In zwei Wochen ist es soweit: Am 25. Mai 2018 endet die Einführungsfrist der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Im April-Newsletter haben wir Ihnen bereits einen Überblick über die wichtigsten DSGVO-Bestimmungen gegeben. Für den Fall, dass Sie bislang noch keine Datenschutz-Überlegungen angestellt haben, finden Sie dort unter der Überschrift „Was tun?“ auch eine Checkliste für eine erste Bestandsaufnahme.
Ihre Vorarbeiten sollten Sie nun aber bald abschließen: Es ist höchste Zeit für konkrete Maßnahmen. Für die Umsetzung der betrieblichen Datenschutz-Maßnahmen ist jeder Unternehmer selbst verantwortlich, wo es Unsicherheiten gibt, kann eine juristische Beratung helfen.
Die gute Nachricht: Eine clevere Bürosoftware wie MeinBüro unterstützt Sie bei der Umsetzung Ihrer betrieblichen Datenschutz-Maßnahmen mit zahlreichen nützlichen Funktionen:
Passwortschutz
Der obligatorische Passwortschutz beim Programmstart verhindert von vornherein zuverlässig, dass Unbefugte auf persönliche Daten Dritter zugreifen: Außerdem ist jederzeit nachvollziehbar, wer welche Eingaben oder Auswertungen vorgenommen hat.
Benutzer- und Rechteverwaltung
Die differenzierte Benutzer- und Rechteverwaltung sorgt zudem dafür, dass Sie den Zugang zu sensiblen Daten gezielt auf einzelne Mitarbeiter oder bestimmte Benutzergruppen beschränken können:
Lektüretipp: Eine ausführliche Schritt-für-Schritt-Beschreibung bietet der aktuelle Blogbeitrag „Benutzer- und Rechteverwaltung: So schützen Sie Ihre MeinBüro-Daten!“
Stamm- und Vorgangs-Datenverwaltung
Die Stamm- und Vorgangs-Datenverwaltung von WISO MeinBüro erleichtert das Erfassen, Speichern, Verarbeiten und Auswerten geschäftlicher und persönlicher Daten.
Im- und Exportfunktionen
Mithilfe vielfältiger Im- und Exportfunktionen können auch größere Datenbestände verarbeitet werden.
Retrieval- und Löschfunktionen
Mindestens ebenso wichtig sind angesichts verschärfter Datenschutzbestimmungen die mächtigen Aufruf- und Löschfunktionen der Bürosoftware: Mithilfe komfortabler Such-, Filter- und Sortierfunktionen greifen Sie blitzschnell auf die gerade benötigten Datensätze zu:
Auf diese Weise beantworten Sie zum Beispiel Informationsnachfragen zur Verwendung persönlicher Kunden-, Lieferanten- oder Mitarbeiterdaten im Handumdrehen. Falls erforderlich, sind die betreffenden Daten anschließend zudem blitzschnell gelöscht.
Ausblick: Wir beschreiben die praktischen Such-, Filter- und Sortierfunktionen von WISO MeinBüro in einer der nächsten Newsletter-Ausgaben.
Sichere Server
Die Speicherung Ihrer Daten erfolgt standardmäßig auf Ihrem eigenen Rechner. Nur bei Nutzung der MeinBüro-Cloud werden Ihre Daten auf einem Server der Buhl Data Service GmbH am Standort Neunkirchen abgelegt. Dabei werden die DSGVO-Anforderungen an die Auftragsverarbeitung 100-prozentig erfüllt.
Ausführliche Informationen bietet die Datenschutzerklärung der Buhl Data Service GmbH. Wenn Sie Ihre Daten aus MeinBüro extern cloudbasiert speichern, liegt die Auftragsverarbeitung in der Hand des jeweiligen Anbieters.
Weitere Praxis- und Lektüretipps zu DSGVO
Weitere DSGVO-Details sowie zahlreiche Beispiele aus der Praxis finden Sie in unserer Broschüre „Datenschutz kompakt“:
Ausgesprochen hilfreiche und anschauliche „Handreichungen für kleine Unternehmen und Vereine“ bietet das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht. Besonders nützlich sind dessen branchen-spezifischen DSGVO-Anforderungen sowie die dazugehörigen „Musterverzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten“. Die kostenlosen Vorlagen und Muster gibt es zum Beispiel für Online-Händler, Einzelhändler, Handwerker, Produktionsunternehmen, Steuerberater, Arztpraxen oder auch Gastronomie-Betriebe:
Auf der Website des Bundesdatenschutz-Beauftragten finden sich ebenfalls zahlreiche nützliche Kurzpapiere zum neuen Datenschutzrecht – darunter ein Maßnahmenplan für Unternehmen sowie Informationen zu den Themen Datenschutzbeauftragte, Auskunftsrechte, Datenverarbeitung für Werbezwecke sowie dem Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten.
