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Aufbewahrungsfristen 2019: Diese Dokumente können Sie gefahrlos entsorgen

Selbstständige und Unternehmer sollten unbedingt die Aufbewahrungsfristen für wichtige Dokumente im Blick behalten, wenn sie finanzielle Nachteile verhindern wollen. Denn wer verfrüht auf Papierkorb oder Schredder zurückgreift, muss mit einer groben Schätzung der eigenen Besteuerungsgrundlagen durch das Finanzamt rechnen. Um solchen Ärger zu vermeiden, liefern wir Ihnen die essenziellen Basics zu den Aufbewahrungsfristen 2019:

Für wen gelten die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen?

Aus  § 147 Abgabenordnung und § 14b Umsatzsteuergesetz ergeben sich bereits zahlreiche Aufzeichnungspflichten für Selbstständige und Unternehmer verschiedener Formen. Außerdem sind Sie an die Bestimmungen des Handelsrechts gebunden, wenn Sie als Kaufmann ins Handelsregister eingetragen sind oder Ihr Unternehmen der Buchführungspflicht unterliegt. Diese weiteren Bestimmungen finden sich unter § 257 HGB.

Darüber hinaus sollten Sie natürlich auch private Unterlagen nicht einfach sofort wegwerfen. Verträge, Steuerunterlagen oder Bankunterlagen sind nur einige Beispiele für Dokumente, die Sie später noch einmal dringend brauchen könnten.

Wichtiger Hinweis: Abhängig von Ihrer Branche gelten für Sie möglicherweise weitere Aufbewahrungspflichten. Die Details besprechen Sie im Zweifel am besten mit Ihrem Steuerberater.

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Wie lange muss welches Dokument aufbewahrt werden?

Je nach Art des geschäftlichen Dokuments gilt entweder eine Frist von 10 beziehungsweise von 6 Jahren. Hier einige Beispiele:

  • 10 Jahre gelten für Eröffnungsbilanzen, Bücher, Jahresabschlüsse, Quittungen oder Rechnungen, weitere Buchungsbelege, Inventuren, Lohnsteuerunterlagen.
  • 6 Jahre gelten für Handelsbriefe und Geschäftsbriefe (empfangene im Original, versendete als Kopie) und sonstige steuerlich relevante Unterlagen.

Wann genau beginnt eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist?

Die Frist startet in der Regel mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem im Dokument die letzte Eintragung gemacht worden ist beziehungsweise in dem der Beleg oder die sonstige Aufzeichnung entstanden ist. Wenn Sie also Ihren Jahresabschluss für 2017 im November 2018 fertiggestellt haben, beginnt die Aufbewahrungsfrist für den Jahresabschluss am 31. Dezember 2018. Dementsprechend kann das Dokument am 01. Januar 2029 entsorgt werden.

Was bedeutet das für die Aufbewahrungsfristen 2019?

Daraus ergibt sich, dass Sie seit dem 01. Januar 2019 zum Beispiel Rechnungen aus dem Jahr 2008 vernichten dürfen. Dasselbe gilt für Bücher und Aufzeichnungen mit der letzten Eintragung aus 2008 oder Jahresabschlüsse, die Sie bis zum 31. Dezember 2008 oder früher erstellt haben (Ende der 10-jährigen Frist). Ihre empfangenen oder versendeten Handels- und Geschäftsbriefe bis zum 31. Dezember 2012 dürfen Sie ebenso entsorgen (Ende der 6-jährigen Frist).

Link-Tipp: Bei der IHK Essen finden Sie diese praktische Liste vieler Unterlagen, deren Aufbewahrungsfristen 2019 abgelaufen sind.

Gibt es Ausnahmen?

Selbstverständlich – mal ehrlich, hätten Sie etwas anderes erwartet? Zum Beispiel, wenn Unterlagen für eine begonnene Außenprüfung oder eine vorläufige Steuerfestsetzung relevant sind. Im Einzelfall können Gerichtsverfahren oder spezielle Anforderungen bei bestimmten Berufsgruppen für verlängerte Aufbewahrungsfristen sprechen. Auch hier lautet unsere Empfehlung, dass Sie sich bei Unsicherheiten an einen Steuerberater wenden.

In welcher Form müssen die Dokumente aufbewahrt werden? Elektronisch oder auf Papier?

Wichtig: Auf die Form der Unterlagen kommt es nicht an. Die Aufbewahrungspflichten gelten für konventionell gedruckte oder geschriebene Geschäftsbriefe, elektronische Dokumente (z. B. im PDF-Format) oder auch E-Mails oder Fax-Sendungen. Originär elektronische Dokumente müssen Sie nicht ausdrucken. Es genügt, wenn Sie sie in elektronischer Form archivieren und sie bei Bedarf (z. B. anlässlich einer Steuerprüfung) auf dem Bildschirm lesbar machen können. Die Archivierung in elektronischer Form ist nach GoBD allerdings Pflicht!

Nutzer von MeinBüro werden von der Software dank verschiedener Hilfestellungen und Sicherheits-Features bei der Einhaltung ihrer allgemeinen Aufzeichnungs- und Aufbewahrungs-Pflichten sowie der GoBD-Richtlinien unterstützt. Beachten Sie dazu auch unseren Praxisratgeber „So arbeiten Sie mit MeinBüro GoBD-konform“.

Dokumentenaufbewahrung mit MeinBüro

Softwaretipp: Eine spürbare Entlastung im Papierwust bietet die praktische elektronische MeinBüro-Dokumentenablage. Im „Details“-Bereich der Stammdatenverwaltung (z. B. bei Kunden, Artikeln und Lieferanten) sowie in vielen Vorgangsarten (z. B. bei Rechnungen, Projekten, Kontoauszügen) finden Sie das Register „Dokumente“:

Dokumente schreddern WISO Mein Büro

Dort können Sie …

  • elektronische Unterlagen aller Art ablegen,
  • Verknüpfungen zu Dokumenten erstellen, die an anderer Stelle des Dateisystems gespeichert sind,
  • Texte, Tabellen und Multimediadateien neu anlegen und sogar
  • Papierbelege einscannen!

Probieren Sie es einfach aus: Die praktische Dokumentenablage erspart Ihnen das ständige Stöbern in den Dateiverzeichnissen Ihrer Festplatte! Endlich finden sich alle Artikel-, Kunden-, Auftrags- und Zahlungsdaten an einer zentralen Stelle!

Besonders praktisch: Mithilfe der Tastenkombination „STRG+D“ rufen Sie Ihre Dokumentenablage direkt aus den Stammdaten- und Vorgangstabellen auf. Das erspart Ihnen den Umweg über das Öffnen der Registerkarte „Dokumente“ oder die „Details“-Ansicht. Weitere Informationen finden Sie im MeinBüro-Handbuch ab Seite 265 unter der Überschrift „Dokumentenmappen anlegen“.

Hinweis

In diesem Beitrag geben wir persönliche Empfehlungen weiter. Für die Richtigkeit und Vollständigkeit der Informationen übernehmen wir keine Garantie.

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