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Carmen Lindemann: Expertin für MeinBüro Bürosoftware

Expertinnentipp: Sammeldruck und E-Mailversand

In unseren Software-„Crashkursen“ plaudern erfahrene Expertinnen und Praktiker aus dem Nähkästchen. Eine von ihnen ist Carmen Lindemann: Als Key-Account-Managerin einer Krankenversicherung hat die Sozialversicherungs-Fachfrau zehn Jahre lang Unternehmen in Versicherungs- und Steuerangelegenheiten beraten und trainiert. 2010 hat sie dann ihren Lebenstraum verwirklicht und sich als Fotografin selbstständig gemacht.

Daneben berät und coacht Carmen Lindemann weiterhin Freiberufler und kleine Unternehmen in kaufmännischen und Marketingfragen. Mit WISO Mein Büro arbeitet Sie bereits seit Beginn ihrer Selbstständigkeit. Die erfahrene Software-Trainerin hat großen Spaß daran, ihr Wissen weiterzugeben. Ihr Ziel: Sie möchte ihren Teilnehmern helfen, im Büroalltag effektiver, kostengünstiger und zugleich komfortabler zu arbeiten. Dazu tragen oft schon kleine Software-Tipps bei – wie zum Beispiel der folgende:

„Sie wissen kaum noch, wo Ihnen der Kopf steht? Ständig müssen Angebote geschrieben und Rechnungen verschickt werden? Kein Problem: WISO Mein Büro stellt Ihnen eine Menge Turbo-Tools zur Verfügung:

Mit dem komfortablen Kontextmenü-Befehl „Kopieren und bearbeiten“ erzeugen Sie neue Angebote, Aufträge und Rechnungen auf Basis vergleichbarer Vorgänge aus der Vergangenheit.

  • Mit den bewährten „Artikelsets“ und den ganz neuen „Artikel Bundles“ (Modul Artikel+; erhältlich mit dem nächsten Software-Update im März) übernehmen Sie häufig zusammen bestellte Waren und Dienstleistungen in neue Vorgänge.
  • Wiederkehrende Vorgänge rechnen Sie per „Abo-Rechnung“ oder mithilfe smarter „Verträge“ (Modul Verträge; erhältlich mit dem nächsten Software-Update im März)

Weniger bekannt und seltener genutzt wird die Möglichkeit der beschleunigten „Massenabfertigung“ fertiger Vorgänge: Statt jedes Angebot, jeden Auftrag oder jede einzelne Rechnung sofort auszudrucken und / oder per E-Mail zu verschicken, bündeln Sie den Versand. Beginnen wir beim Sammeldruck:

  • Sie legen in einem Rutsch alle fälligen Angebote, Aufträge oder Rechnungen an (bei Bedarf unter Zuhilfenahme von „Kopieren und bearbeiten“, „Artikelsets“ und / oder „Abo-Rechnungen“),
  • speichern Ihre Eingaben mit „OK F11“,
  • markieren in der Angebote-, Aufträge- oder Rechnungsliste die Vorgänge, die auf den Weg zum Kunden gebracht werden sollen (Mehrfachauswahl mit gedrückter STRG- oder UMSCHALT-Taste),
  • rufen per Rechtsklick in die farbige Markierung das Kontextmenü auf und
  • starten dort die Druckfunktion („Drucken“ – „Alle drucken“):
Rechnungen drucken in WISO Mein Büro
Daraufhin öffnet sich ein Auswahldialog, mit dem Sie festlegen, auf welchen Drucker WISO Mein Büro den Sammeldruck schicken soll:

Druckerauswahl in WISO Mein Büro
Per Mausklick auf „OK F11“ schicken Sie den Druckauftrag ab.

E-Mailversand auf einen Rutsch

Der E-Mailversand funktioniert im Prinzip genauso wie der Sammeldruck: In der Angebots-, Auftrags- oder Rechnungsliste …

  • markieren Sie die zu verschickenden Vorgänge,
  • rufen mit einem Rechtsklick in die farbige Markierung das Kontextmenü auf und
  • starten dort den Mailversand („Alle per E-Mail versenden“):
E-Mail Versand in WISO Mein Büro
Das Programm lässt Ihnen daraufhin die Wahl, wie der Versand der E-Mails erfolgen soll:

  • „ohne Anzeige“: Das Programm verschickt die E-Mails sofort an die in den Kundenstammdaten hinterlegte E-Mailadresse.
  • „mit Anzeige“: Das Programm öffnet vor dem Versand eine Vorschau der einzelnen Nachrichten.
Rechnung per E-Mail versenden in WISO Mein Büro
Falls Sie noch keine Erfahrungen mit dem E-Mail-Massenversand haben, nutzen Sie am besten vorläufig die zweite Möglichkeit („Versand der E-Mails mit Anzeige“): Auf diese Weise können Sie die ausgehenden Nachrichten einzeln überprüfen und falls erforderlich Änderungen vornehmen. Sofern die E-Mailadressen Ihrer Kunden-Stammdaten gepflegt sind und auch sonst alles glatt läuft, können Sie dann später auf den Turboversand ohne Einzelprüfung umsteigen.

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