Das Zahlungsverhalten mancher Kunden lässt leider zu wünschen übrig. Im zweiten Halbjahr 2018 warteten Lieferanten und Dienstleister durchschnittlich mehr als zehn Tage länger auf ihr Geld als vereinbart. In einigen Branchen (z. B. dem Bau- und Logistikgewerbe) betrug die Wartezeit im Schnitt sogar 15 bis 17 Tage. Das geht aus dem Zahlungsindikator Deutschland hervor, der regelmäßig von der Wirtschaftsauskunftei Creditreform veröffentlicht wird.
Durch uneindeutige Zahlungsbedingungen tragen manche Rechnungsteller ungewollt noch dazu bei, dass die Zahlungsmoral trotz positiver Wirtschaftslage in den letzten Jahren nicht wesentlich besser geworden ist. Grund genug, von vornherein möglichst aussagekräftige und rechtlich eindeutige Zahlungskonditionen zu vereinbaren.
Zahlungskonditionen: Je konkreter, desto besser!
Ganz gleich, wie lang das Zahlungsziel und wie hoch der angebotene Schnellzahler-Rabatt ist: Das Format von Zahlungsbedingungen lautet standardmäßig meist kurz und knapp:
„Zahlungsbedingungen:
14 Tage abzüglich 2% Skonto – 30 Tage netto“.
Auf einer MeinBüro-Rechnung sieht das zum Beispiel so aus:
Auf Angeboten und Auftragsbestätigungen ist eine solch schlichte Angabe von Fristen und Prozentsätzen durchaus vertretbar.
Sprechende Rechnungskonditionen
Auf Rechnungen können (und sollten!) Sie jedoch konkreter werden. Dort nennen Sie am besten ausdrücklich …
- das taggenaue Ende der Zahlungsfrist,
- den Skonto-Prozentsatz,
- den angebotenen Skontobetrag in Euro,
- den skontierten Rechnungsbetrag in Euro und
- das taggenaue Ende der Skontofrist.
Das klingt dann etwa so:
„Der Rechnungsbetrag in Höhe von ## Euro ist zahlbar ohne Abzüge bis zum ##.##.2019. Bei Zahlung bis ##.##.2019 gewähren wir # % Skonto: Sie zahlen nur ## Euro und sparen ## Euro.“
Auf einer MeinBüro-Rechnung sieht das zum Beispiel so aus:
Zahlungsverzug und Anspruch auf Schadenersatz
Sprechende Zahlungskonditionen sind für Rechnungsempfänger viel aussagekräftiger. Und Sie ersparen Ihren Kunden damit die Arbeit, den Skontoabzug eigenhändig zu berechnen. Konkretere Angaben sind außerdem in Ihrem eigenen Interesse:
Denn auch rechtlich verbessern Sie Ihre Ausgangsposition. Anders als bei allgemeinen Zahlungsaufforderungen („zahlbar sofort ohne Abzüge“), sorgen Sie mit konkreten Zahlungsterminen („zahlbar bis zum 12.06.2019“) unmissverständlich dafür, dass der Schuldner sofort nach Verstreichen des Zahlungsziels in Verzug gerät. In § 286 BGB heißt es dazu:
„Der Mahnung bedarf es nicht, wenn […] für die Leistung eine Zeit nach dem Kalender bestimmt ist, …“
Mit anderen Worten: Bereits ab der ersten Zahlungserinnerung oder Mahnung dürfen Sie Mahngebühren, Mahnpauschalen und Verzugszinsen auf den Rechnungsbetrag aufschlagen. Ob Sie das tatsächlich tun, bleibt Ihnen überlassen. Aber Ihr Anspruch auf Schadenersatz besteht – vorausgesetzt natürlich, die zugrunde liegenden Zahlungskonditionen sind vertraglich vereinbart.
Variable Formulierungs-Automatik
Besonders praktisch: Sie müssen die allgemeinen Zahlungsfristen und Skonto-Prozentsätze nicht manuell in konkrete Zahlungs-Deadlines und Euro-Beträge umrechnen. Das erledigt MeinBüro automatisch auf Grundlage des Rechnungsdatums und des Rechnungsbetrags.
