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Nicht lange suchen: So nutzen Sie die mächtige MeinBüro-Findmaschine

Nicht lange suchen: So nutzen Sie die mächtige MeinBüro-Findmaschine

Nicht lange suchen: So nutzen Sie die mächtige MeinBüro-FindmaschineJe länger Sie Ihr Business betreiben, desto mehr Kontakt- und Artikeldaten, Angebots-, Auftrags- und Rechnungspositionen, Termine, Aufgaben, Projekte und Zahlungsvorgänge sammeln sich an. Und umso schwieriger wird es, die gerade benötigte Stecknadel im Büro-Heuhaufen zu finden:

  • Sie müssen den Termin bei einem Kunden verschieben und brauchen ganz schnell seine Handynummer, um eine SMS zu schicken!?
  • Sie schreiben ein Angebot und suchen einen vergleichbaren Auftrag als Kalkulationsbasis!?
  • Ein Interessent ruft an und hat eine Nachfrage zu einer bestimmten Auftragsposition!?
  • Ein Lieferant hat sie hängenlassen und nun brauchen Sie ganz schnell eine Liste aller Bezugsquellen vor Ort!?
  • Der Steuerprüfer verlangt Informationen zu einer bestimmten Überweisung!?

In solchen Momenten fehlt für langwierige Recherchen einfach die Zeit: Die benötigten Informationen müssen sofort zur Verfügung stehen – am besten auf Knopfdruck.

Die gute Nachricht: Als MeinBüro-Anwender haben Sie von vornherein einen Riesenvorteil. Sie können sich das Hin und Her zwischen Steuer- und Buchführungssoftware, Adressverwaltung, Terminkalender, Aufgabenplaner, Textprogramm, Tabellenkalkulation und anderen Datenquellen sparen. Sie wissen ganz genau, wo sich die benötigten Informationen und elektronischen Dokumente befinden und können Ihre Suche auf Ihre zentrale MeinBüro-Datenbank konzentrieren.

Doch so praktisch die Datensammlung unter einem Software-Dach ist: Wachsende Datenbestände machen selbst hier den direkten Zugriff auf gerade benötigte Informationen zu einer Herausforderung. Der stellen sich die MeinBüro-Entwickler zum Glück immer wieder neu. Ergebnis ist ein flexibler und komfortabler Finde-Vierkampf bestehend aus …

  1. Volltextsuche,
  2. vielfältigen Filterfunktionen,
  3. Sortier- und Gliederungsmöglichkeiten sowie
  4. dauerhaften Tabellen-Auswertungen.

Am schnellsten kommen Sie meistens über das Suchfeld am linken oberen Rand des Programmfensters zum Ziel:

1. Allgegenwärtige Volltext-Suchmaschine

Per Mausklick auf das Lupensymbol starten Sie die Volltextsuche: Wenn Sie im Suchfeld zum Beispiel den Namen eines Geschäftspartners eingeben, werden Ihnen nicht nur die Kontaktdaten aller Kunden, Interessenten und Lieferanten dieses Namens angezeigt. Sie sehen auch eine Übersicht mit den dazugehörigen Angeboten, Aufträgen, Rechnungen und Lieferscheinen sowie Zahlungen und Buchungsvorgängen:

Nicht lange suchen: So nutzen Sie die mächtige MeinBüro-Findmaschine

Mit einem Mausklick öffnen Sie den gewünschten Vorgangs- oder Stammdatensatz. Falls die gesuchte Information in der Übersicht nicht auf Anhieb erscheint, klicken Sie auf „Alle anzeigen“. Das Programm öffnet daraufhin eine komplette Suchergebnis-Seite an – gegliedert nach passenden …

  • Kunden und Interessenten,
  • Lieferanten,
  • Artikeln,
  • Rechnungen,
  • Angeboten / Aufträgen,
  • Lieferscheinen,
  • Bestellungen / Preisanfragen
  • Zahlungen / Buchungen und
  • Eingangsrechnungen:

So nutzen Sie die mächtige MeinBüro-Findmaschine

Per Mausklick auf die Reiter am oberen Seitenrand der Suchergebnis-Liste wechseln Sie in den gewünschten Teilbereich.

Bitte beachten Sie: Über das Suchfeld greifen Sie auch auf Informationen zu, die in den Tiefen der Datenbank vergraben sind. Selbst in den Positionstexten und Anmerkungen lange zurückliegender Vorgänge werden Sie fündig! Probieren Sie’s aus: Es lohnt sich!

Noch mehr Suchkomfort

Zusätzlich zur schnellen und komfortablen Volltext-Suche stellt Ihnen WISO Mein Büro weitere Such-Tools zur Verfügung:

Mit der Tastenkombination „STRG+F“ rufen Sie an der jeder beliebigen Stelle des Programms das separate Suchfenster „Interessant / Kunde / Lieferant“ auf:

Nicht lange suchen: So nutzen Sie die mächt MeinBüro-Findmaschine

Im „Datei“-Menü steht Ihnen eine ganze Reihe von Spezialsuchfunktionen zur Verfügung. Mit deren Hilfe durchforsten Sie Ihre MeinBüro-Datenbestände gezielt nach …

  • Kunden, Lieferanten und Interessenten,
  • Artikeln,
  • Vorgangsnummern,
  • Texten in Vorgangspositionen,
  • Seriennummern und Chargen sowie
  • DATANORM-Artikeln:

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2. Smarte Schnellfilter

Die pfiffigen MeinBüro-Filterfunktionen sind die perfekte Ergänzung zur gezielten Volltextsuche. Das Programm stellt Ihnen gleich vier verschiedene Filterverfahren zur Verfügung.

