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Erfüllt Ihre Kasse die GoBD-Pflichten?

Übergangsfrist am 01.01.2017 abgelaufen – Vermeiden Sie hohe Geldstrafen!

„Ist meine Kasse GoBD-konform?“ Das müssen sich seit diesem Jahr alle Unternehmer fragen, die eine Registrierkasse einsetzen. Wer die GoBD-Vorschriften nicht beachtet, riskiert großen Ärger mit dem Finanzamt. Um das zu vermeiden, haben wir Ihnen die wichtigsten Informationen zusammengestellt:

Was ist eine Registrierkasse überhaupt, und was verbirgt sich hinter der Abkürzung GoBD?

Kurz gesagt ist eine Registrierkasse nichts anderes als eine elektronische Kasse. Das kann eine klassische Kasse sein, wie man sie zum Beispiel aus der Gastronomie oder dem Einzelhandel kennt, oder auch eine PC-Kasse, wo als Basis ein PC oder Tablet mit Touchscreen zum Einsatz kommt. Bon-Drucker, Kassenschublade und Handscanner sind in diesem Fall direkt an PC/Tablet angeschlossen.

Die Abkürzung GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Sie wurden durch das BMF-Schreiben vom 14.11.2014 veröffentlicht. Damit lösen die GoBD die Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) und die Grundsätze zum Datenzugriff und Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) ab.

Bis zum 31.12.2016 gab es noch eine Übergangsfrist, nach der Kassensysteme, welche die neuen Anforderungen nicht erfüllen, noch ohne Beanstandung eingesetzt werden konnten. Damit ist aber seit dem 01.01.2017 definitiv Schluss: Ihre Registrierkasse muss die neuen, strengeren Richtlinien der GoBD zwingend erfüllen!

Müssen Sie eine Registrierkasse führen?

Aktuell gibt es in Deutschland keinen Zwang zur Nutzung eines elektronischen Kassensystems. Kaufleute sind zur Buchführung verpflichtet. Kleingewerbetreibende, die per Einnahmen-Überschuss-Rechnung abrechnen, müssen grundsätzlich keine Handelsbücher führen. Wenn Sie jedoch freiwillig Bücher führen, die denen der Kaufleute ähnlich sind, müssen auch Sie alle Pflichten zur ordnungsgemäßen Buchführung erfüllen. Sobald Sie eine Registrierkasse führen – also keine offene Ladenkasse betreiben – gelten für Sie die Pflichten der GoBD.

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Warum gibt es die GoBD?

Die GoBD sollen eine einheitliche Praxis zur Führung von Daten in elektronischer Form sicherstellen. Daten müssen den Grundsätzen der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit entsprechen und

  • vollständig,
  • richtig,
  • zeitgerecht,
  • geordnet und
  • unveränderlich

aufgezeichnet werden. Ebenfalls möchten Finanzämter jederzeit ungehindert auf die Daten des Unternehmers zugreifen können – zum Beispiel im Falle einer Betriebsprüfung –, ganz gleich, welches System der Unternehmer einsetzt.

Was bedeutet das für Ihre Kasse?

Seit dem 01.01.2017 müssen elektronische Kassensysteme die aktuellen technischen Voraussetzungen für fortlaufende und nicht mehr veränderbare Aufzeichnungen erfüllen.

  • Jede Einnahme und Ausgabe muss einzeln aufgezeichnet werden.
  • Alle Daten müssen zehn Jahre aufbewahrt werden.
  • Es müssen alle Daten jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar sein.
  • Alle Daten sind in einem für das Finanzamt lesbaren Format zur Verfügung zu stellen.
  • Die Daten müssen manipulationssicher, unveränderbar und jederzeit lesbar gespeichert werden.

Was passiert bei Missachtung der GoBD?

Das kann teuer werden! Bei Missachtung der Anforderungen droht Ihnen ein Bußgeld ab 2.500 Euro, es kann aber auch deutlich höher ausfallen.

Was sollten Sie nun tun?

Falls noch nicht geschehen, ist es höchste Zeit zu prüfen, ob Ihr bestehendes Kassensystem die Anforderungen der GoBD erfüllt. Ist dem nicht so, muss geprüft werden, ob es technisch aufgerüstet werden kann. Sie suchen ein neues Kassensystem? WISO MeinBüro hat eine GoBD-zertifizierte Schnittstelle und ist Kasse, Buchhaltungssoftware und Faktura-System in einem.

Hinweis

In diesem Beitrag geben wir persönliche Empfehlungen weiter. Für die Richtigkeit und Vollständigkeit der Informationen übernehmen wir keine Garantie.

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