Aufbewahrungsfristen 2021: Diese Dokumente können Sie gefahrlos entsorgen

Selbstständige und Unternehmer sollten unbedingt die Aufbewahrungsfristen für wichtige Dokumente im Blick behalten, wenn sie finanzielle Nachteile verhindern wollen. Denn wer verfrüht auf Papierkorb oder Schredder zurückgreift, muss mit einer groben Schätzung der eigenen Besteuerungsgrundlagen durch das Finanzamt rechnen.

Um solchen Ärger zu vermeiden, liefern wir Ihnen die wichtigsten Grundlagen zu den aktuellen Aufbewahrungsfristen (Stand 2021):

Für wen gelten die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen?

Die grundlegenden Aufzeichnungspflichten für Selbstständige und Unternehmer ergeben sich aus  § 147 Abgabenordnung und § 14b Umsatzsteuergesetz. Sie sind buchführungspflichtig und/oder ins Handelsregister eingetragen? Dann gelten darüber hinaus die weitergehenden Bestimmungen des § 257 HGB.

Bitte beachten Sie:

• Abhängig von Ihrer Branche müssen Sie unter Umständen längere Aufbewahrungspflichten beachten. Das gilt zum Beispiel für Mediziner oder Architekten. Die Details besprechen Sie am besten mit Ihrem Steuerberater oder Sie fragen bei Ihrem Berufs- oder Branchenverband nach.
• Für Privatpersonen gelten bis auf wenige Ausnahmen (z. B. Grundstücksgeschäfte und Bauaufträge) grundsätzlich keine Im eigenen Interesse ist es aber sinnvoll, wichtige Unterlagen längerfristig zu verwahren (z. B. Sozialversicherungsnachweise oder auch Steuerbescheide).

Wie lange muss welches Dokument aufbewahrt werden?

Im Geschäftsleben unterscheidet der Gesetzgeber zwischen einer 6- und 10-jährigen Aufbewahrungsfrist:

• 10 Jahre lang müssen Eröffnungsbilanzen, Bücher, Jahresabschlüsse, Rechnungen, Quittungen und andere Buchungsbelege sowie Inventur- und Lohnsteuerunterlagen verwahrt werden.
• 6 Jahre lang aufzubewahren sind alle übrigen steuerlich relevanten Unterlagen sowie Handels- und Geschäftsbriefe – eingehende Geschäftspost dabei im Original, ausgehende Geschäftspost als Kopie.

Wann beginnt eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist?

Die Aufbewahrungsfrist startet in der Regel am Ende des Kalenderjahres, in dem …

• der Beleg oder die Aufzeichnung entstanden oder aber
• die letzte Eintragung im Dokument gemacht worden ist.

Für Ein- und Ausgangsrechnungen aus dem Jahr 2020 läuft die Aufbewahrungsfrist in der Regel von Anfang 2021 bis Ende 2030. Entsorgen dürfen Sie Abrechnungsunterlagen demnach frühestens am 1. Januar 2031.

Etwas anders verhält es sich mit dem Jahresabschluss für 2020: Wenn Sie den zum Beispiel im Juli 2021 fertigstellen, beginnt die zehnjährige Aufbewahrungsfrist erst Ende 2021. Sie dauert dann von 2022 bis einschließlich 2031. Entsorgen dürfen Sie den Jahresabschluss des Jahres 2020 daher frühestens am 1. Januar 2032.

Was bedeutet das für den Frühjahrsputz 2021?

Rückwärts gerechnet bedeutet das:

• Seit 1. Januar 2021 dürfen Sie beispielsweise die Rechnungen aus dem Jahr 2010 vernichten.
• Dasselbe gilt für Bücher und Aufzeichnungen mit der letzten Eintragung aus 2010 oder Jahresabschlüsse, die Sie bis zum 31. Dezember 2010 oder früher erstellt haben (Ende der 10-jährigen Frist).
• Geschäftspost, die bis einschließlich 31. Dezember 2014 eingegangen oder verschickt worden ist, dürfen Sie im Frühjahr 2021 ebenfalls entsorgen (Ende der 6-jährigen Frist).

