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Der Artikelstamm – ein mächtiges Werkzeug

Der Artikelstamm – ein mächtiges Werkzeug

Der Artikelstamm – das ist hoffentlich mehr als eine schnöde Liste Ihrer angebotenen Waren und Dienstleistungen. Denn obwohl das Thema Artikelverwaltung für Unternehmen zu den absoluten Basics gehört, steckt noch viel mehr dahinter als ein paar Tabellen.

Egal, ob Sie als Online-Händlerin, Fotograph, Tierärztin oder IT-Dienstleister unterwegs sind: Genau wie gut gepflegte und clever genutzte Kundendaten kann der Artikelstamm für Sie zu einem richtigen Power-Tool werden, mit dem Sie

  • Ihre geschäftlichen Prozesse optimieren und dadurch Zeit sparen können,
  • Ihr Business und seinen Erfolg im Blick behalten und optimieren,
  • Ihr Angebot weiter verbessern und damit noch mehr Kunden erreichen.

In diesem Beitrag möchten wir Ihnen zeigen, welche Kriterien ein guter Artikelstamm erfüllen sollte und wie Sie mehr aus Ihrer Artikelverwaltung herausholen.

Artikel müssen nicht zum Anfassen sein

Als Unternehmer definieren Sie Ihr Angebot selbst und bauen sich damit einen Artikelstamm auf. Er ist die (heutzutage in der Regel digitale) Aufstellung sämtlicher Artikel, die Sie anbieten. Mit ‚Artikeln‘ meinen wir dabei nicht zwingend handfeste Gegenstände oder Materialien zum Anfassen, sondern jede Art von Leistung, die Sie in irgendeiner Form für Ihre Kunden erbringen. Das können ebenso gut Beratungsstunden oder Anfahrtspauschalen sein, je nach dem, auf welchem Gebiet Sie tätig sind. Ein Artikel bezieht sich dann einfach auf Ihre geleistete Arbeitszeit.

Falls Sie auf eine umfassende Softwarelösung für die Verwaltung Ihres Unternehmens setzen, wird diese den Artikelstamm höchstwahrscheinlich mit verschiedenen anderen Daten verknüpfen. Der Artikelstamm dient dann als Basis für Ihre Angebote und Rechnungen, auf denen die Artikel dann als einzelne Positionen erscheinen. Das ist äußerst praktisch und effizient.

In MeinBüro können Sie für Ihre Artikel individuelle Einheiten wählen oder völlig neue Artikeleinheiten anlegen. Wer beispielsweise Beratungsleistungen oder Weiterbildungen anbietet, kann einen Artikel wie „Seminar XY“ oder „Beratungsgespräch“ erstellen, als Einheit eine Stunde angeben und den Artikel dann auf den eigenen Rechnungen verwenden. Auch minutengenaue Abrechnungen sind möglich, oder Sie verzichten ganz auf die Angabe einer Einheit. Testen Sie die Flexibilität von WISO Mein Büro jetzt 30 Tage kostenlos.

artikelstamm als grundlage für rechnung
Bei dieser Beispielrechnung aus WISO Mein Büro erscheinen die verschiedenen Artikel mit unterschiedlichen Einheiten. Auch die Bezeichnungen und Preise der einzelnen Posten sind frei definierbar und damit für jedes Business geeignet. Elemente wie die Artikelnummer oder die Einheit lassen sich auf Wunsch auch ausblenden, während die Pflichtangaben auf der Rechnung immer erhalten bleiben.

Die Vorteile einer effizienten Artikelverwaltung

Wer seinen Artikelstamm gut pflegt und das passende Tool einsetzt, kann sehr viel Zeit sparen. Denn als Datenbank liefert er die Grundlage, mit deren Hilfe Sie verschiedene Dokumente automatisch erzeugen können. Leistungen oder Produkte, die Sie immer wieder verkaufen, erscheinen so mit wenigen Klicks auf Ihren Rechnungen und Sie müssen die Posten nicht jedes Mal von Neuem selbst hinzufügen, wenn Sie eine Rechnung schreiben.

