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Immer mit der Ruhe: Das verbirgt sich hinter XRechnungen

Immer mit der Ruhe: Das verbirgt sich hinter XRechnungen

Ein Gespenst geht um in Deutschland: Die ominöse „XRechnung“ geistert durch Nachrichten und Weblogs. Mancherorts wird 2018 schon zum „Jahr der XRechnung“ ausgerufen. Mehr noch: Der kurz bevorstehende Einführungstermin suggeriert, dass klassische Papierrechnungen und elektronische PDF-Rechnungen demnächst ausgedient haben.

Die gute Nachricht daher gleich vorweg: Alles heiße Luft! Richtig ist:

  • Kurzfristig gibt es für die meisten Rechnungsaussteller überhaupt keinen Handlungsbedarf – schon gar nicht für Selbstständige und kleine Unternehmen!
  • Von den Neuregelungen betroffen sind ausschließlich Rechnungen an öffentliche Auftraggeber.
  • Bei der bevorstehenden Deadline 27.11.2018 geht es nur um den Starttermin, zu dem öffentliche Auftraggeber XRechnungen akzeptieren müssen!

Anlass zur Beunruhigung oder hektische Betriebsamkeit besteht überhaupt nicht. Wenn Sie nicht für staatliche Stellen arbeiten, werden Sie mit XRechnungen voraussichtlich auf Jahre hinaus nichts zu tun haben. Um Dienstleister und Lieferanten öffentlicher Auftraggeber zu unterstützen, wird WISO Mein Büro den XRechnung-Standard aber voraussichtlich ab 2019 unterstützen.

So oder so: Damit es in ein paar Jahren nicht wieder zu einer Torschlusspanik kommt (wie bei der SEPA-Umstellung oder zuletzt bei der DSGVO), lohnt sich schon jetzt ein Blick auf den aktuellen Stand in Sachen elektronische Rechnungsstellung.

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Was ist eine XRechnung?

Ausgangspunkt war wie so oft eine EU-Vorschrift – in diesem Fall die Richtlinie 2014/55/EU vom 16. April 2014. Deren Ziel ist die EU-weite Vereinheitlichung der elektronischen Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen (B2G). Demnach sollen die …

  • Erstellung,
  • Übermittlung und Entgegennahme sowie
  • Verarbeitung

… maschinenlesbarer Rechnungen technologie- und plattformübergreifend automatisiert werden. Technische Basis elektronischer Rechnungen bilden dabei strukturierte XML-Datensätze. Reine Bilddateien gelten nicht als elektronische Rechnung im Sinne der EU-Richtlinie.

Wichtig: Die europäische Rechnungs-Norm und die dazugehörigen nationalen Bestimmungen stammen aus dem EU-Vergaberecht. Es ist also keine steuerrechtliche Vorschrift: Eine Pflicht zur Verwendung elektronischer Rechnungen bei Geschäften zwischen Unternehmen (B2B) oder mit Verbrauchern (B2C) besteht daher nicht – weder jetzt noch ab 2020! Die Richtlinie besagt nur, dass die „elektronische Rechnungsstellung auch für die Verwendung im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen geeignet sein“ muss. Damit will die EU sicherstellen, dass Unternehmen in Zukunft nicht je nach Kunden-Zielgruppe mehrere verschiedene Rechnungsformate gleichzeitig vorhalten müssen.

Abgestuftes Inkrafttreten

In Deutschland hat die EU-Richtlinie Eingang gefunden in die „Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes“. Die auch „E-Rechnungs-Verordnung“ (kurz: „E-Rech-VO“) genannte Vorschrift gilt zwar in Grundzügen bereits ab Ende November 2018, enthält aber Regelungen über ein abgestuftes Inkrafttreten.

Hier der grobe Terminplan im Überblick:

  • November 2018: Alle obersten Bundesbehörden und Verfassungsorgane des Bundes müssen E-Rechnungen entgegennehmen können.
  • November 2019: Alle öffentlichen Auftraggeber müssen E-Rechnungen entgegennehmen können.
  • November 2020: generelle Pflicht zu Übermittlung von E-Rechnungen an öffentliche Auftraggeber. Ausnahmen bilden dabei:
  • Direktaufträge (ohne Vergabeverfahren) mit einem Auftragsvolumen von bis zu 1.000 Euro
  • geheimhaltungsbedürftige Aufträge sowie
  • Bestellungen deutscher Vertretungen im Ausland.

Sie sehen: Erst ab Ende 2020 ergeben sich Pflichten für Unternehmen – aber auch nur, wenn sie öffentliche Aufträge erledigen.

Bitte beachten Sie: Ab November 2019 gelten die E-Rechnungsvorschriften grundsätzlich auch für Geschäfte mit „subzentralen öffentlichen Auftraggebern“ wie zum Beispiel Landes- und Kommunalbehörden. Die endgültige Einführung auf diesen Ebenen ist jedoch abhängig von separaten Gesetzen oder Rechtsverordnungen der Bundesländer. Die liegen in manchen Ländern bereits vor (z. B. Bremen). Einige Bundesländer sehen bereits jetzt die Pflicht zur elektronischen Rechnungsübermittlung vor. Die Umsetzungsfrist für die Landesgesetzgebung endet am 17. April 2020: Spätestens dann müssen auch Landes- und Kommunalbehörden E-Rechnungen entgegennehmen.

Was denn nun: „E-Rechnung“ oder „XRechnung“

Sowohl als auch: Jede XRechnung ist eine E-Rechnung – aber nicht jede E-Rechnung eine XRechnung. In § 4 E-Rech-VO sind die konkreten Anforderungen an das Rechnungs-Datenmodell und an die Übermittlung festgelegt. Demnach müssen Rechnungssteller in Deutschland „grundsätzlich den Datenaustauschstandard XRechnung“ verwenden.

