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Wie reagiert man, wenn Kunden nicht zahlen?

Was mache ich, wenn Kunden nicht zahlen? Ab wann sollte ich eine Mahnung schreiben? Eine klare Antwort auf diese Fragen gibt es nicht, denn für viele Aspekte des Mahnwesens gibt es keine festen Vorgaben. In jedem Fall empfiehlt es sich, nicht gleich mit voller Wucht die Mahnungs-Keule zu schwingen und mit einem gerichtlichen Mahnverfahren zu drohen.

Wenn Kunden nicht zahlen, sollten Sie zunächst das Gespräch suchen

Wir empfehlen Ihnen, sich erst mal beim Kunden zu melden, bevor Sie eine Mahnung verschicken. Oft reichen ein schneller Anruf oder eine kurze Mail, denn Gründe für Verspätungen kann es viele geben: Vielleicht ist der Kunde krank, vielleicht ist die Rechnung per Mail im Spamfilter gelandet oder die Postsendung verloren gegangen. Möglicherweise gibt es auch noch Unklarheiten oder sogar einen Fehler auf Ihrer Rechnung?

Machen Sie es Ihren Kunden so einfach wie möglich

Aber auch wenn Sie absolut sauber und professionell arbeiten, manchmal sind Ihre Kunden einfach nur schludrig. Ein wenig gegensteuern und Probleme vermeiden können Sie, wenn Sie das Bezahlen Ihrer Rechnungen so einfach wie nur möglich gestalten:

  • Achten Sie bei Ihren Ausgangsrechnungen auf die Pflichtangaben, um Verwirrung und Verzögerungen zu vermeiden.
  • Geben Sie konsequent und gut sichtbar Ihre Kontaktdaten und Zahlungsinformationen an, inklusive Telefonnummer und E-Mail-Adresse, falls noch Rückfragen bestehen.
  • Bieten Sie Ihren Kunden verschiedene Zahlungsmöglichkeiten an. Wer sich hier flexibel aufstellt, demonstriert als Unternehmen hohe Servicequalität.
  • Überlegen Sie, ein Zahlungsziel auf Ihren Rechnungen anzugeben. So können zum Beispiel 14 Tage Zeit für beide Seiten einen guten Kompromiss bedeuten.
  • Möglicherweise gewähren Sie den Kunden einen Skonto als zusätzlichen Anreiz für schnelle Bezahlung. Sie können den Skonto schon bei Ihren Preisen einkalkulieren.

Und wenn das alles nicht hilft?

Der Ton macht die Musik, heißt es so schön. Auch wenn Verzögerungen uns alle nerven, und wir keinesfalls um unser verdientes Geld betteln sollten: Einen ansonsten zuverlässigen und treuen Stammkunden direkt mit Mahngebühren und Androhungen zu verschrecken, ist wenig hilfreich. Auch Neukunden werden Ihre Kulanz gerne mit weiteren Aufträgen belohnen, wenn Sie manchmal Geduld walten lassen.

Es kann Ihren Zwecken dienen, zunächst eine betont freundlich formulierte „Zahlungserinnerung“ zu verschicken, hinter der sich rechtlich gesehen nichts anderes verbirgt als eine Mahnung. Aber eben in einer weniger harten Tonlage gehalten. Hier helfen Formulierungen wie „Vielleicht sind Sie noch nicht dazu gekommen…“ oder Ähnliches.

Hinweis: Wenn Kunden nicht zahlen, haben Sie keineswegs die Pflicht, mit einer Zahlungserinnerung zu starten und dann eine oder sogar mehrere weitere Mahnungen zu verschicken. Die drei Mahnstufen, wie man sie häufig verwendet, haben sich lediglich in der Praxis eingebürgert.

In vielen Fällen können Sie sogar ganz auf eine Mahnung verzichten, um Ihre Kunden in Verzug zu setzen. Mehr dazu und weitere Infos finden Sie auf unserer Übersichtsseite zum Thema Mahnung!

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