Rechnungsprogramm: Profi-Rechnung per Mausklick
Ein modernes Rechnungsprogramm bietet eine Menge Vorteile:
- Sie erstellen im Handumdrehen optisch ansprechende Rechnungen und Angebote.
- Ihre Dokumente enthalten von vornherein alle steuerlichen und rechtlichen Pflichtbestandteile.
- Durch vorbereitende Buchhaltung und eine smarte Steuerberater Anbindung sinken Ihre Beratungskosten.
- Mit eingebautem Online-Banking behalten Sie jederzeit den Überblick über Zahlungseingänge und Offene-Posten-Listen.
Und wenn eine Zahlung einmal ausbleibt? Dann verschicken Sie blitzschnell rechtssichere Zahlungserinnerungen und Mahnungen.
Rechnungs-Software im Überblick
Rechnungsprogramm: Win, Web oder App?
Professionelle Rechnungsprogramme gibt es als …
- lokale Windows-Software (meist auf Windows-Basis),
- Web-basierte Online-Lösung (per Browser mit allen modernen Betriebssystemen nutzbar) sowie als
- App-Lösungen (auf iOS- und Android-Basis).
Manche Hersteller kombinieren sogar alle drei Varianten miteinander.
Vorteile lokaler Installationen:
- alle internen betrieblichen Daten bleiben auf Ihrem eigenen Rechner,
- gewohnte Handhabung für Windows-Kenner,
- oft größerer Funktionsumfang: Der ist vor allem für größere Unternehmen mit speziellen Anforderungen interessant.
Vorteile von Apps und Online-Lösungen
- Ihre Angebote und Rechnungen schreiben Sie ganz einfach online. Jederzeit und überall – unterwegs, beim Kunden, im Café…
- Der Versand ist direkt aus dem Rechnungsprogramm heraus möglich.
- Downloads, Installationen und Updates sind nicht erforderlich: Sie arbeiten immer mit der aktuellen Version.
- Sichere Speicherung aller Daten und Vorgänge in der Cloud. Backups und Datenarchivierungen gehören der Vergangenheit an.
- Um die Datensicherheit und die GoBD-konforme Datenablage kümmert sich ebenfalls der Anbieter.
Ganz gleich, ob PC, Mac, Notebook, Tablet oder Smartphone: Sie machen auf allen Plattformen gute Geschäfte.
Was kostet eine gute Rechnungs-Software?
Professionelle Angebots- und Rechnungserstellung können sich auch Solo-Selbstständige, Kleinunternehmer und Gewerbetreibende leisten:
- Die Basisversionen lokaler Windows Installationen schlagen mit etwa 80 bis 200 Euro zu Buche. Für Zusatzmodule und regelmäßige Updates fallen Extrakosten an.
- Bei Online-Lösungen sind Sie mit rund 6 bis 15 Euro pro Monat und Arbeitsplatz dabei.
Rechnungsprogramm: Just fill the gaps!
Besonders praktisch: Professionelle Vorlagen ersparen Zeit und Arbeit. Ihre Angebote, Rechnungen und Mahnungen enthalten automatisch alle wichtigen Informationen:
- Hinweise zum Erfassen von Pflichtangaben sorgen für Sicherheit.
- Ihre eigenen Adress-, Kontakt- und Bankdaten tragen Sie nur einmal ein. Dasselbe gilt für Ihre Standardtexte, Grußformeln und Bezahl- Bedingungen.
- Kunden- und Artikeldetails übernehmen Sie per Mausklick aus Ihren Stammdaten.
- Die Umsatzsteuer ermittelt die Software bei Bedarf automatisch anhand der Artikeldaten.
Auf diese Weise sind Sie als Rechnungsteller immer auf der sicheren Seite. Weder Kunden noch Finanzamt haben künftig etwas zu meckern. So kommen auch kleine und mittlere Unternehmen schnell und einfach an ihr Geld.