Praxistipp: Eine alphabetische Liste geschäftlicher Dokumente, deren Aufbewahrungsfrist im Jahr 2021 abgelaufen ist, hat die IHK Essen veröffentlicht.

Gibt es Ausnahmen?

Aber ja:

• Falls das betreffende Wirtschaftsjahr in der Zwischenzeit Gegenstand von Steuerprüfungen oder laufenden Gerichtsverfahren ist, kann sich die Aufbewahrungsfrist verlängern.
• Wie eingangs bereits erwähnt, müssen außerdem bestimmte Berufsgruppen längere Aufbewahrungsfristen beachten.

Die Einzelheiten besprechen Sie in solchen Fällen mit Ihrem Anwalt oder Steuerberater. Oder Sie fragen bei Ihrem Berufs- oder Branchenverband nach.

In welcher Form müssen die Dokumente aufbewahrt werden?

Auf die Form der Unterlagen kommt es nicht an. Die Aufbewahrungspflichten gelten sowohl für …

• konventionell gedruckte oder geschriebene Unterlagen als auch für
• elektronische Dokumente (z. B. im PDF-Format) sowie
• E-Mails oder Fax-Sendungen.

Ursprünglich elektronische Dokumente brauchen Sie nicht auszudrucken. Es genügt, sie in elektronischer Form zu archivieren und sie bei Bedarf auf dem Bildschirm lesbar machen zu können (z. B. anlässlich einer Steuerprüfung). Die Archivierung in elektronischer Form ist nach GoBD allerdings Pflicht!

Die gute Nachricht: Nutzer von MeinBüro werden von der Software dank verschiedener Hilfestellungen und Sicherheitsfeatures bei der Einhaltung ihrer allgemeinen Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten sowie der GoBD-Richtlinien unterstützt.

Lektüretipp: Ausführlichere Informationen zu diesem Thema finden Sie im Praxisratgeber „So arbeiten Sie mit MeinBüro GoBD-konform“.

Softwaretipp: Dokumentenaufbewahrung mit MeinBüro

Eine spürbare Entlastung im Papierwust bietet die elektronische Dokumentenablage von WISO MeinBüro. Im „Details“-Bereich der Stammdatenverwaltung (z. B. bei Kunden, Artikeln und Lieferanten) sowie in vielen Vorgangsarten (z. B. bei Rechnungen, Projekten und Kontoauszügen) finden Sie das Register „Dokumente“:

Dort können Sie …

• elektronische Unterlagen aller Art ablegen,
• Verknüpfungen zu Dokumenten erstellen, die an anderer Stelle des Dateisystems gespeichert sind,
• Texte, Tabellen und Multimediadateien neu anlegen und sogar
• Papierbelege einscannen!

Probieren Sie es einfach aus: Die smarte Dokumentenablage erspart Ihnen das ständige Stöbern in den Dateiverzeichnissen Ihrer Festplatte. Endlich finden sich alle Artikel-, Kunden-, Auftrags- und Zahlungsdaten an einer zentralen Stelle!

Besonders praktisch: Mithilfe der Tastenkombination „STRG+D“ rufen Sie Ihre Dokumentenablage direkt aus den Stammdaten- und Vorgangstabellen auf. Das erspart Ihnen den Umweg über das Öffnen der Registerkarte „Dokumente“ oder die „Details“-Ansicht.

Und gleich noch ein Tipp hinterher: Wenn Sie mehr Komfort und Flexibilität bei der Ablage, Archivierung und Entsorgung elektronischer Dokumente brauchen, lohnt sich ein Blick auf das MeinBüro Modul Dokumente+. Die preiswerte Erweiterung ermöglicht professionelles Dokumentenmanagement. Die eingebaute Scanner-Schnittstelle bringt Sie dem papierfreien Büro zudem einen großen Schritt näher.