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Expertentipp: Erfolgreiches Inkasso statt mühsamer Mahn-Mehrkampf

Dr. Andreas Lutz, Betreiber der Website gruendungszuschuss.de und Vorsitzender des Verbands der Gründer und Selbstständigen Deutschland (VGSD), ist Deutschlands bekanntester Gründungsberater und Autor zahlreicher Startup-Ratgeber. Für ihn ist WISO Mein Büro schlicht die ideale Software für Gründer, Selbstständige, kleine und mittlere Unternehmen.

Deshalb hat „Mr. Gründungszuschuss“ ein bundesweites Seminarprogramm organisiert, in dem erfahrene Berater und Business-Trainer den optimalen Einsatz von WISO Mein Büro in der betrieblichen Praxis demonstrieren. Dazu gehören auch praxisnahe Profitricks zum erfolgversprechenden Forderungsmanagement – wie zum Beispiel dieser:

„Vielleicht kennen Sie die Situation: Der Auftrag ist längst abgeschlossen, die Rechnung gestellt, doch der Kunde zahlt einfach nicht. Der Ausweg: ein gutes Mahnwesen. Häufig läuft das jedoch nach dem immer gleichen Muster ab. Zuerst wird ein freundlicher Brief mit einer Zahlungsaufforderung verschickt. Reagiert der Kunde nicht, geht ein etwas weniger freundlicher Brief an ihn, in dem noch einmal auf die ausstehende Zahlung hingewiesen wird. Auch dann passiert oft nichts.

Einmal abgesehen davon, dass der mühsame Mahn-Mehrkampf vielfach gar nicht erforderlich ist, lautet mein Vorschlag: Verlassen Sie die ausgetretenen Wege und setzen Sie auf persönliche Kontaktaufnahme. Rufen Sie an, schreiben Sie SMS-Kurznachrichten oder E-Mails oder nehmen Sie Kontakt über soziale Medien auf. Die Möglichkeit, Zahlungserinnerungen über Facebook oder XING zu versenden, wird bisher selten genutzt und zeigt erstaunliche Wirkung. Das liegt daran, dass der Kontakt direkter und persönlicher ist – und sich die Kunden Ihrer Zahlungserinnerung nicht so leicht entziehen können. Selbstständige, die unkonventionelle Wege gehen, berichten von sehr guten Erfolgen – bei zugleich geringerem Aufwand.

Auch bei einem Telefonat kann Ihnen der Kunde nicht so leicht ausweichen, wenn im direkten Gespräch Verbindlichkeit gefordert wird. Falls Sie die Erfahrung machen, dass hartnäckige Schuldner Ihre Anrufe nicht entgegennehmen, versuchen Sie es einfach einmal mit Rufnummernunterdrückung. Eine SMS erreicht den Empfänger ebenfalls oft unerwartet: Das führt dazu, dass Schuldner eher reagieren und zahlen. Ein bisschen lästig dürfen (und sollten!) Sie säumigen Zahlern schon werden.

WISO Mein Büro unterstützt das klassische Mahnwesen – das Programm hilft Ihnen aber auch dabei, kreative Mahnwege auszuprobieren:

  • Die Software überwacht Ihre offenen Rechnungen und weist Sie durch ein rotes Ampelsymbol in der Rechnungsliste automatisch darauf hin, dass die Zahlungsfrist überschritten ist.
  • Im Bereich „Finanzen“ – „Mahnungen“ finden Sie die dazugehörigen Mahnschreiben: Sie brauchen die Mahnungen nur noch auszudrucken und zu verschicken. Über das Kontextmenü (rechter Mausklick auf den betreffenden Vorgang) rufen Sie die Seitenvorschau und den Druck-Dialog auf. Per „Stapeldruck gewählter Mahnungen“ lassen sich gleich mehrere Zahlungserinnerungen ansehen und ausdrucken.
  • Über das Kontextmenü können Sie aber auch sofort ein Telefongespräch starten, eine E-Mail senden und andere Kommunikationskanäle auswählen:
    mahnungen1
  • Über „Gehe zu Kunde“ landen Sie direkt in der Kundenliste: Sofern beim betreffenden Kunden eine Mobilfunknummer hinterlegt und ein SMS-Provider ausgewählt ist, können Sie über das Kontextmenü auch gleich eine SMS verschicken.
  • Unter „Stammdaten“ – „Kleinstammdaten“ – „Zahlungsbedingungen“ passen Sie die Voreinstellungen des Programms ganz gezielt an Ihren persönlichen Mahnstil an.
  • Über „Stammdaten“ – „Kleinstammdaten“ – „Textbausteine“ nehmen Sie außerdem Einfluss auf die Standardformulierungen, die das Programm bei den einzelnen Mahnstufen verwendet.

Wenn Sie mehr darüber erfahren wollen, wie Sie Ihr Mahnwesen und Ihre gesamte Buchführung effizient organisieren, besuchen Sie unseren Crashkurs „Rechnung, Buchführung, Steuer“.

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