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Expertinnentipp: Elster-Protokolle und MeinBüro-Dokumente wiederfinden

In unseren Software- und Buchführungs-„Crashkursen“ plaudern Fachleute und Praktiker aus dem Nähkästchen. Eine von ihnen ist Ilona Janssen: Die erfahrene Finanz- und Controlling-Expertin mit einem Faible für die Buchführung berät und unterstützt mittelständische Unternehmen beim Kostenmanagement. In ihren Seminaren zeigt sie, wie Selbstständige und Kleingewerbetreibende mit WISO Mein Büro den finanziellen Überblick behalten und mit wenig Aufwand die gesetzlichen Anforderungen erfüllen. Außerdem kennt sie eine Menge Software-Tricks und Abkürzungen zu den gerade benötigten Geschäftszahlen und Dokumenten – wie zum Beispiel diesen WISO Mein Büro erzeugt naturgemäß jede Menge Dokumente. Deren Speicherorte können Sie gezielt an die eigenen Vorstellungen anpassen.

Die Standardpfade für …

  • Druckvorlagen,
  • Dokumente und das
  • Rechnungsarchiv

… finden Sie im Menü „Datei“ – „Einstellungen“ – „Grundeinstellungen“:

Elster-Protokolle

Per Mausklick auf den Dreipunkte-Button am rechten Seitenrand öffnen Sie einen Auswahldialog, mit dem Sie bei Bedarf einen Dokumentenpfad Ihrer Wahl einstellen. Auf diese Weise haben Sie sogar die Möglichkeit, die komplette Struktur einer bereits vorhandenen Dokumentenablage direkt in WISO Mein Büro einzubinden! Ausführlichere Informationen zu diesem Thema bietet Teil 3 unserer Reihe „Dokumenten-Management für Einsteiger“.

Daneben gibt es aber auch einige nicht konfigurierbare Ablageorte. Die werden zwar seltener genutzt – wenn doch, ist es umso besser sie zu kennen. Bestes Beispiel: die Elster-Protokolle.

Elster-Protokollablage

In den Elster-„Übertragungsprotokollen“ werden die Inhalte von Umsatzsteuervoranmeldungen, Einnahmenüberschussrechnungen und anderen Datenübermittlungen ans Finanzamt gespeichert. Wenn Sie nach einer Datenübertragung versäumt haben, das PDF-Protokoll auszudrucken (oder es aus anderen Gründen erneut einsehen wollen), finden Sie die Nachweise sämtlicher Elster-Übertragungen im MeinBüro-ProgramData-Verzeichnis wieder – genauer unter: C:\ProgramData\Buhl Data Service GmbH\Mein Büro\Logs\ElsterLog

Elsterprint WISO Mein Büro

Die Dateibezeichnungen beginnen immer mit „ElsterPrint“. Außerdem lassen sie erkennen, um welche Steuer-Datenübermittlung es sich handelt, und an welchem Datum die Übermittlung stattgefunden hat: Die Umsatzsteuervoranmeldung für das 3. Quartal 2017, die am 02.10.2017 um 11:55 Uhr übermittelt wurde, heißt zum Beispiel „ElsterPrint USTVA 2017-Q3 (20171002115500).pdf“.

Allgemeine (Office-)Dokumente

Gut zu wissen ist auch der Speicherort der „Allgemeinen Dokumente“, die Sie über den Menüpunkt „Office“ aufrufen können:

Allgemeines Memo exportieren WISO Mein Büro

Sie können diesen Dokumenten-Pool recht einfach um eigene Vorlagen und Musterdateien erweitern: Angenommen, Sie erstellen und drucken häufiger Aktennotizen oder Eigenbelege. Dann kopieren Sie die passenden Vorlagen einfach in das MeinBüro-Verzeichnis der „Allgemeinen Dokumente“: Der Speicherpfad dieser „MenuDocs“ lautet: C:\ProgramData\Buhl Data Service GmbH\Mein Büro\Reports\#\MenuDocs

Ablageort Exporte WISO Mein Büro

Dabei steht das Doppelkreuz „#“ für die Mandantennummer. Da die meisten MeinBüro-Anwender mit nur einem Mandanten arbeiten, ist das normalerweise die „1“. Wenn Sie nicht mit dem MeinBüro-Mandant 1 arbeiten, ersetzen Sie die Ziffer entsprechend. Wie Sie den Dokumentenpool bei Bedarf um eigene Vorlagen ergänzen, können Sie im Beitrag „Eigenbelege, Aktennotizen und Memos drucken“ nachlesen.

Bitte beachten Sie: Im vergangenen Jahr wurde die MeinBüro-Verzeichnisstruktur an die Windows 10-Konventionen angepasst. Wundern Sie sich also bitte nicht, wenn sich die dort genannten Pfadangaben geändert haben.“

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