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Steffen Doberstein: Experte für MeinBüro Bürosoftware

Expertentipp: Aufwands-Guthaben geschickt genutzt

In unseren Software-„Crashkursen“ plaudern erfahrene Experten und Praktiker aus dem Nähkästchen. Einer von ihnen ist der Berliner Unternehmensberater Steffen Doberstein, den viele Leser aus seinen Buchführungsseminaren und Produktschulungen zu WISO Mein Büro kennen.

Als Betriebswirt und Bankkaufmann steht Steffen Doberstein kleinen und mittleren Unternehmen hilfreich zur Seite – auch und gerade in schwierigen Situationen. Außerdem kennt er sich richtig gut mit WISO Mein Büro aus: Mit der Verknüpfung aus betriebswirtschaftlichem Know-how und genauen Software-Kenntnissen überzeugt er seine Seminarteilnehmer immer wieder. Etwa, wenn er zeigt, wie man die komfortable MeinBüro-Aufwandsverwaltung auf Guthaben-Basis nutzt:

Aufwands-Guthaben

Im MeinBüro-Zusatzmodul „Projekte“ ist eine komfortable Aufwandserfassung enthalten: Sie finden die „Aufwände“ im Arbeitsbereich „Verkauf“. Mithilfe der elektronischen Stundenzettel …

  • erfassen Sie Anfangs- und Endzeit erbrachter Leistungen,
  • dokumentieren Art und Inhalt Ihrer Tätigkeiten,
  • ordnen Ihren Zeitaufwand bestimmten Projekten, Kunden, Ansprechpartnern oder eigenen Mitarbeitern zu,
  • legen den Preis pro Abrechnungseinheit fest,
  • benachrichtigen Ihre Kunden automatisch per E-Mail über angefallene Aufwände und
  • wandeln den entstandenen Aufwand schließlich per Mausklick in fertige Rechnungen um. Ob Sie dabei jeden einzelnen Vorgang sofort einzeln abrechnen oder sämtliche Vorgänge eines bestimmten Zeitraums zusammenfassen (z. B. einmal pro Tag, Woche oder Monat), bleibt Ihnen überlassen

Der besondere Clou: Die MeinBüro-Aufwandsverwaltung kann auch auf Guthaben-Basis geführt werden. Die unscheinbare, aber ausgesprochen praktische Funktion lässt sich auf ganz unterschiedliche Weise nutzen – zum Beispiel

  • als eine Art Prepaid-Konto für kurze telefonische Einzelberatungen und individuelle Kundendienste,
  • als befristete Service-Pauschale im Anschluss an Lieferungen und Leistungen aller Art,
  • als attraktives „Give-away“ oder Kulanzinstrument zur Kundenbindung usw.

Um ein Aufwands-Guthaben einzurichten, klicken Sie im Arbeitsbereich „Verkauf“ – „Aufwände“ auf die Schaltfläche „Weitere Funktionen F3“ und dann auf „<F9> Neues Guthaben“. Sie finden die Funktion auch im Kontextmenü der Aufwands-Liste.

Im folgenden Dialog wählen Sie zunächst den Kunden aus, für den Sie das Guthaben einrichten möchten. Daraufhin öffnet sich das Dialogfenster „Aufwand Guthaben“, in dem Sie Ansprechpartner, Sachbearbeiter, Zeitpunkt, Betrag und Beschreibung des Guthabens eintragen:

Aufwands-Guthaben WISO Mein Büro

Von diesem Guthaben werden dann nach und nach die Kosten für anfallenden Aufwand abgezogen. Mit den Aufwandsguthaben bietet Ihnen WISO Mein Büro eine vielseitig verwendbare Möglichkeit, Ihren Kunden ganz persönliche Unterstützung in Aussicht zu stellen – sie aber zugleich zeitlich und wertmäßig zu begrenzen.

Lektüretipp: Eine ausführliche Beschreibung der Aufwandsverwaltung finden Sie in der aktuellen MeinBüro-Bedienanleitung ab Seite 369.

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