Quicktipp

Quicktipp: Sprechende Dateinamen durch Variablen

Wussten Sie, dass Sie mit WISO MeinBüro die Bezeichnungen Ihrer E-Mail-Dateianhänge mithilfe von Variablen aussagekräftiger machen können? Wenn nicht, lohnt sich ein Blick auf die Voreinstellungen unter „Stammdaten“ – „Meine Firma“. Dort haben Sie im Abschnitt „Ausgabeoptionen“ unter „PDF-Exporte“ Einfluss auf die automatische Vergabe von Dateinamen:

„Ausgabeoptionen“ unter „PDF-Exporte“

Standardmäßig vergibt MeinBüro die Dateinamen nach dem Schema „[Vorgangsart] Nr. [Vorgangsnummer]“. Beim PDF-Export von Ausgangsrechnungen lautet der Dateiname normalerweise also etwa „Rechnung Nr. 2020-08-0321“. Falls Ihnen das zu wenig aussagekräftig ist, können Sie mithilfe von Variablen alternative oder zusätzliche Informationen in der Dateibezeichnung unterbringen – wie zum Beispiel:

  • Datum des Vorgangs,
  • Vorgangsnummer,
  • Firmenname/Nachname des Adressaten,
  • Kundennummer,
  • Projektnummer und / oder
  • Projektname

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Auf diese Weise wird aus einem anonymen Dateianhang wie:

  • „Rechnung Nr. 2020-08-0321“
    … mithilfe von Variablen:
  • „RgNr. <Vorgangsnummer> – <Firmenname/Nachname>  – <Projektname>  – ProjektNr. <Projektnummer>“
    … eine sprechende Datei-Bezeichnung, wie zum Beispiel:
  • „RgNr. 2020-08-0321 – Fa. Berger GmbH – Hasenheide 2023 – ProjektNr. 209876“

Beispiel E-Mail Variablen

Bitte beachten Sie: Ob ein Dateiname aussagekräftig ist, beurteilen Sie am besten aus der Perspektive des Empfängers. Für den ist in der Regel der Name des Rechnungsversenders hilfreicher als der des Adressaten.

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