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Expertinnentipp: So beeinflussen Sie Rundungsdifferenzen

In unseren Software- und Business-„Crashkursen“ plaudern erfahrene Expertinnen und Praktiker aus dem Nähkästchen. Bei Seminaren in Norddeutschland übernimmt Petra Winkelmann diese Aufgabe. Die gebürtige Hamburgerin ist Gründercoach und Organisationsberaterin: Sie unterstützt Solo-Selbstständige und Kleinbetriebe beim Unternehmensaufbau, organisiert die Buchhaltung und optimiert das Zeitmanagement.

In ihren Seminaren und Trainings gibt Petra Winkelmann ihr Know-how mit Begeisterung und auf leicht verständliche Weise weiter.

WISO Mein Büro passt nach ihren Erfahrungen optimal zum betrieblichen Alltag kleiner Unternehmen. Die Software ist komfortabel und die Basisfunktionen sind weitgehend selbsterklärend. Petra Winkelmann kennt sich aber auch unter der Haube aus – zum Beispiel beim Thema „Rundungsdifferenzen“:

„In der kaufmännischen Praxis werden Angebots- und Rechnungsbeträge üblicherweise auf zwei Nachkommastellen genau auf- oder abgerundet. Dabei kann es zu unerwarteten Rundungsdifferenzen im Cent-Bereich kommen: Je nachdem, ob die Mehrwertsteuer-Beträge …

  •  bereits auf Positionsebene oder
  • erst bei der Ermittlung der Gesamtsumme

 … gerundet werden, sind im Einzelfall geringfügige Abweichungen zwischen den im Vorgang ausgewiesenen Endbetrag und dem erwarteten Ergebnis möglich. Das folgende Beispiel macht das sehr schön deutlich:

Rundungsbeispiel in WISO Mein Büro

  1. Im oberen Beispiel werden die auf Positionsebene gerundeten Mehrwertsteuer-Beträge addiert. Zusammen mit der Summe der Positions-Nettopreise ergibt sich so ein Gesamt-„Bruttopreis“ von  127,58 Euro.
  2. Im unteren Beispiel addiert das Programm zunächst die Positions-Nettopreise. Die 19-prozentige Mehrwertsteuer wird jedoch erst auf den Netto-Gesamtpreis aufgeschlagen und gerundet. Bei diesem Rechenweg lautet der Gesamt-„Bruttopreis“ 127,57 Euro.

Obwohl die auf Positionsebene ausgewiesenen Einzelbeträge identisch sind, ergibt sich unterm Strich eine Rundungsdifferenz von einem Cent. Um einen Rechenfehler handelt es sich nicht: Vielmehr führen die gewählten Rundungs-Voreinstellungen zu unterschiedlichen Rechenwegen und damit zwangsläufig zu einem geringfügig abweichenden Gesamtergebnis.

Voreinstellungen: Eine runde Sache

Auf die Rundungs-Voreinstellungen können Sie bei Bedarf gezielt Einfluss nehmen: WISO Mein Büro stellt Ihnen im Arbeitsbereich „Stammdaten > Meine Firma > Einstellungen“ im Abschnitt „Grundeinstellungen“ eine Reihe von Rundungsvarianten zur Verfügung. Stellen Sie störende Differenzen in der Gesamtsumme fest, wählen Sie eine der anderen Rundungs-Optionen aus:

diverse Rundungseinstellungen in WISO Mein Büro

Preisart

Im Abschnitt „Preisart“ entscheiden Sie, ob das Programm auf Positionsebene Netto- oder Bruttopreise ausweisen soll. Bei B2B-Geschäften ist die Preisart „Nettopreise“ üblich. Manche Unternehmen, die überwiegend Geschäfte mit Endverbrauchern machen, entscheiden sich hingegen auch auf Positionsebene für Bruttopreise. Außerdem können Sie hier festlegen, ob eine Preisart-„Umschaltung im Vorgang“ zulässig sein soll. Falls ja, finden Sie den Umschalter bei der Rechnungserstellung am unteren Rand der „Eingabemaske“:

preisart-Umstellung in WISO Mein Büro

Nachkommastellen

Im Abschnitt „Nachkommastellen“ legen Sie fest, ab welcher Stelle hinterm Komma gerundet werden soll. Eine Abweichung von der Rundung auf zwei Nachkommastellen ist im inländischen Geschäftsverkehr zwar unüblich. Für spezielle Anwendungsfälle lässt Ihnen die Software aber alle Rundungs-Freiheiten.

Schweizer Rundung

Bei Einsatz in der Schweiz können Sie die „Schweizer Rundung“ aktivieren: In dem Fall rundet das Programm auf volle 5 Rappen.

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Art der Rundung in Vorgängen

Im Abschnitt „Art der Rundung in Vorgängen“ schließlich stehen Ihnen drei verschiedene Rundungs-Rechenwege zur Verfügung:

  • „Position nach Preisart“ (Standard): Bei dieser Option werden die Einzelpreise und Mehrwertsteuerbeträge auf Positionsebene auf die eingestellten Nachkommastellen gerundet und dann addiert. Falls Sie häufig zwischen Netto- und Bruttopreisen umschalten, sollten Sie diese Einstellung nicht
  • „Position (Netto u. Brutto)“: Bei dieser Option werden die Netto- und Bruttopreise der einzelnen Vorgangspositionen gerundet und dann addiert. Die enthaltenen Mehrwertsteuerbeträge ergeben sich aus der Differenz von Netto- und Bruttobeträgen.
  • „Vorgangssummen“: Bei dieser Option nimmt das Programm keine Rundung auf Positionsebene vor. Stattdessen addiert es die Positionspreise, schlägt die Mehrwertsteuer auf und rundet den Rechnungs-Gesamtbetrag. Werden in ein und demselben Vorgang mehrere Mehrwertsteuersätze verwendet, fasst das Programm die betreffenden Positions-Gesamtsummen zusammen.

Bitte beachten Sie: Auf bereits erfasste Vorgänge wirkt sich eine Umstellung der Rundungsart nicht aus. Falls Sie die Rundung eines Vorgangs nachträglich umstellen wollen, ändern Sie das Rundungsverfahren und legen den Vorgang neu an.

Tipp: Falls die „Umschaltung im Vorgang“ aktiviert ist, lässt sich die nachträgliche Neuberechnung auch ohne Anlegen eines neuen Vorgangs erzwingen. Dazu schalten Sie in der Eingabemaske einmal zwischen „netto“ und „brutto“ hin und her (oder umgekehrt). Dadurch wird die Gesamtsumme auf Basis der geänderten Rundungsart neu berechnet.“

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