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Neue Zusatzfunktionen: DSGVO in der MeinBüro-Praxis

Seit Ende Mai steht die jüngste MeinBüro-Version 18.02.39.001 zum Abruf bereit. Einen Überblick über Verbesserungen und Optimierungen der MeinBüro-Version finden Sie auf unserer Website. Im Mittelpunkt des Updates stehen unter anderem Zusatzfunktionen und Anpassungen rund um die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), die kürzlich Kraft getreten ist:

  • Die Datenschutzhinweise in WISO Mein Büro sind an die neue Gesetzeslage angepasst.
  • Wenn Sie neue Interessenten, Kunden oder Ansprechpartner anlegen, sind die Newsletter- und Serienbrief-Optionen standardmäßig deaktiviert.
  • Ganz neu ist die obligatorische DSGVO-konforme Protokollierung aller Änderungen an personenbezogenen Daten:

Mithilfe des Änderungsprotokolls können Sie zum Beispiel bei Anfragen von Betroffenen, Prüfungen oder Datenpannen feststellen, welche Eingaben und Änderungen an personenbezogenen Daten von welchem Mitarbeiter vorgenommen worden sind.

Praxistipp: Um das Protokoll einzusehen, klicken Sie im „Datei“-Menü auf den neuen Menübefehl „Änderungsprotokoll personenbzg. Daten“:

Änderungsprotokoll in MeinBüro

Nachdem Sie den gewünschten Protokoll-Zeitraum eingegrenzt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche „OK F11“. Daraufhin erscheint ein Hinweis mit einem Link …

Hinweis zum Änderungsprotokoll

… über den Sie direkt im richtigen Dateiverzeichnis landen: Dort sind die Änderungsprotokolle im *.CSV-Tabellenformat gespeichert. Die tageweisen Protokolldateien enthalten jeweils folgende Informationen:

  • Stammdatenart (z. B. „Kunde“, „Lieferant“ oder „Mitarbeiter“),
  • Datum und Uhrzeit der Änderung,
  • Bearbeiter,
  • Identifikationsnummer (z. B. „Kunden-Nr.“, „Lieferanten-Nr.“ oder „Personal-Nr.“),
  • Status der Bearbeitung (z. B. „angelegt“, „geändert“, „gelöscht“) sowie
  • Änderungsfelder:

Änderungsprotokoll Excel

Falls nötig, können Sie mithilfe des „Status“-Feldes zum Beispiel glaubhaft machen, dass bestimmte Datensätze auf Anforderung der Betroffenen hin gelöscht wurden.

Weiterführende Informationen zum Thema Datenschutz

  • Einen Überblick über die wichtigsten Bestimmungen der gefürchteten Datenschutzgrundverordnung bietet unser Beitrag „DSGVO: Don’t panic!
  • Weitere DSGVO-Details sowie zahlreiche Beispiele aus der Praxis liefert unsere Broschüre „Datenschutz kompakt“.
  • Hinweise zur innerbetrieblichen Umsetzung finden Sie unter der Überschrift MeinBüro und die DSGVO.

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