Bitte beachten Sie: Neben den „Rechnungsstellern“ erwähnt die Verordnung auch „Rechnungssender“. Damit sind Dienstleister gemeint, die im Auftrag von kleinen und mittleren Unternehmen XRechnungen an öffentliche Auftraggeber verschicken. Falls Ihnen die Rechnungs-Abwicklung mit staatlichen Stellen zu kompliziert ist, können Sie sich also auch von Spezialisten unterstützen lassen.

ZUGFeRD - Logo

Zurück zum Rechnungsformat: Sofern die Anforderungen der EU-Norm erfüllt sind, dürfen bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber anstelle des XRechnung-Formats auch andere Datenaustauschstandards verwendet werden. Das gilt auch für „hybride Rechnungsformate“ wie das ZUGFeRD-Format („Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“), in dem sowohl Bild- als auch Datenkomponenten enthalten sind. Vorausgesetzt natürlich, die verwendete ZUGFeRD-Version oder ein anderes  Rechnungsdatenmodell entspricht den Vorgaben der E-Rechnungs-Verordnung. Reine Bilddateien wie die derzeit meist genutzten PDF-Rechnungen erfüllen die Vorgaben hingegen definitiv nicht!

Praxistipp: Falls Sie bereits ZUGFeRD-Rechnungen einsetzen, müssen Sie nicht unbedingt auf den XRechnung-Standard umsteigen. Das ist eine gute Nachricht, weil das aktuelle ZUGFeRD-Format gegenüber den XRechnungen unbestreitbare Vorzüge hat: Neben den strukturierten XML-Daten enthält es auch eine bildhafte (PDF-)Darstellung der Rechnung. Anders als XRechnungen eignen sich ZUGFeRD-Rechnungen nicht nur für Geschäfte mit Unternehmen und öffentlichen Auftraggebern, sondern auch für das Privatkundengeschäft.

Die Einzelheiten des passenden Rechnungsformats besprechen Sie am besten mit Ihrem Steuerberater oder Sie fragen bei der örtlichen IHK oder Handwerkskammer nach.

Inhalte und Übermittlungswege

Inhaltlich müssen richtlinienkonforme E-Rechnungen zunächst einmal die altbekannten Rechnungs-Pflichtbestandteile aus § 14 Abs. 4 UStG enthalten. Darüber hinaus verlangt § 5 E-Rech-VO

  • eine „Leitweg-Identifikationsnummer“ (wird vom öffentlichen Auftraggeber über das Vergabe- oder Verwaltungsportal mitgeteilt),
  • die Bankverbindungsdaten,
  • die Zahlungsbedingungen sowie
  • die De-Mail-Adresse oder eine E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers.

Sofern der Auftraggeber bei der Bestellung eine Lieferantennummer und / oder eine Bestellnummer mitgeteilt hat, muss der Auftragnehmer auch diese Angaben in die E-Rechnung übernehmen.

Sofern es sich um Geschäfte mit öffentlichen Auftraggebern handelt, wird die Übermittlung normalerweise über ein Verwaltungs- und Serviceportal oder einen Webservice des Bundes oder Landes erfolgen. Konkrete Vorgaben über andere Übermittlungswege gehen aus der E-Rechnungs-Verordnung nicht hervor. Die zulässigen Übertragungsverfahren werden letztlich in den Landesgesetzen und Verordnungen geregelt. Denkbar ist auch die Möglichkeit der Rechnungsübermittlung via DE-Mail und / oder E-Mail. Auch die europäische Vergabeplattform PEPPOL hat eine „eInvoicing“-Schnittstelle, über die elektronische Rechnungen richtlinienkonform übermittelt werden können.

Und die elektronische Signatur?

Gute Frage: Die E-Rechnungs- / XRechnung-Vorschriften machen Vorgaben über die Struktur, Inhalte und technische Basis maschinenlesbarer Rechnungsdaten. An den bestehenden Authentifizierungs-Vorschriften (z. B. in Form einer elektronischen Signatur) ändert die E-Rechnungs-Verordnung nichts.

Die generelle Signaturpflicht ist für Rechnungen im Jahr 2011 abgeschafft worden: Mittlerweile genügt ein „innerbetriebliches Kontrollverfahren“, das einen „verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung“ schafft, um „die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung“ sicherzustellen.

Andererseits: Mit elektronisch signierten Rechnungen sind Sie und Ihre Geschäftspartner weiterhin auf der sicheren Seite. WISO Mein Büro unterstützt daher nach wie vor die elektronische Signatur von Ausgangsrechnungen: Sofern Sie die „Online-Poststelle“ eingerichtet haben und in der Rechnungs-Druckansicht auf das E-Mailsymbol klicken, fragt das Programm automatisch nach, ob die Rechnung elektronisch signiert werden soll. Wir werden Ihnen die praktische Signaturfunktion Ihrer Rechnungs-Software im MeinBüro-Blog demnächst einmal etwas genauer vorstellen.

Ausblick

Wie eingangs bereits gesagt: Akuten Handlungsbedarf gibt es für die meisten MeinBüro-Anwender beim Thema E-Rechnung / XRechnung derzeit nicht. Selbstverständlich halten wir Sie auf dem Laufenden, sobald es neue Verwaltungsvorschriften gibt und vor allem: Sobald WISO Mein Büro XRechnung-kompatibel ist!

Lektüretipps

Unsere Internetseiten bieten eine Menge weiterführender Informationen über Rechnungs-Vorschriften und spezielle MeinBüro-Funktionen. Hier eine kleine Auswahl:

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