Im Expertentipp verrät Ihnen Petra Winkelmann, wie Sie in MeinBüro Textbausteine anlegen und ändern können.
„Mit WISO MeinBüro finden Sie immer die richtigen Worte. Für sämtliche Vorgangsarten gibt es fertige Textvorlagen. Oft sind sogar gleich mehrere Formulierungsvorschläge vorbereitet. Je nach betrieblichem Einsatzzweck können Sie zwischen verschiedenen Textbausteinen wählen. Auf diese Weise erstellen Sie im Handumdrehen professionelle Geschäftsbriefe aller Art.
Wenn Ihnen einzelne Formulierungen nicht zusagen, können Sie die MeinBüro-Vorgaben ganz einfach an spezielle Branchengepflogenheiten oder Ihre persönlichen Vorstellungen anpassen. Ob die Änderung nur für den Einzelfall gelten oder standardmäßig verwendet werden soll, entscheiden Sie dabei selbst.
Verwaltet wird die Floskelsammlung über den MeinBüro-Menüpunkt „Stammdaten > Kleinstammdaten“. Im Abschnitt „Textbausteine“ finden Sie jeweils bis zu zehn Vorlagen für folgende Vorgangsarten:
- Angebote, Aufträge und Lieferscheine,
- Briefe und Rechnungen (inkl. Gutschriften),
- Proformarechnungen und Mahnungen sowie
- Preisanfragen und Bestellungen.
Um einen vorhandenen Textbaustein zu bearbeiten, klicken Sie doppelt auf den betreffenden Eintrag. Per Mausklick auf den Button „Neu – F2“ legen Sie eine zusätzliche Textvorlage an. Im Textbaustein-Editor haben Sie daraufhin folgende Eingabemöglichkeiten:
- Im Feld „Bezeichnung“ tragen Sie einen aussagekräftigen Namen für die Textvorlage ein. Auf diese Weise behalten Sie bei wachsender Anzahl von Texten den Überblick über deren Inhalt.
- Mit einem Häkchen vor der Option „Diesen Textbaustein in … standardmäßig verwenden“ sorgen Sie dafür, dass WISO MeinBüro die aktuelle Textvorlage automatisch in neuen Vorgängen einfügt (im Beispiel in Rechnungen und / oder Vertragsrechnungen). Ist die Option nicht aktiviert, fügen Sie den neuen Textbaustein bei Bedarf von Hand ein. Wie das geht, erfahren Sie weiter unten.
- Im Register „Vorgangstext“ speichern Sie Textbausteine für die jeweilige Vorgangsart (z. B. „Brief“, „Rechnung“ oder Mahnung). Im Register „E-Mail Text“ hinterlegen Sie den Text für den E-Mailversand des betreffenden Dokuments.
- In den Feldern „Einleitungstext“ und „Schlusstext“ speichern Sie die Formulierungen, die das Programm vor und nach der jeweiligen Vorgangstabelle einfügt (z. B. vor und nach den Angebots- oder Rechnungspositionen). Brief-Vorlagen enthalten anstatt eines Einleitungs- und Schlusstextes eine „Betreffzeile“ und einen „Brieftext“.
- Mithilfe von „Variablen“ und „Bedingungen“ …
… lassen sich die Einleitungs- und Schlusstexte zudem …
- personalisieren (z. B. durch namentliche Adressatenansprache),
- um gezielte Vorgangs-Informationen ergänzen (z. B. Abrechnungszeitraum, Angaben zum Projekt oder Ansprechpartner) oder auch
- in Abhängigkeit von bestimmten „Wenn-Dann-Sonst“-Bedingungen konkretisieren (z. B. Du-/Sie-Ansprache).
Mit „OK F11“ speichern Sie Ihre Eingaben und schließen die Textbaustein-Verwaltung wieder.
Textbausteine in Vorgänge übernehmen
Zugriff auf Ihre Text-Vorlagen haben Sie beim Anlegen neuer Vorgänge. Um im Einzelfall zum Beispiel die Standard-Rechnungsvorlage durch die neue „Personalisierte Rechnung“ zu ersetzen …
- legen Sie die neue Rechnung an,
- klicken in den Bereich des Einleitungstextes und dann
- auf den blauen Link „Anderen Textbaustein wählen / neu erstellen“,
- suchen den passenden Textbaustein aus der Liste (oder legen eine neuen an) und
- übernehmen ihn per Mausklick auf „OK F11“ in den Vorgang.
Bitte beachten Sie: Da bei Briefen die Anzahl der Text-Alternativen besonders groß ist, gibt es am rechten oberen Rand des Brief-Editors das spezielle Auswahlfeld „Textvorlage“.
Damit übernehmen Sie die gewünschte Textvorlage ganz einfach mit zwei Mausklicks in Ihren Geschäftsbrief. Über das „Drei-Punkte-Symbol“ oben rechts neben dem Auswahlfeld greifen Sie übrigens direkt auf die Textbaustein-Verwaltung zu. Damit ersparen Sie sich den Umweg über das Stammdaten-Menü.
Übrigens: Hier finden Sie ein kurzes Video-Tutorial, in dem Sie die Textbaustein-Bearbeitung Schritt für Schritt nachvollziehen können.
