Individuelle Felder: Noch mehr Komfort und Präzision für MeinBüro-Datenbanken

In den Stamm- und Vorgangsdaten von WISO MeinBüro erfassen Sie alle wichtigen Informationen zu Ihren Geschäftspartnern:

• Angefangen bei den Adress- und Kontaktdaten Ihrer Kunden
• über die Spezifikationen Ihrer Artikel
• bis hin zu den Details von Angeboten und Ein- und Ausgangsrechnungen.

Und für eher informelle Informationen stehen Ihnen vielseitige Notiz- und Anmerkungsfelder zur Verfügung.

MeinBüro? Meine Felder!

Soweit – so bekannt. Nun gibt es aber in manchen Branchen und Betrieben den Bedarf, spezielle Informationen in strukturierter Form zu erfassen. Denken Sie nur an …

• Händler, die bei den Artikeln ihres Sortiments Garantiefristen, bestimmte Qualitätsmerkmale oder Zertifizierungen hinterlegen wollen,
• Berater, die bei Akquisitionsgesprächen das Geburts- und Gründungsdatum oder Umsatz- oder Aufsatzvolumen von Interessenten erheben oder auch
• Auftraggeber, die besondere Qualifikationen, Erfahrungen und Interessen Ihrer Kooperationspartner systematisch festhalten wollen.

Immer dann, wenn die MeinBüro-Datenbanken solche Datenerhebungen standardmäßig nicht ermöglichen, greifen Sie am besten auf die „Individuellen Felder“ zurück. Manche MeinBüro-Anwender nutzen diese Zusatzfelder sogar als eine Art Interview-Leitfaden und Erinnerungsstütze bei Akquisitions- und Kundengesprächen.

Individuelle Feld-Vielfalt

In den folgenden Stammdaten- und Vorgangsarten gibt es jeweils 20 zusätzliche Felder Ihrer Wahl.

• Angebote und Aufträge,
• Artikel,
• Bestellungen / Preisanfragen,
• Briefe,
• Eingangsrechnungen
• Kunden und Interessenten,
• Lieferanten,
• Lieferscheine,
• Rechnungen und
• Verträge.

Standardmäßig können Sie in diesen Datenbankfeldern jeweils bis zu 50 Zeichen eingeben.

Filigranes Feld-Feintuning

Die gute Nachricht: Mithilfe von Checkboxen, Drop-down-Menüs und Formatvorgaben lässt sich die Datenerfassung in selbst definierten Feldern neuerdings noch sehr viel gezielter steuern.

Bitte beachten Sie: Im Zuge des erweiterten Feld-Feintunings ist der Einrichtungs-Dialog in den Arbeitsbereich „Stammdaten“ – „Einstellungen“ gewandert.

Über die Registerleiste am oberen Seitenrand rufen Sie dort die Stamm- oder Vorgangs-Datenbank auf, in der Sie individuelle Felder anlegen möchten.

In den Tabelleneinstellungen stehen Ihnen drei Spalten zur Verfügung:

• „Aktiv“: Ist ein Häkchen gesetzt, sind in diesem Datenbankfeld Eingaben möglich. Nicht aktive Felder werden in der Datenbank ausgegraut dargestellt. Wichtig: Zuvor erfasste Feldinhalte bleiben in deaktivierten Feldern erhalten!
• „Bezeichnung“: Mit einer aussagekräftigen Feldbezeichnung sorgen Sie dafür, dass Ihnen selbst und / oder Ihren Mitarbeitern klar ist, welche Informationen im betreffenden Feld erhoben werden und enthalten sind.
• „Typ“: Bis zur MeinBüro-Version 19 hatten alle individuellen Felder ein Freestyle-Feldformat. Um Feldinhalte zu vereinheitlichen und gezieltere Auswertungen zu ermöglichen, stehen Ihnen im Feld „Typ“ neuerdings fünf verschiedene Feldtypen zur Verfügung.