Optimale Rechnungs-Optik
Nicht zu vergessen: Angebote und Rechnungen sind wichtige Visitenkarten Ihres Unternehmens. Durch individuelles Design passen Sie das äußere Erscheinungsbild gezielt an die Corporate Identity Ihres Unternehmens an:
- Sie laden Ihr Logo hoch und positionieren es an der passenden Stelle,
- tragen Ihre Adresse im Absenderfeld ein,
- legen fest, welche weiteren Angaben standardmäßig übermittelt werden sollen und
- ergänzen die Firmen- und Adressangaben (z. B. am unteren Seitenrand).
Das war’s auch schon. Die einmalige Rechnungsnummer vergibt die Software nach Ihren Vorgaben bei jeder Rechnung neu. Das aktuelle Rechnungs- und Lieferdatum fügt das Programm ebenfalls automatisch ein.
Wichtig: Abgesehen von der Rechnungsnummer lassen sich bei Bedarf alle Angaben nachträglich anpassen.
Rechnungsprogramm: Rechnung erstellen und versenden
Sind die Rahmendaten erfasst, ist blitzschnell die erste Rechnung geschrieben:
- Im Adressfeld tragen Sie die Kundenadresse ein. Bei Bestandskunden übernehmen sie die Angaben aus den Stammdaten.
- Im Positionsbereich wählen Sie die verkauften Lieferungen und / oder Leistungen aus Ihrem Artikelstamm.
- Erstmals verkaufte Artikel speichern Sie für die Zukunft in den Artikel-Stammdaten.
Anschließend bringen Sie Ihre fertige Rechnung per Mausklick auf den Weg zum Kunden. Und zwar wahlweise direkt per E-Mail, als PDF-Download oder per Post.
In einem Aufwasch: Vom Angebot zur Rechnung
Ihre Kunden legen Wert auf schriftliche Angebote? Sicher: Angebote erstellen bedeutet etwas Mehrarbeit. Mit Ihrer Rechnungs-Software nehmen Sie aber auch diese Hürde mit Leichtigkeit. Zumal schriftliche Angebote eine Menge Vorteile haben:
- Ihre eigenen Angebots-Konditionen bilden die Verhandlungs- Basis.
- Sie haben bereits mit Ihrem Kunden verhandelt? Dann machen Sie bei den noch offenen Punkten Ihre Konditionen zur Vertragsgrundlage.
- Und: Hinterher sehen alle Beteiligten schwarz auf weiß, worauf sie sich geeinigt haben.
Ganz besonders praktisch: Mit einem modernen Rechnungsprogramm wandeln Sie vorhandene Angebote per Mausklick in eine Rechnung um. Änderungen oder Ergänzungen sind nur erforderlich, wenn die Rechnung vom Ursprungsangebot abweicht.
Eingebautes Mahnwesen
Sie haben Ihre versprochenen Lieferungen und Leistungen einwandfrei und pünktlich erbracht? Nun erwarten Sie auch die vereinbarte Bezahlung. Damit lassen sich eine Menge Kunden leider viel zu viel Zeit. Mit einem modernen Rechnungsprogramm …
- behalten Sie jederzeit den Überblick über den aktuellen Status aller Rechnungen,
- legen Sie fest, wie oft Sie säumige Kunden nach Überschreiten des Zahlungsziels an Ihre Forderung erinnern,
- in welchen Abständen Sie wie viele Zahlungserinnerungen erstellen wollen,
- verschicken Sie automatisch vorbereitete Mahnungen. Ganz einfach per E-Mail, Download-Link oder in gedruckter Form mit der Post.
Bei elektronisch übermittelten Mahnungen können Sie die zugrundeliegende Rechnung bei Bedarf gleich mitschicken. So erkennen die Adressaten auf den ersten Blick, um welchen offenen Vorgang es sich handelt.
Unser Praxistipp für Sie
Achten Sie bei der Auswahl nicht nur auf Preis und Funktionsumfang. Am besten probieren Sie gleich selbst aus, welches Rechnungsprogramm zu Ihren Anforderungen passt.
WISO MeinBüro Web oder als Desktop-Version in den Ausführungen „Plus“ und „Standard“ sowie invoiz & Co. können Sie kostenlos testen. Besonders praktisch sind Lösungen mit integrierten Demodaten. So lernen Sie das Handling aller Features ohne vorherige Datenerfassung kennen.