Um in den Genuss der komfortablen Formulierungs-Automatik zu kommen, passen Sie Ihre Rechnungskonditionen im Arbeitsbereich „Stammdaten > Kleinstammdaten“ unter „Zahlungsbedingungen“ einmalig an. Dazu …
- wählen Sie die betreffende Zahlungsbedingung
- wechseln zum Register „Text auf Rechnungen“ und
- übernehmen die passenden Platzhalter aus der Auswahlliste „Variable einfügen“ in Ihren Text:
Für die genannten Zwecke eignen sich vor allem die folgenden Variablen:
- (Rechnungs-)„Betrag Netto“ = <M_TOTALNET>,
- (Rechnungs-)„Betrag Brutto“ = <M_TOTALGROSS>,
- „Datum Zahlungsziel“ = <ZAHLUNGSZIEL DATUM>,
- „Skonto bis Datum“ = <SKONTO DATUM>,
- „Skonto Prozent“ = <SKONTO PROZENT>,
- „Skonto Betrag “ = <SKONTO BETRAG> und
- „Skontierter Rechnungsbetrag“ = <RECHNUNGSBETRAG OHNE SKONTO>.
Aus …
„Der Rechnungsbetrag in Höhe von <M_TOTALGROSS> ist zahlbar ohne Abzüge bis zum <ZAHLUNGSZIEL DATUM>.
Bei Zahlung bis <SKONTO DATUM> gewähren wir <SKONTO PROZENT> % Skonto: Sie zahlen nur <RECHNUNGSBETRAG OHNE SKONTO>und sparen <SKONTO BETRAG>.“
… macht WISO MeinBüro auf der Rechnung den Klartext:
„Der Rechnungsbetrag in Höhe von 6.664,00 € ist zahlbar ohne Abzüge bis zum 12.06.2019. Bei Zahlung bis 27.05.2019 gewähren wir 2 % Skonto: Sie zahlen nur 6.530,72 € und sparen 133,28 €.“
Bitte beachten Sie: Die Zahlungskonditionen des Registers „Text auf Rechnungen“ können Sie im Prinzip auch als „Text auf Angeboten“ und „Text auf Auftragsbestätigungen“ verwenden. Allerdings sollten Sie hier die absoluten Terminangaben (z. B. <ZAHLUNGSZIEL DATUM> oder <SKONTO DATUM>) durch Fristen ersetzen, da das Rechnungsdatum ja noch nicht bekannt ist.
Eine angepasste Angebotsformulierung könnte zum Beispiel so lauten:
„Der Rechnungsbetrag in Höhe von <M_TOTALGROSS> ist zahlbar ohne Abzüge innerhalb von 30 Tagen.
Bei Zahlung innerhalb von 14 Tagen gewähren wir <SKONTO PROZENT> % Skonto: Sie zahlen nur <RECHNUNGSBETRAG OHNE SKONTO>und sparen <SKONTO BETRAG>.“
Auf dem dazugehörigen Angebotsschreiben stellt sich das dann so dar:
Video: So geht’s Zahlungsbedingungen in MeinBüro anlegen
Im Video zeigt Ihnen unser Experte Stefan Knuth Schritt für Schritt, wie Sie vorhandene Zahlungsbedingungen anpassen und in Ihre Vorgänge übernehmen.
Ausblick:
Aussagekräftige Zahlungskonditionen sind ein erster wichtiger Schritt, um die Zahlungsmoral der Kundschaft zu verbessern. Im MeinBüro-Blog finden Sie aber noch viele weitere Informationen und Funktionen, mit denen Sie Ihre Außenstände senken. Dort erfahren Sie zum Beispiel, wie Sie …
- Teil- und Abschlagsrechnungen schreiben,
- Skontoabzüge von vornherein in ihre Angebotspreise einkalkulieren,
- zeitnah Zahlungserinnerungen und Mahnungen verschicken,
- für Durchblick beim Mahnen sorgen und
- sich notfalls den finanziellen Schaden durch konsequentes Berechnen von Mahngebühren, Mahnpauschalen und Verzugszinsen ersetzen lassen.