Und Sie müssen auch nicht umständlich mehrere Ordner durchwälzen, bis Sie die richtigen Preise für bestimmte Artikel zusammengesucht haben. Digitale und zeitgemäße Artikelverwaltung bedeutet auch, dass Sie anhand von Such- und Filterfunktionen super schnell alles finden, was Sie für Angebote und Rechnungen brauchen.

In WISO Mein Büro zum Beispiel können Sie mehrere Artikel zu Sets zusammenfassen, die Sie dann bequem als vordefinierte Kombination wiederverwenden können. Wer etwa als Coach arbeitet und Seminare anbietet, kann seinen Kunden mit diesem Feature ein bestimmtes Schulungspaket „schnüren“ inklusive Anfahrtspauschalen, Verpflegungskosten etc., ohne die einzelnen Bestandteile jedes Mal neu zur Aufstellung hinzufügen zu müssen. Mehr dazu erfahren Sie in unserem Beitrag über Artikelsets.

Trotz Automatisierung: Jede vernünftige Bürosoftware macht es den Nutzern immer möglich, die erstellten Dokumente im Einzelfall noch anzupassen und auf das jeweilige Angebot sowie jeden einzelnen Kunden individuell abzustimmen, zum Beispiel durch Sonderpreise für treue Stammkunden. So viel Freiheit und Individualität sollte eine gute Artikelverwaltung schon mitbringen.

Egal für welches Programm Sie sich entscheiden: Achten Sie darauf, dass es verschiedene Bereiche wie Kundenverwaltung, Artikel, Angebote und Rechnungen, Briefe schreiben und so weiter miteinander vereint. Nichts ist lästiger, als Daten von einem System ins andere per Hand übertragen zu müssen.

Aber eine gut strukturierte Artikelverwaltung bringt Ihnen noch mehr:

Eine All-In-One-Lösung wie WISO Mein Büro nutzt den Artikelstamm auch, um Sie als Nutzer auf dem Laufenden zu halten, was die Entwicklung Ihres Unternehmens angeht. Auswertungen auf Basis der Artikeldaten können Aufschluss geben über Ihre besonders erfolgreichen Topseller. Auch als Dienstleister bewerten Sie auf diese Weise Ihre angebotenen Leistungen und können entsprechend optimieren.

Oder Sie finden mithilfe dieser Daten heraus, dass Sie einen Artikel besser aus Ihrem Angebot herausnehmen, weil die Gewinnspanne zu gering ist. Das funktioniert, indem Sie für Ihre Artikel zusätzlich zum Verkaufs- auch einen Einkaufspreis hinterlegen.

Dann konzentrieren Sie sich besser auf das Wesentliche und bieten an, was Ihre Kunden wirklich wollen. So bringen Sie Ihr Unternehmen voran.

auswertungen erstellen mithilfe artikelstamm
Aus Ihren Artikeldaten stellen Sie verschiedene Auswertungen und Unternehmenskennzahlen zusammen, um zum Beispiel Ihre am meistverkauften Produkte auf einen Blick zu sehen oder diejenigen Angebote, bei denen Sie besonders hohe Gewinnspannen erzielen.

Genau wie eine gute Kundenverwaltung helfen Ihnen sauber geführte Artikeldaten an vielen Stellen weiter, gerade auch als Dienstleister.

Noch ein Hinweis speziell für Online-Händler oder solche, die es werden wollen: Shop-Betreiber bieten oft ein besonders großes Sortiment verschiedener Produkte an, die im Artikelstamm erfasst und verwaltet werden. Am besten setzen Sie eine Bürosoftware mit Webshop-Schnittstelle ein, um Kunden- und Artikeldaten sowie Ihren Shop clever miteinander zu verzahnen.

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