E-Rechnungspflicht ab November? Don’t panic!

Einmal mehr geistert dieser Tage das E-Rechnungs-Gespenst durchs Land. Die guten Nachrichten gleich vorweg:

• Die am 27. November 2020 in Kraft tretende dritte Stufe der „E-Rechnungs-Verordnung“ betrifft grundsätzlich nur Unternehmen, die häufig mit Behörden zusammenarbeiten und dabei Rechnungen über 1.000 Euro schreiben oder erhalten.
• Sie gehören zur Zielgruppe oder bevorzugen aus anderen Gründen elektronische Rechnungen? Dann sind Sie mit WISO MeinBüro auf der sicheren Seite. Denn Ihre Bürosoftware stellt Ihnen zusätzlich zum PDF-Export das strukturierte E-Rechnungsformat „ZUGFeRD“ zur Verfügung. Anders als klassische PDF-Rechnungen enthält der vom Forum elektronische Rechnung Deutschland entwickelte Rechnungs-Standard zusätzlich zur bildhaften Rechnungsdarstellung maschinenlesbare XML-Daten.
• Wenn Sie oder Ihre privaten und geschäftlichen Kunden nach wie vor Papierrechnungen bevorzugen, ist das überhaupt kein Problem: Für Sie bleibt alles beim Alten.

Doch der Reihe nach:

Europäische Rechnungsvorschrift

Grundlage der bundesweiten „Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes“ (E-Rech-VO) sowie der entsprechenden Landesgesetze und -Rechtsverordnungen ist die EU-Richtlinie 2014/55/EU vom 16. April 2014. Die Vorschrift soll …

• die europaweiten Vergabeverfahren vereinheitlichen,
• die Kosten und den Arbeitsaufwand für die Rechnungslegung senken und
• die Bezahlung beschleunigen.

Im Mittelpunkt steht die Auftragsvergabe von Bundes-, Landes- und Kommunalbehörden. Bislang gilt die E-Rechnungspflicht nur für die Entgegennahme elektronischer Rechnungen durch öffentlichen Auftraggeber.

Neu ab November: E-Rechnungen an staatliche Stellen

Ab 27. November 2020 besteht eine grundsätzliche Pflicht zur Übermittlung von E-Rechnungen an alle öffentlichen Auftraggeber. Allerdings hat noch nicht jedes Bundesland eine entsprechende Verordnung erlassen.

Auch in Zukunft ausgenommen von der E-Rechnungspflicht bleiben gemäß § 3 Abs. 3 ERechV in jedem Fall …

• alle ohne Vergabeverfahren erteilten „Direktaufträge“ mit einem Auftragsvolumen von bis zu 1.000 Euro,
• Bestellungen deutscher Vertretungen im Ausland sowie
• geheimhaltungsbedürftige Aufträge.

Bitte beachten Sie: Rechnungen an öffentliche Auftraggeber werden üblicherweise über ein Verwaltungs- und Serviceportal übermittelt. Informationen zum gewünschten Übermittlungsweg erhalten Sie vom jeweiligen Auftraggeber, oder Sie schauen in der aktuellen FeRD-Bund-Länderübersicht nach. Sofern Sie von der Vorschrift betroffen sind, besprechen Sie die Details am besten mit Ihrem Steuerberater.

ZUGFeRD: Richtlinienkonformes E-Rechnungsformat

Bei aktivierten Modul Auftrag+ bietet die Rechnungs-„Druckansicht“ von MeinBüro als  zusätzliche Versandmöglichkeit den sogenannten ZUGFeRD Export.

Das Datenformat ZUGFeRD basiert auf dem PDF/A-3-Format. Neben der bildlichen PDF-Darstellung enthält die Export-Datei strukturierte XML-Daten, die zusammen mit der PDF-Datei an den Empfänger übermittelt werden:

Weiterführende Lektüre:

• Bundesrecht: Die E-Rechnungs-Verordnung vom 4. April 2017
• Anforderungen an elektronische Rechnungen in Bund und Ländern: FeRD-Übersichtsseite
• Vergleichender Gesamtüberblick über Bundes-, Landes- und Kommunalrecht sowie die dazugehörigen Übermittlungswege: E-Rechnungen in der Bund-Länderübersicht
• Mit dem Unterschied zwischen „E-Rechnungen“, „X-Rechnungen“ und dem ZUGFeRD-Format befasst sich der MeinBüro-Blogbeitrag „Immer mit der Ruhe: Das verbirgt sich hinter XRechnungen“.
• Pflichtangaben auf Rechnungen: Das muss drauf!