Neue Zusatzfunktionen: DSGVO in der MeinBüro-Praxis

Seit Ende Mai steht die jüngste MeinBüro-Version 18.02.39.001 zum Abruf bereit. Einen Überblick über Verbesserungen und Optimierungen der MeinBüro-Version finden Sie auf unserer Website. Im Mittelpunkt des Updates stehen unter anderem Zusatzfunktionen und Anpassungen rund um die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), die kürzlich Kraft getreten ist:

• Die Datenschutzhinweise in WISO MeinBüro sind an die neue Gesetzeslage angepasst.
• Wenn Sie neue Interessenten, Kunden oder Ansprechpartner anlegen, sind die Newsletter- und Serienbrief-Optionen standardmäßig deaktiviert.
• Ganz neu ist die obligatorische DSGVO-konforme Protokollierung aller Änderungen an personenbezogenen Daten:

Mithilfe des Änderungsprotokolls können Sie zum Beispiel bei Anfragen von Betroffenen, Prüfungen oder Datenpannen feststellen, welche Eingaben und Änderungen an personenbezogenen Daten von welchem Mitarbeiter vorgenommen worden sind.

Praxistipp: Um das Protokoll einzusehen, klicken Sie im „Datei“-Menü auf den neuen Menübefehl „Änderungsprotokoll personenbzg. Daten“:

Nachdem Sie den gewünschten Protokoll-Zeitraum eingegrenzt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche „OK F11“. Daraufhin erscheint ein Hinweis mit einem Link …

… über den Sie direkt im richtigen Dateiverzeichnis landen: Dort sind die Änderungsprotokolle im *.CSV-Tabellenformat gespeichert. Die tageweisen Protokolldateien enthalten jeweils folgende Informationen:

• Stammdatenart (z. B. „Kunde“, „Lieferant“ oder „Mitarbeiter“),
• Datum und Uhrzeit der Änderung,
• Bearbeiter,
• Identifikationsnummer (z. B. „Kunden-Nr.“, „Lieferanten-Nr.“ oder „Personal-Nr.“),
• Status der Bearbeitung (z. B. „angelegt“, „geändert“, „gelöscht“) sowie
• Änderungsfelder:

Falls nötig, können Sie mithilfe des „Status“-Feldes zum Beispiel glaubhaft machen, dass bestimmte Datensätze auf Anforderung der Betroffenen hin gelöscht wurden.

Weiterführende Informationen zum Thema Datenschutz

• Einen Überblick über die wichtigsten Bestimmungen der gefürchteten Datenschutzgrundverordnung bietet unser Beitrag „DSGVO: Don’t panic!“
• Weitere DSGVO-Details sowie zahlreiche Beispiele aus der Praxis liefert unsere Broschüre „Datenschutz kompakt“.
• Hinweise zur innerbetrieblichen Umsetzung finden Sie unter der Überschrift MeinBüro und die DSGVO.