Individuelle Felder: Die Feldtypen

Es gibt zurzeit die folgenden fünf Feldtypen:

• „freie Eingabe“: In den Freestyle-Feldern können alphanumerische Zeichen aller Art eingegeben werden (Buchstaben, Zahlen und die meisten Sonderzeichen).
• „Datum“: Eingegebene Werte müssen das Datumsformat TT.MM.JJJJ haben.
• „Wert“: In den Wert-Feldern können Sie Zahlenwerte mit bis zu zwei Dezimalstellen eingeben. Bei hohen Zahlen setzt das Programm automatisch Tausender-Trennzeichen.
• „Checkbox“: Die Kontrollkästchen beschleunigen die Eingabe und verhindern Tippfehler. Bei aktivierter Checkbox übernimmt MeinBüro den von Ihnen einmalig festgelegten Feldinhalt (z. B. „DIN 14675“).
• „Einfache Auswahl“: Beim Auswahl-Feldtyp geben Sie einmalig mehrere Begriffe vor, aus denen der Anwender später auswählen kann (z. B. im Feld „Edelstahl-Legierung“ die Alternativen „Chrom“, „Chromnickel“, „Titan“ oder „Vanadium“).

Individuelle Felder: Daten erfassen

Die eigentliche Eingabe oder Auswahl der Feldinhalte erledigen Sie im Register “Individuelle Felder” der jeweiligen Stamm- oder Vorgangs-Datenbank. Im Artikelstamm sieht das dann zum Beispiel so aus:

Praxistipp: Sie können die Inhalte individueller Felder auch direkt auf Vorgangsebene erfassen. Dazu blenden Sie das betreffende Feld (über „Spalten definieren“) in der Positionstabelle ein und wählen den Feldinhalt aus. Im Beispiel der Edelstahl-Legierung sieht das so aus:

Bitte beachten Sie: Wenn Sie die Eingabe im Dialog „Positionen bearbeiten“ machen, bezieht sich der Feldinhalt nur auf den einzelnen Vorgang. Die Eingabe wirkt sich nicht auf den Inhalt des Artikelstamms aus!

Vorhandene Feldwerte übernehmen und prüfen

Zurück zur Definition individueller Felder: Falls Sie in der Vergangenheit bereits mit individuellen Feldern gearbeitet haben, stehen Ihnen in den Eingabeoptionen zwei Komfortfunktionen zur Verfügung:

• Wenn Sie beim Feldtyp „Einfache Auswahl“ auf den Link (1) „Aus bereits vorhandenen Werten füllen“ klicken, übernimmt das Programm die vorhandenen Feldinhalte automatisch als Auswahloptionen für zukünftige Datenerfassungen.
• Per Mausklick auf (2) „Vorhandene Feldwerte prüfen“ kontrollieren Sie, ob bereits existierende Feldhinhalte mit dem gewählten Feldtyp kompatibel sind. Sollte das einmal nicht der Fall sein, haben Sie zwei Möglichkeiten:
• Entweder Sie passen die nicht kompatiblen Inhalte nachträglich von Hand an den neuen Feldtyp an.
• Oder Sie wählen einen passenderen Feldtyp bzw. belassen es bei der „freien Eingabe“.

Praxistipp:

Falls Sie die Kompatibilitätsprüfung beim Anlegen der Feldtypen versäumt haben, fragt MeinBüro beim Speichern der Einstellungen nach, ob die gewählten Feldtypen zu den bereits vorhandenen Feldinhalten passen.

Sollten Sie die obligatorische Kontrolle übersprungen haben, lässt sie sich später über den Menüpunkt „Datei“ – „Individuelle Felder prüfen“ problemlos nachholen.

Sollten Sie die obligatorische Kontrolle übersprungen haben, lässt sie sich später über den Menüpunkt „Datei“ – „Individuelle Felder prüfen“ problemlos nachholen.

