Modul Dokumente+: Einfach sicher & professionell!

Schon gesehen? Mit dem neuen MeinBüro-Modul Dokumente+ machen Sie Ihre Bürosoftware zu einem Dokumentenmanagementsystem. Mit dessen Hilfe legen Sie elektronische Unterlagen aller Formate und Größe sicher in einer internen Datenbank ab.

Ganz gleich, ob Briefe, Bestellungen, Kalkulationen, Verträge, Ein- und Ausgangsrechnungen, Zahlungsbelege oder auch Bewerbungsschreiben:

• Das Modul Dokumente+ macht Schluss mit der ewigen Suche in Aktenordnern und auf Festplatten: Auf benötigte Informationen greifen Sie bei Bedarf blitzschnell zu.
• Gleichzeitig sind sämtliche geschäftlichen Dokumente gegen unbefugten Zugriff geschützt. Die individuellen Zugriffsrechte legen Sie in der Mitarbeiter-Rechteverwaltung fest.
• Die Zeitpunkte der Aufnahme und Aktualisierung von Dokumenten werden automatisch protokolliert.
• Ein smarter Importassistent sorgt dafür, dass auch die bisher über das Windows-Dateisystem eingebunden externen Belege in die neue Dokumenten-Datenbank übernommen werden.

GoBD & DSGVO: Safety first!

Die Anforderungen an die Aufbewahrung elektronischer Unterlagen und den innerbetrieblichen Datenschutz sind in den vergangenen Jahren enorm gestiegen. Vor allem die …

• Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und die
• „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD)

… machen vielen Unternehmen zu schaffen. Vor allem Selbstständige und kleine Unternehmen wissen oft nicht, wie sie die komplizierten Vorschriften im betrieblichen Alltag umsetzen sollen.

Lektüretipps:

Erste Hilfe und Orientierung im GOBD- und DSGVO-Dschungel bieten die beiden folgenden MeinBüro Beiträge:

• Praxisleitfaden: So unterstützt Sie MeinBüro bei der GoBD-konformen Büroarbeit (PDF, 2 MB)
• Datenschutz-Grundverordnung: Don’t panic!

Professionelles Dokumentenmanagement

Mit dem Modul Dokumente+ stellt Ihnen WISO MeinBüro ein GoBD– und DSGVO-konformes Dokumentenmanagement-System zur Verfügung, das nahtlos in die übrige Bürosoftware eingebunden ist:

• Jedes Dokument ist mit mindestens einem Datensatz in MeinBüro verknüpft (z. B. einem Kunden, einem Artikel oder einer Rechnung).
• Neben diesem Hauptverweis lässt sich jedes Dokument mit weiteren Vorgängen oder Datensätzen verknüpfen.

 

Auf diese Weise ist ein Dokument zum Beispiel nicht nur einem bestimmten Kunden zugeordnet: Sie können es gleichzeitig mit Angeboten, Aufträgen, Projekten und/oder Rechnungen verknüpfen. Entbehrliche Zuordnungen lassen sich selbstverständlich auch wieder löschen. Die schwierige Frage „Wo lege ich den Vorgang am besten ab!?“ gehört damit endgültig der Vergangenheit an.

Zusammen mit den enthaltenen Filterfunktionen erleichtern und beschleunigen die intelligenten Verknüpfungen das Wiederauffinden von Dokumenten beträchtlich.

Bitte beachten Sie:

• Im Unterschied zur standardmäßigen MeinBüro Dokumentenablage werden beim Modul Dokumente+ sämtliche Unterlagen in einer separaten Datenbank abgelegt. Aus Datenschutz- und Sicherheitsgründen lassen sich die Inhalte nicht mehr über den Windows-Dateipfad aufrufen!
• Das Zusatzmodul Dokumente+ ersetzt die in WISO MeinBüro standardmäßig enthaltene Dokumentenablage vollständig. Ein komfortabler Importassistent unterstützt Sie bei der Datenübernahme.
• Die bisherige Ordnerstruktur lässt sich jedoch nicht ohne Weiteres rekonstruieren. Aus diesem Grund ist ein Test des Moduls Dokumente+ leider nicht möglich!

Professionelles Dokumentenmanagement im Überblick

Täglich verbringen Selbstständige und ihre Mitarbeiter Stunden auf der Suche nach wichtigen Dokumenten und Informationen. Das Modul Dokumente+ kombiniert die Vorzüge des sicheren Dokumentenmanagements mit einer effizienten Datenverwaltung und dem komfortablen Wiederauffinden von Informationen.

 

Hier die wichtigsten Features auf einen Blick:

• Ihre Dokumente sind gegen unbefugte Zugriffe gesichert: Zugriffsrechte und Bearbeitungsmöglichkeiten lassen sich im Abschnitt „Dokumente+“ der Rechteverwaltung gezielt festlegen.
  Tipp: Sie finden den Eingabedialog im Arbeitsbereich „Stammdaten > Mitarbeiter“ beim betreffenden Mitarbeiter unter „Benutzergruppen verwalten“.
• Sie können wahlweise einzelne oder gleich mehrere Dokumente aufnehmen: Die Dokumentenablage lässt sich ganz bequem per Ziehen & Ablegen befüllen.
• Jedes Dokument hat intern eine eindeutige Dokumentennummer.
• Die Zeitpunkte der Aufnahme und Aktualisierung von Dokumenten in die Datenbank werden automatisch protokolliert.
• Jedem Dokument sind eine Reihe von Metadaten zugeordnet (z. B. Dokumentendatum, Dokumententyp, Sachbearbeiter). Über die Informationen greifen Sie auch bei großen Datenbeständen schnell auf einzelne Dokumente zu.
• Mithilfe einer komfortablen Scan-Funktion nehmen Sie physische Unterlagen blitzschnell in Ihre digitale Dokumentenablage auf.
• Dokumente können exportiert oder per E-Mail verschickt werden.
• Ein smarter Importassistent sorgt dafür, dass auch die bisher über das Windows-Dateisystem eingebundenen Dokumente zuverlässig in die neue Datenbank übernommen werden.

Lektüretipps:

• Noch mehr gute Gründe für das Modul Dokumente+ finden Sie auf der Übersichtsseite „Ihr Dokumentenmanagement in MeinBüro“.
• Ausführliche Informationen zu den einzelnen Funktionen und dem Handling der MeinBüro Dokumentenverwaltung gibt es im Online-Handbuch. Dort erfahren Sie auch, was beim Import Ihrer bisherigen Dokumentenablage zu beachten ist.
• Informationen zur klassischen Dokumentenablage bietet der Blogbeitrag „Vielseitig nutzbar: Dokumenten-Ablage in MeinBüro“.