Kunden im EU-Ausland? So können Sie mit MeinBüro die USt-ID prüfen!

Kunden im EU-Ausland? So können Sie mit MeinBüro die USt-ID prüfen!

Wenn Sie eine Rechnung ohne Umsatzsteuer an Unternehmenskunden im EU-Ausland stellen, ist es wichtig, dass Sie die USt-ID prüfen.

Deutsche Unternehmen können für eine innergemeinschaftliche Lieferung oder Leistung dem Unternehmen in einem anderen EU-Mitgliedstaat eine Rechnung ohne Umsatzsteuer stellen.

  • Seit Jahresbeginn gelten jedoch für die innergemeinschaftliche Lieferung verschärfte Voraussetzungen: die USt-ID prüfen und eine Zusammenfassende Meldung abgegeben.
  • Bei Dienstleistungen für ein Unternehmen im EU-Ausland gibt es keine entsprechende gesetzliche Vorschrift. Sie brauchen aber einen Nachweis dafür, dass Sie auf die Umsatzsteuer verzichten durften. Dazu gehört eine zutreffende USt-ID des Kunden.

Zum Glück macht WISO MeinBüro beides einfach: eine Zusammenfassende Meldung abgeben und eine ausländische USt-ID prüfen.

Innergemeinschaftliche Lieferung oder Dienstleistung ohne Umsatzsteuer

Bei einer „ innergemeinschaftlichen Lieferung“ oder „innergemeinschaftlichen Leistung“ kann die Umsatzsteuerpflicht für den Lieferanten oder Dienstleister entfallen. Stattdessen geht sie auf den Empfänger über. Das ist das sogenannte Reverse-Charge-Verfahren.

Wohlgemerkt: Dieses Verfahren gilt oft, aber längst nicht immer für grenzüberschreitende Lieferungen oder Dienstleistungen innerhalb der EU. Leider gibt es dafür viele Ausnahmen und Voraussetzungen, die man beachten muss.

Reverse-Charge erklärt: Der Empfänger berechnet die Umsatzsteuer und zieht sie gleich wieder ab

Im Prinzip geht es bei Reverse Charge darum, dass die Umsatzsteuerpflicht vom Lieferanten oder Dienstleister auf dessen Kunden übergeht: Der Empfänger der Ware oder Dienstleistung berechnet den Umsatzsteueranteil selbst. Man spricht von „Umsatzsteuerschuldnerschaft des Empfängers/Leistungsempfängers“.

Dieser kann die Umsatzsteuer grundsätzlich als Vorsteuer gleich wieder abziehen. Das bringt den Steuerbehörden zwar kein Geld. Aber es ermöglicht bessere Kontrollen.

Reverse Charge gibt es auch umgekehrt, etwa wenn deutsche Unternehmer Waren oder Dienste von Unternehmen in Österreich oder Dänemark bestellen.

Innergemeinschaftliche Lieferung: strengere Umsatzsteuer-Vorschriften

Für die Umkehrung der Steuerlast bei innergemeinschaftlichen Lieferungen gelten seit Beginn des Jahres 2020 zwei zusätzliche Voraussetzungen:

  • Der Kunde im anderen EU-Land muss eine gültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer besitzen, und zwar zum Zeitpunkt der Lieferung. Überprüfen sollte das der Auftraggeber oder Lieferant. Zum Glück macht WISO MeinBüro es Ihnen einfach.
  • Zweite Voraussetzung ist die Abgabe einer Zusammenfassenden Meldung für die grenzüberschreitende Lieferung. Auch dabei unterstützt Sie MeinBüro.

Ein Hinweis für Kleinunternehmer:

Für Kleinunternehmen entfällt die Pflicht zur Zusammenfassenden Meldung. Sie dürfen dann aber keine USt-ID auf der Rechnung angeben. Sonst verzichten sie auf die Kleinunternehmerregelung.

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Mit WISO MeinBüro die USt-ID prüfen

Sie können die ausländische USt-ID Ihres Kunden direkt aus MeinBüro heraus prüfen. Dafür greift das Programm auf die entsprechende Datenbankschnittstelle des Bundeszentralamts für Steuern zu.