In dem Fall vergleicht die Software auf einen Schlag sämtliche Feldinhalte auf Übereinstimmung mit den gewählten Feldtypen. Je nach Größe der Datenbank kann dieser Vorgang einige Zeit in Anspruch nehmen. Im Ergebnis zeigt WISO MeinBüro den „Status Individuelle Felder“.

Anhand dieser Informationen können Sie auch hier die nicht kompatiblen Inhalte anpassen oder einen anderen Feldtyp verwenden.

Individuelle Felder sichtbar machen

Individuelle Felder dienen grundsätzlich Ihrer internen Information. Angenommen, Sie möchten in Ihrer Artikelliste den Inhalt des zusätzlichen Feldes „Edelstahl-Legierung“ anzeigen, dann …

• öffnen Sie im Arbeitsbereich „Stammdaten“ – „Artikel“ die Feld-Auswahlliste „Anpassen“ (z. B. per Mausklick auf den Menüpunkt „Ansicht“ – „Spalten definieren“),
• klicken auf die Feldbezeichnung „Edelstahl-Legierung“ und
• ziehen das Feld als Spaltenüberschrift an die gewünschte Stelle in der Tabelle.

Anschließend sieht die Artikelliste so aus:

Apropos Artikelliste: Bei Bedarf nutzen Sie Ihre individuellen Felder auch als Suchkriterien bei der Suche in Ihren Stammdaten.

Individuelle Felder finden und auswerten

Angenommen, Sie suchen häufig nach einer bestimmten Edelstahlqualität, dann …

• klicken Sie im Arbeitsbereich „Stammdaten“ – „Artikel“ auf das Zahlrad-Symbol rechts neben dem Artikelsuchfeld,
• befördern das verfügbare Suchkriterium „Edelstahl-Legierung“ in „Ihre Auswahl“ und
• speichern Ihre Auswahl mit „OK F11“.

Wenn Sie anschließend nach einer bestimmten Legierung suchen (z. B. „Titan“), filtert WISO MeinBüro Ihr Sortiment entsprechend.

Praxistipps:

Auch in den „Tabellen-Auswertungen“ im Arbeitsbereich „Auswertungen“ haben Sie Zugriff auf die Inhalte Ihrer individuellen Felder. Die folgende Auswertung basiert auf der Artikeldatenbank. Auch in den Tabellenauswertungen lassen sich die Zusatzfelder einbeziehen (per Mausklick auf die Schaltfläche „Spaltenliste einblenden“ und „Ziehen & Ablegen“ in den Spaltenkopf). Im Beispiel der Edelstahl-Legierung sieht das zum Beispiel so aus:

In den MeinBüro-Dokumentvorlagen (z. B. den Angeboten oder Rechnungen) erscheinen die Inhalte individueller Felder dagegen normalerweise nicht Mit dem MeinBüro-Modul Designer können Sie aber auch die Zusatzfelder in Ihre Vorlagen aufnehmen. Ausführliche Information finden Sie in der FAQ-Sammlung „Vorlagen und Briefpapier gestalten mit WISO MeinBüro 365“. Zur Verwendung des Modul-Designers, empfehlen wir die Grundlagender Programmierung zu beherrschen. Ansonsten steht Ihnen hier der MeinBüro-Onboarding-Service gerne zur Verfügung.

Noch Fragen?

Weiterführende Informationen rund um die Automatisierung betrieblicher Prozesse finden Sie im MeinBüro-Blog – beispielsweise in den folgenden Beiträgen:

• MeinBüro-Modul CRM: Damit aus Interessenten Kunden werden
• WISO MeinBüro: Bürosoftware mit erweiterbaren CRM-Funktionen
• Expertentipp: Preislisten für unterschiedliche Kundengruppen
• Ausländische Kunden: So nutzen Sie mehrsprachige Artikelbeschreibungen
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• Klare Kante: So schützen Sie sich vor Chaos-Kunden
• Kunde zahlt nicht? Keep cool!
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