Ilona Jansen MeinBüro Bürosoftware

© Ilona Janssen

Expertentipp: MeinBüro-Angebote per Aufgabe nachverfolgen

Wenn Kunden nicht kurzfristig reagieren, fallen schwebende Angebote im hektischen Büroalltag leicht unter den Tisch. Schlimmer noch: Auch unvollendete Aufträge sind vom Vergessen bedroht, wenn ein Vorgang zum Beispiel wegen fehlender Einzel- oder Ersatzteile vorübergehend auf Eis liegt.

Solche Versäumnisse lassen sich mit WISO MeinBüro zum Glück leicht vermeiden. Mit der Funktion „Neue Aufgabe zum Angebot (Auftrag) erstellen“ sorgen Sie dafür, dass das Programm Sie zu einem Zeitpunkt Ihrer Wahl an den betreffenden Vorgang erinnert. Sie finden die flexible Erinnerungsstütze im Kontextmenü der Arbeitsbereiche „Verkauf“ – „Angebote“ sowie „Verkauf“ – „Aufträge:

Aufgabe zu Angebot 1

 

Daraufhin öffnet sich ein neues Aufgabenfenster. Beispiel: Sie haben am 19. September ein Angebot geschrieben und möchten 10 Tage später beim Kunden nachhaken. Dann …

  • legen Sie im Aufgabenfenster den 29. September als Fälligkeitsdatum fest,
  • aktivieren die Option „Erinnerung“,
  • wählen den 29. September und eine passende Uhrzeit als „Termin“ der Erinnerung und
  • klicken auf „OK F11“:
Aufgabe zu Angebot 2

 

Bei Bedarf lassen sich selbstverständlich auch unterschiedliche Fälligkeits- und Erinnerungsdaten festlegen.

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Erinnerungsfunktion aktivieren!

Bitte beachten Sie: Damit MeinBüro Sie am gewünschten Termin erinnern kann, muss die Erinnerungsfunktion der Bürosoftware aktiv sein. Um zu überprüfen, ob das bei Ihnen der Fall ist …

  • klicken Sie auf den Menüpunkt „Datei“ – „Einstellungen“ – „Allgemein“,
  • öffnen die Registerkarte „Weitere Einstellungen“,
  • setzen ein Häkchen in der Optionsbox „Erinnerungsfunktion aktiv“ und
  • schließen Ihre Einstellungen mit „OK F11“ ab:
Aufgabe zu Angebot 3

Nun kann WISO MeinBüro am Erinnerungstermin automatisch einen Hinweis auf das Angebot (oder den Auftrag) einblenden:

Aufgabe zu Angebot 4

 

Von dort aus rufen Sie per Mausklick auf die Schaltfläche „Element öffnen“ das Aufgabenfenster auf. Mit „F4 Angebot öffnen“ können Sie sich von dort aus zudem den eigentlichen Vorgang auf den Schirm holen:

Aufgabe zu Angebot 5

Wichtig: MeinBüro bietet mehr als nur schlichte Terminerinnerung! Die Gesamtliste aller „Aufgaben“ ist im Arbeitsbereich „Office“ verfügbar:

Aufgabe zu Angebot 8

 

Die einzelnen Erinnerungsaufgaben finden Sie zudem im „Details“-Bereich am unteren Rand der Angebots- und Auftrags-Tabellen im Register „Aufgaben“:

Aufgabe zu Angebot 6

 

Termin-Erinnerungen anpassen

Die MeinBüro-Aufgaben sind nicht in Stein gemeißelt. Sie können …

  • sie per Doppelklick öffnen,
  • das Fälligkeits- und / oder Erinnerungsdatum ändern,
  • eine andere „Priorität“ setzen
  • den „Status“ und den Grad der „Erledigung“ anpassen,
  • „Notizen“ erfassen sowie
  • dazugehörige „Ereignisse“ und „Dokumente“ hinterlegen:
Aufgabe zu Angebot 7

 

Mehr Wiedervorlage-Komfort

Sie wünschen sich noch mehr Funktionen und Komfort für ein professionelles Kunden- und Interessenten-Management? Dann sollten Sie einmal einen Blick auf das MeinBüro-Modul CRM (Customer Relations Management = Kundenbeziehungs-Management) werfen.

Lektüretipp: Ausführliche Informationen zur professionellen Kundenpflege bietet der illustrierte MeinBüro-Blogbeitrag Modul CRM: Damit aus Interessenten Kunden werden.

Hinweis

Ilona Janssen

 

Über die Autorin:
Ilona Janssen ist Finanz- und Controlling-Expertin. Sie berät mittelständische Unternehmen beim Kostenmanagement und ist langjährige Referentin im MeinBüro-Seminarprogramm.

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