Intelligente Schnellfilter: Im Filterbereich oberhalb der Mein-Büro-Tabellen greifen Sie ganz bequem auf benötigte Datensätze zu. Dazu klicken Sie die Abwärtspfeile am rechten Rand eines Filterfelds und wählen das passende Merkmal aus dem Dropdown-Menü:

So nutzen Sie die mächtige MeinBüro-Findmaschine

Je nach Art der Tabelle stehen Ihnen außerdem zahlreiche Buttons zur Verfügung, über die sich der Datenbestand alphabetisch (z. B. nach Anfangsbuchstaben der Namen) oder chronologisch (z. B. nach Monaten oder Jahren) eingrenzen lässt.Besonders praktisch: Die verschiedenen Filterkriterien können Sie miteinander kombinieren. Auf diese Weise filtern Sie die gesuchte Teilmenge noch gezielter heraus.Praxistipp: Falls der Filterbereich am oberen Seitenrand nicht angezeigt wird, blenden Sie ihn per Mausklick auf das Wort „Filter“ ein.

Dropdown-Filter der Spaltenüberschriften: Auch die Spaltenköpfe der MeinBüro-Tabellenüberschriften enthalten Auswahllisten, mit deren Hilfe sich die Liste der angezeigten Stammdaten oder Vorgänge eingrenzen lässt. Auf diese Weise finden Sie zum Beispiel blitzschnell alle Kunden in einer bestimmten Stadt:

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Flexible Filterzeile: Sofern im Menü „Ansicht“ der Menüpunkt „Filterzeile anzeigen“ aktiviert ist, steht Ihnen in den MeinBüro-Tabellen unterhalb der Spaltenüberschriften eine zusätzliche Eingabezeile zur Verfügung. Hier können Sie spaltenweise manuell Filterkriterien eingeben. Auf diese Weise filtern Sie zum Beispiel im Handumdrehen alle Kunden im Postleitzahlbereich „4“ heraus:

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Benutzerdefinierte Kombinationsfilter: Falls Sie einen klassischen feldorientierten Datenbankfilter bevorzugen, klicken Sie auf das Zahnradsymbol am oberen rechten Fensterrand. Damit öffnen Sie das Dialogfenster „Filter erzeugen“:

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Dort können Sie direkt auf sämtliche Datenfelder der betreffenden Mein-Büro-Tabelle zugreifen, beliebige Auswahlkriterien vorgeben und sie mit verschiedenen Bool’schen-Logikoperatoren verknüpfen.
Praxistipp: Per Mausklick auf den Button „Speichern unter“ können Sie Ihre Filter-Definitionen zur späteren Wiederverwendung sichern.

3. Sortieren & gruppieren

Manchmal brauchen Sie weder zu suchen noch zu filtern: Die MeinBüro-Tabellen enthalten von Hause aus pfiffige Sortier- und Gliederungsfunktionen, mit denen Sie die gerade benötigten Teilmengen Ihrer Datenbestände schnell an die Oberfläche bringen:

Per Mausklick auf einen Spaltenkopf sortieren Sie die Tabelle nach dem betreffenden Kriterium. Welche Spaltenüberschriften im Einzelfall  angezeigt werden, hängt von der jeweiligen Vorgangs- oder Stammdaten-Art ab (bei Kunden sind das zum Beispiel Kundennummer, Name, Land oder Ort; bei Zahlungsvorgängen beispielsweise Verwendungszweck, Buchungskategorie oder Belegnummer):

So nutzen Sie die mächtige MeinBüro-Findmaschine

Ein erneuter Mausklick auf die Spaltenüberschrift dreht die Sortierreihenfolge wieder um.

Sofern im Menü „Ansicht“ die Option „Gruppierungsbereich anzeigen“ aktiviert ist, erscheint oberhalb der MeinBüro-Tabellen die Zeile: „Ziehen Sie eine Spalte hierher, um nach dieser Spalte zu gruppieren“:
Gruppierungsbereich anzeigen

Im Beispiel wird ein elektronischer Kontoauszug nach dem Feld „Empfänger/Auftraggeber“ gruppiert. Das Programm fasst dadurch alle Zahlungsvorgänge mit dem gleichen Empfänger zusammen. Die gruppierten Teilmengen lassen sich anschließend per Mausklick auf das Plus- und Minussymbol am linken Tabellenrand ein- und ausblenden:
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Anders als beim Sortieren überblicken Sie beim Gruppieren selbst sehr lange Listen. Und im Unterschied zum Filtern verlieren Sie die übrigen Tabelleninhalte nicht aus den Augen.Praxistipp: Sie können mehrere Gruppier-Kriterien miteinander kombinieren. Um eine Gruppierung wieder aufzuheben, ziehen Sie den oder die Button(s) mit der Maus aus dem Gruppier-Bereich heraus und lassen die Maustaste an einer beliebigen Stelle wieder los.

4. Auswerten

Eine besonders mächtige Recherche- und Reportfunktion steht Ihnen mit den „Tabellen-Auswertungen“ im MeinBüro-Arbeitsbereich „Auswertungen“ zur Verfügung. Anders als bei den flüchtigen Spontan-Filterungen, Sortierungen und Gruppierungen werden diese Datenbank-Abfragen obligatorisch gespeichert und können immer wieder auf Knopfdruck aufgerufen und aktualisiert werden:

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