Als erstes müssen Sie die USt-ID eingeben. Wählen Sie in den „Stammdaten“ das Symbol für „Kunden“ aus. Ein Doppelklick auf die bestreffende Kundenzeile öffnet das Bearbeitungsfenster. Dort findet sich die Eingabe unter dem Reiter „Konditionen“, und zwar im Bereich „Ausländischer Kunde“.

Screenshot: MeinBüro - USt-ID überprüfen - Ausländischer Kunde

 

Anschließend klicken Sie auf den Button „Prüfen“ und bestätigen dies durch „Ja“. Geben Sie Ihre eigene USt-ID ein (die des Kunden ist vorausgefüllt). Wichtig: Setzen Sie Häkchen bei den Optionen „Qualifizierte Prüfung“ und „amtliche Bestätigung anfordern“. Nur so können Sie nachweisen, dass die USt-ID existiert und zum richtigen Unternehmen gehört.

Screenshot: MeinBüro - qualifizierte Prüfung - USt-ID

 

Im Anschluss wird eine Bestätigung oder Nichtbestätigung der Angaben angezeigt:

Screenshot: USt-ID prüfen, Daten stimmen überein

Nach ein bis zwei Wochen haben Sie die Bestätigung dann in der Post:

Scan: USt-ID-Prüfung - amtliche Bestätigung

Anmerkung: Wann gilt denn nun Reverse Charge, wann nicht?

Leider ist eine seriöse Antwort darauf Im Rahmen eines Blog-Eintrags nicht möglich. Dazu sind die Vorschriften des § 13 b Abs. 2 Umsatzsteuergesetz viel zu kompliziert.

Eindrücklich belegen das zum Beispiel die Informationen der Handelskammer Hamburg zu grenzüberschreitenden Dienstleistungen oder die Checkliste der IHK Frankfurt für umsatzsteuerfreie innergemeinschaftliche Lieferungen. Beide Darstellungen sind bereits vereinfacht. Für die Praxis bleibt wirklich nur die Empfehlung, diese Frage gemeinsam mit dem Steuerberater zu beantworten.

Noch eine Anmerkung: Rechnungsangaben bei Reverse Charge:

Im Fall der Umkehrung der Umsatzsteuerpflicht bei grenzüberschreitenden Geschäften dürfen drei weitere Angaben auf die Rechnung nicht fehlen, zusätzlich zu den übrigen erforderlichen Angaben.

USt-ID des Kunden in die Rechnung einfügen

Dafür gehen Sie wie folgt vor:

  1. Rechnung zum Bearbeiten öffnen, Reiter „Druckansicht“ wählen, Rechtsklick irgendwo in der Rechnung
  2. Im Kontextmenü „Schlusstext“
  3. Button „Variable einfügen“
  4. Auswahl „Kunde“
  5. Danach Auswahl „Umsatzsteuer Identnummer“ und den Text im Editierfenster mit „OK“ bestätigen.

Screenshot: Mit MeinBüro die Kunden-Ust-ID in die Rechnung einfügen

Alternativ können Sie im dritten Schritt im Editierfenster für den Schlusstext „USt-ID des Empfängers: <M_VATID>“ hinzufügen.

Und wie ist das mit der zusammenfassenden Meldung?

Mit der Zusammenfassenden Meldung (ZM) informieren Sie das Finanzamt über grenzüberschreitende Umsätze mit anderen EU-Staaten: innergemeinschaftliche Lieferungen und Dienstleistungen an Leistungsempfänger in einem anderen EU-Land. Wenn Sie die ZM versäumen, sind innergemeinschaftliche Lieferungen nicht steuerfrei – dann fällt für Sie als Lieferanten Umsatzsteuer an!

Den Vordruck für die „Zusammenfassende Meldung“ finden Sie im Bereich „Finanzen“ unter „Steuer-Auswertungen“. Das Basismodul „Finanzen“ ist in der Version „MeinBüro Plus“ enthalten.

Screenshot: MeinBüro-Steuerauswertungen mit Steuer-Formularen

Ein Klick auf den dortigen „Hinweis“ öffnet die die dazugehörige Kontexthilfe. Weitere Informationen finden Sie im Lexikon-Eintrag zur Zusammenfassenden Meldung und in einem Thread im MeinBüro-Forum.

Allgemeine Informationen zur ZM gibt es beim Bundeszentralamt für Steuern.

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