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Mein Büro Blog
Montag, 8. August 2016 Nicole Gottschlich | Kategorie: Features & Funktionen

Expertinnentipp: Keine Kompromisse – Datensicherung!

petra-winkelmann
In unseren Software und Business-„Crashkursen“ plaudern erfahrene Expertinnen und Praktiker aus dem Nähkästchen. Bei Seminaren in Norddeutschland übernimmt Petra Winkelmann diese Aufgabe. Die gebürtige Hamburgerin ist Gründercoach und Organisationsberaterin: Sie unterstützt Solo-Selbstständige und Kleinbetriebe beim Unternehmensaufbau, organisiert die Buchhaltung und optimiert das Zeitmanagement. In ihren Seminaren und Trainings gibt Petra Winkelmann ihr Know-how mit Begeisterung und auf leicht verständliche Weise weiter.

WISO Mein Büro passt nach ihren Erfahrungen optimal zum betrieblichen Alltag kleiner Unternehmen. Die Software ist komfortabel und die Basisfunktionen sind weitgehend selbsterklärend. Leider werden nicht alle sinnvollen und notwendigen Funktionen genutzt. Das gilt vor allem für die viel zu oft vernachlässigte regelmäßige Datensicherung:

„Elektronische Daten sind vielen Bedrohungen ausgesetzt. Denken Sie nur an Viren und Trojaner, Hard- und Softwarefehler, Verlust oder Diebstahl. Leider kann es auch die MeinBüro-Datenbank treffen, in der Sie Tag für Tag Stamm- und Vorgangsdaten und Dokumente speichern. Wird die Datenbank in Mitleidenschaft gezogen oder geht sie sogar ganz verloren, nimmt Ihr Unternehmen unter Umständen dauerhaft Schaden.

Es kann deshalb nicht oft genug wiederholt werden: Ihre Daten sind eine Ihrer wichtigsten geschäftlichen Ressourcen! Und sie sind viel empfindlicher als Ihr fachliches Know-how, Ihre persönlichen Kontakte, das Betriebsvermögen und andere materielle Ressourcen. Je mehr elektronische Transaktionen Sie vornehmen, je länger Sie im Geschäft sind, desto wichtiger werden Ihre Datenbestände! Für Profis sollten Backups daher oberste Priorität haben:

  • Regelmäßige Datensicherungen sind überlebenswichtig!
  • Backups gehören unbedingt auf einen externen Datenträger. Also niemals auf dieselbe Festplatte, auf der sich auch Ihre produktive Mein-Büro-Umgebung befindet. Anderenfalls besteht die Gefahr, dass bei Beschädigung der Festplatte oder Verlust des Computers auch die Datensicherung verloren geht! Einfach zu handhabende externe Datenträger sind zum Beispiel USB-Sticks oder USB-Festplatten.
  • Der externe Datenträger sollte außerdem nach Möglichkeit an einem anderen Ort aufbewahrt werden (also z. B. in einem Bankschließfach oder in der Cloud – mehr dazu weiter unten). Nur so sind Ihre Daten vor Einbrüchen und Bränden geschützt!

Moderne USB-Festplatten sind zum Glück sehr kostengünstig und haben mittlerweile ein Fassungsvermögen von mehreren Terabyte. Wenn Sie sich zwei oder drei davon zulegen und abwechselnd für Ihre Backups verwenden, erhöhen Sie Ihre Sicherheit zusätzlich. Sie haben immer ein Speichermedium zur Hand. Und falls wider Erwarten Probleme bei einer Datenwiederherstellung gibt, können Sie notfalls auf den vorletzten Datenstand zugreifen. Außerdem vereinfachen Sie so den Transport zum sicheren Ablageort.

Ob Sie Ihre wertvollen Datenbestände monatlich, wöchentlich, täglich oder gar stündlich sichern, hängt von der Anzahl und dem Wert Ihrer geschäftlichen Transaktionen ab. Und vom Aufwand, der erforderlich ist, zwischenzeitlich verloren gegangene Daten zu rekonstruieren. Wichtiger als eine (anfänglich) besonders hohe Backup-Frequenz, die bald in Vergessenheit gerät, sind etwas seltenere, dafür aber konsequent eingehaltene Datensicherungs-Termine (z. B. jeden Freitagabend oder jeden letzten Samstag im Monat).

Backup at your fingertips!

Apropos Aufwand: Im Menü „Datei > Daten sichern“ stehen Ihnen gleich mehrere komfortable Backup-Alternativen zur Verfügung, die Sie mit wenigen Mausklicks blitzschnell starten: Im oberen Teil („Was sichern“) legen Sie fest, ob neben der eigentlichen MeinBüro-Datenbank auch die dazugehörigen Dokumente, Zeichnungen sowie das separate Rechnungsarchiv gesichert werden sollen.
Datensicherung

Im mittleren Teil („Wo sichern“) legen Sie den Sicherungsort fest:

  • Wenn Sie sich dort für die „Lokale Datensicherung“ entscheiden, wählen Sie als „Sicherungspfad“ einen externen Datenträger aus.
  • Zusätzlich zur lokalen Datensicherung bietet Ihnen das Programm die Möglichkeit, Ihr Backup direkt in einem „Cloudspeicher“ Ihrer Wahl abzulegen. Die MeinBüro-Datensicherung kann sich mit der Dropbox, Microsoft OneDrive, Google Drive und der box-Cloud verbinden. Auf diese Weise steht Ihnen jederzeit eine Kopie Ihre Daten standortunabhängig zur Verfügung. Damit haben Sie selbst dann noch Zugriff auf Ihren aktuellen Datenbestand, wenn ein Einbrecher Ihr Büro komplett ausräumt oder gar das Gebäude abbrennt.

Ganz gleich, ob lokale Datensicherung oder Cloudspeicher: Im unteren Teil des Datensicherungs-Dialogs („Status“) lösen Sie den Backup-Prozess per Mausklick auf die Schaltfläche „<F11> Datensicherung starten“ aus.

Die verschiedenen Backup-Strategien lassen sich auch ganz einfach miteinander kombinieren:

  • Ein Online-Händler mit großem Webshop und vielen Transaktionen sichert seine MeinBüro-Daten zum Beispiel täglich auf dem Backup-Server seines Netzwerks, der im Keller steht – ergänzt um ein wöchentliches Backup seiner kompletten Arbeitsumgebung auf einer externen lokalen Festplatte, die er im Bankschließfach aufbewahrt.
  • Einem Handwerker genügen unter Umständen wöchentliche MeinBüro-Datensicherungen auf einem USB-Stick – ergänzt um ein monatliches Backup seiner kompletten Arbeitsumgebung auf einer externen lokalen Festplatte, die er im Bankschließfach aufbewahrt.
  • Ein IT-Freelancer schließlich begnügt sich mit täglichen/wöchentlichen Backups seiner MeinBüro-Daten in der Cloud und einer monatlichen lokalen Datensicherung auf einem externen Datenträger.

Und gleich noch ein Tipp hinterher: Das MeinBüro-Handbuch (zu finden im Software-Menü „Hilfe > Bedienanleitung“) bietet ab Seite 486 eine Schritt-für-Schritt-Anleitung der verschiedenen Backup-Alternativen.

Nun aber Hand aufs Herz: Wann haben Sie Ihre letzte komplette Datensicherung gemacht? Wenn Sie das nicht auf Anhieb wissen oder der Termin länger als einen Monat zurückliegt, sollte Sie jetzt sofort in Backup-Aktion kommen. Keine Ausrede: Es gibt nichts Gutes, außer man tut es!“

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