalb verlangt das Finanzamt auch regelmäßig Belege über eure Tätigkeit. Hierzu gehört eine Aufstellung der Einnahmen und Ausgaben, eine Vermögensübersicht, Angaben über die Rücklagenbildung und Rücklagenentwicklung. Darüber hinaus muss für jedes Geschäftsjahr ein Tätigkeitsbericht erstellt werden. Dies ergibt sich aus dem Anwendungserlass zum § 63 AO.

Wichtig: Die meisten Vereine müssen lediglich alle drei Jahre eine Steuererklärung abgeben. Das ändert aber nichts daran, dass für jedes Geschäftsjahr ein Tätigkeitsbericht erstellt werden muss.

Mal keine Formulare

Beim Tätigkeitsbericht gibt es ausnahmsweise mal keine Formulare, die ausgefüllt werden müssen. Ihr könnt den Bericht also frei formulieren und gestalten. Der Umfang des Tätigkeitsberichts ist von euren Aktivitäten abhängig.

Tipp: Schreibt nicht im Telegrammstil aber fasst euch so kurz wie möglich. Die Mitarbeiter des Finanzamtes sind froh, wenn sie keine Romane lesen müssen. Falls was fehlen sollte, fragen sie bei euch nach.

Der Tätigkeitsbericht sollte eine Sammlung der wichtigsten Fakten sein. Wir empfehlen euch folgende Gliederung:

Die Absätze mit den einzelnen Veranstaltungen und Aktionen sollten eine Überschrift in Fettschrift tragen. Hier kann beispielsweise das Datum und der Name der Veranstaltung stehen.

Darauf solltet ihr achten:

Da es keine Vorschrift über den Inhalt des Tätigkeitsberichtes gibt, solltet ihr diesen Spielraum kreativ nutzen. Es geht darum, nachzuweisen, dass euer Verein zu Recht als gemeinnützig anerkannt wurde. Darum stehen hier die Veranstaltungen, die eindeutig dem satzungsgemäßen, gemeinnützigen Vereinszweck dienen, im Vordergrund. Veranstaltungen, die eher der Geselligkeit dienen, sollten – auch wenn dies in der Satzung ausdrücklich erlaubt wird – in den Hintergrund treten und eventuell gar nicht aufgeführt werden. Auf gar keinen Fall darf der Eindruck entstehen, dass die gemeinnützigen Ziele des Vereins im Vereinsleben eine untergeordnete Rolle spielen.

Gemeinnützige Tätigkeiten zeichnen sich auch durch den ehrenamtlichen Einsatz aus. Deshalb sollte dieser Einsatz im Tätigkeitsbericht betont werden. Vergesst deshalb nicht, auch Schulungs- und Ausbildungszeiten der ehrenamtlichen Mitarbeiter mit aufzuführen. Wenn ihr euch unsicher seid, ob Angaben euch Angaben im Bericht schaden oder nutzen, lasst sie einfach weg. Wenn das Finanzamt weitere Informationen braucht, wird es sich bei euch melden.