Quicktipp: Sprechende Dateinamen durch Variablen 31.07.2020 (14.08.2020) − FunktionenMeinBüroTutorials Wussten Sie, dass Sie mit WISO MeinBüro die Bezeichnungen Ihrer E-Mail-Dateianhänge mithilfe von Variablen aussagekräftiger machen können? Wenn nicht, lohnt sich ein Blick auf die Voreinstellungen unter „Stammdaten“ – „Meine Firma“. Dort haben Sie im Abschnitt „Ausgabeoptionen“ unter „PDF-Exporte“ Einfluss auf die automatische Vergabe von Dateinamen: Standardmäßig vergibt MeinBüro die Dateinamen nach dem Schema „[Vorgangsart] Nr. [Vorgangsnummer]“. Beim PDF-Export von Ausgangsrechnungen lautet der Dateiname normalerweise also etwa „Rechnung Nr. 2020-08-0321“. Falls Ihnen das zu wenig aussagekräftig ist, können Sie mithilfe von Variablen alternative oder zusätzliche Informationen in der Dateibezeichnung unterbringen – wie zum Beispiel: Datum des Vorgangs, Vorgangsnummer, Firmenname/Nachname des Adressaten, Kundennummer, Projektnummer und / oder Projektname Auf diese Weise wird aus einem anonymen Dateianhang wie: „Rechnung Nr. 2020-08-0321“ … mithilfe von Variablen: „RgNr. <Vorgangsnummer> – <Firmenname/Nachname> – <Projektname> – ProjektNr. <Projektnummer>“ … eine sprechende Datei-Bezeichnung, wie zum Beispiel: „RgNr. 2020-08-0321 – Fa. Berger GmbH – Hasenheide 2023 – ProjektNr. 209876“ Bitte beachten Sie: Ob ein Dateiname aussagekräftig ist, beurteilen Sie am besten aus der Perspektive des Empfängers. Für den ist in der Regel der Name des Rechnungsversenders hilfreicher als der des Adressaten. Diesen Beitrag teilen
