Vereinsveranstaltungen planen und durchführen

 

Ob Sport-, Traditions- oder Hobby-Verein. Ein Verein ist ein Ort, an dem verschiedene Personen zusammentreffen.

Wieso sollte man dieses Zusammentreffen nicht auch mal feiern?

Veranstaltungen – ob Versammlungen oder Feste – sind wichtig für den Zusammenhalt in eurem Verein. Sie stärken die Bindung der Mitglieder und beeindrucken vielleicht auch Außenstehende. … die dann vielleicht auch mitmachen.

Inhalt

  1. Welche behördlichen Auflagen gibt es für eine Vereinsveranstaltung?
  2. Wie plant man eine Vereinsveranstaltung, die zum Budget passt?
  3. Wie verleiht man der Vereinsveranstaltung den letzten Feinschliff?
  4. Wie vermarkte ich eine Vereinsveranstaltung?
  5. Praxisbeispiel: Fehler, die man bei der Planung einer Grillparty vermeiden sollte
  6. Witzige Ideen und Tipps für die Weihnachtsfeier im Verein

 

Zündende Idee! Kreativität und kreativ im Verein

1. Welche behördlichen Auflagen gibt es für eine Vereinsveranstaltung?

Als Organisator einer Veranstaltung sollte man sich mit den typischen behördlichen Auflagen auskennen. Sobald die Vereinsveranstaltung im öffentlichen Rahmen stattfindet (d.h. sie nicht mehr nur intern ist), müssen einige Voraussetzungen erfüllt werden. Dazu gehören Behördengänge, Versicherungen und vieles mehr. Selbst bei kleineren Veranstaltungen gibt es einige zu beachten.

Tipp
Lass‘ dich beim örtlichen Ordnungsamt beraten. Ein Anruf oder ein kurzer Besuch reicht meist aus und liefert dir wertvolle Informationen, die dich auf mögliche Fallen hinweisen können.
 Welche Versicherungen du am besten im Vorfeld abschließen solltest und in welche Kostenfallen du auf jeden Fall umgehen musst, haben wir in dem Beitrag „Gehst du bei der Vereinsveranstaltung auf Nummer sicher?“ für dich zusammengefasst. 

2. Wie plant man eine Vereinsveranstaltung, die zum Budget passt?

Finanzplanung ist ein unbeliebtes Feld innerhalb des Veranstaltungsmanagements. Natürlich stürzt sich jeder am liebsten auf die kreativen, gestalterischen Aufgaben. Doch im Vorfeld einer Veranstaltung sollte man genau prüfen, ob die Vereinskasse den Spaß mitmacht. Schließlich will man nicht alles auf eine Karte setzen und damit den Fortbestand des Vereins gefährden. Liquidität hat oberste Priorität!

Damit du den Anforderungen gewachsen bist, die eine professionelle Organisation einer Vereinsveranstaltung mit sich bringen, kannst du dich hier über Maßnahmen der Finanzplanung informieren:

  1. Budgetplanung und Finanzplanung im Verein
  2. Warum du bei der Finanzplanung im Verein auch mit Misserfolgen rechnen musst
  3. Rechnungswesen im Verein 
  4. Warum Liquidität eine wirklich wichtige Größe innerhalb deiner Finanzplanung ist

 

3. Wie verleiht man der Vereinsveranstaltung den letzten Feinschliff?

So eine Vereinsveranstaltung organisiert sich selbstverständlich nicht von selbst. Oder doch?

Eine gute Vorbereitung nimmt dir viel Arbeit weg. So gelingt dir die Planung quasi im Handumdrehen.

Beim Feinschliff der Vereinsveranstaltung klärst du im Vorfeld, …

  • wo die Veranstaltung stattfindet
  • wie ihr eure Gäste einladet
  • wie die Veranstaltung ablaufen soll
  • wie Ihr die Gäste versorgt
  • wer welche Aufgaben übernimmt

4. Wie vermarkte ich eine Vereinsveranstaltung?

 

Marketing ist nicht jedermanns Sache. Aber leider reicht es nicht aus, eine Veranstaltung nur zu planen.

Man muss sie teilen, bekannt machen, sichtbar werden lassen.

Sonst steht man am Ende alleine auf weiter Flur und die Einnahmen bleiben aus. Deshalb gehört die Vermarktung deiner Vereinsveranstaltung zwingend zur Vorbereitung dazu.

Um eine Vereinsveranstaltung erfolgreich zu vermarkten, sollte man einige Schritte befolgen.

Im Beitrag „In 7 Schritten zur erfolgreichen Vermarktung deiner Vereinsveranstaltung“ verraten wir, wie genau man bei der Planung und Vermarktung vorgehen sollte. 

Infografik: 7 Schritte zur erfolgreichen Vermarktung deiner Vereinsveranstaltung.

5. Praxisbeispiel: Fehler, die man bei der Planung einer Grillparty vermeiden sollte

Auch interne Feste benötigen eine gute Planung. Der wohl beliebteste Anlass, um alle Mitglieder zusammenzutrommeln, ist doch die klassische Grillparty. Oder etwa nicht? 😉

Mit ein paar kleinen Tipps & Tricks ist die Grillfeier schnell organisiert.

Doch Vorsicht: Lasse niemals die falsche Person an den Grill! 😉

6. Witzige Ideen und Tipps für die Weihnachtsfeier im Verein

Meist kommt Weihnachten ja unverhoffter, als zunächst angenommen. Nicht nur privat artet das oftmals in Stress aus, auch im Verein geht es heiß her. Denn schließlich will die jährliche Weihnachtsfeier auch gut geplant und organisiert werden!
Um euch das Planen der Weihnachtsfeier zu erleichtern, haben wir eine Sammlung von 30 kleinen Tipps und Ideen erstellt. Hier findet ihr außergewöhnliche Ideen für Team-Aktivitäten sowie praktische Planungstipps.