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Muster-Textbaustein: Rechnungs- und Aufbewahrungspflicht von Privatkunden

Laut Umsatzsteuergesetz gilt die Pflicht, Rechnungen auszustellen, grundsätzlich nur gegenüber Geschäftskunden. Obligatorische Rechnungen an Privatleute sind gemäß § 14 Abs. 2 Satz 1 UStG nur in folgendem Sonderfall vorgeschrieben: „… führt der Unternehmer eine steuerpflichtige Werklieferung […] oder sonstige Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück aus, ist er verpflichtet, innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung eine Rechnung auszustellen“.

Wenn Sie Rechnungen über Bau- und ähnliche Leistungen an Privatleute schicken, verlangt der Gesetzgeber darüber hinaus, dass Sie Ihre Kunden auf eine spezielle Rechnungs-Aufbewahrungspflicht hinweisen. Bei grundstücksbezogenen Lieferungen und Leistungen müssen Nicht-Unternehmer (= Privatleute / Verbraucher) laut § 14b Abs. 1 Satz 5 UStG „die Rechnung, einen Zahlungsbeleg oder eine andere beweiskräftige Unterlage zwei Jahre“ lang aufbewahren.

Beim Hinweis auf die besondere Aufbewahrungspflicht wiederum handelt es sich um einen Rechnungs-Pflichtbestandteil gemäß § 14 Abs. 4 Nr. 9 UStG. Deshalb sind Sie in solchen Fällen gut beraten, einen gesetzeskonformen Textbaustein in Ihre Rechnung einzufügen. Formulierungsvorschlag:

Hinweis:
Als Privatperson sind Sie gemäß § 14b Abs. 1 UStG verpflichtet, diese Rechnung mindestens zwei Jahre lang aufzubewahren. Bei Rechnungen, die im Jahr 2015 ausgestellt wurden, beginnt die gesetzliche Aufbewahrungsfrist am 1. Januar 2016 und endet am 31. Dezember 2017.

In WISO Mein Büro geben Sie diesen oder einen ähnlichen Hinweistext im Einzelfall von Hand ein (zum Beispiel im Rechnungsfeld „Schlusstext“). Falls Sie überwiegend grundstücksbezogene Lieferungen und Leistungen an Privatleute erbringen, können Sie den Textbaustein aber auch von vornherein in Ihrem Standard-Rechnungsvordruck hinterlegen. Dazu …

  • wählen Sie unter „Stammdaten > Textbausteine u. Vorlagen“ im Bereich „Rechnungen“ Ihre Standard-Rechnungsvorlage aus,
  • stellen den Cursor an die Stelle, an der der Hinweis erscheinen soll (z.B. im Bereich „Schlusstext“),
  • fügen den Hinweistext (s.o.) ein und

klicken auf „<F11> OK“:

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