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Angebote & Rechnungen schreiben als Dienstleister

Angebote & Rechnungen schreiben als Dienstleister

In einem Rechnungsprogramm basiert die Rechnungsstellung häufig auf „Artikeln“ – das hört sich erstmal nach Produktion von Waren an oder Verkauf am Point Of Sale. Das ist auch bei MeinBüro der Fall, aber tatsächlich eignet es sich genauso für Dienstleister oder Freiberufler, ob Beraterinnen, Übersetzer, Texterinnen, Fotografen und so weiter. Wir zeigen Ihnen, wie Sie mit MeinBüro Angebote und Rechnungen schreiben als Dienstleister und wie die Software speziell diese Berufsgruppen in ihrem Alltag unterstützt.

So viel vorne weg: Es gibt diverse Optionen, mit deren Hilfe Sie Ihren Kunden und Geschäftspartnern gegenüber absolut professionell auftreten können – und das mit wenig Aufwand:

Dienstleistungs-Artikel als Grundlage für Ihre Angebote & Rechnungen

Ihre Artikel-Datenbank in MeinBüro, auch Artikelstamm genannt, muss nicht unbedingt aus „handfesten“, greifbaren Gegenständen bestehen. Der Artikelstamm kann jede erdenkliche Leistung einschließen, die Sie anbieten. Seminare oder einzelne Beratungsstunden als Coach? Eine Video- oder Foto-Reportage als Hochzeitsfotografin? Therapiesitzungen? Alles kein Problem.

Selbstverständlich können Sie auch verschiedene Typen von Artikeln in Ihrer Datenbank kombinieren, also etwa fertige Print-Materialien, die Sie verschicken und Anfahrtspauschalen, wenn Sie direkt beim Kunden Aufträge bearbeiten.

Aus diesen Artikeldaten sowie Ihrer Kunden-Datenbank erzeugen Sie bequem mit wenigen Klicks ein Angebot, das Sie genauso schnell im nächsten Schritt in eine Rechnung verwandeln können – ziemlich praktisch. Natürlich können Sie das Angebot auch überspringen und mit einer Rechnung direkt ans Eingemachte gehen.

Perfekte Rechnungen schreiben als Dienstleister

Möglicherweise passt es Ihnen nicht so wirklich, wenn die Artikel in den einzelnen Positionen Ihrer Rechnungen mit Artikelnummern und Einheiten wie „Stk.“ auftauchen. Ein Stück Beratung? Das klingt eher befremdlich. Daher können Sie in MeinBüro durch einen Klick auf „Stammdaten“ in der oberen Menüleiste in den Unterpunkt „Kleinstammdaten“ gelangen. Über den Reiter „Artikeleinheiten“ definieren Sie nun einfach neue Einheiten ganz nach Ihren Bedürfnissen, die Sie dann auf jeder Rechnung und jedem Angebot verwenden können.

mit verschiedenen einheiten rechnungen schreiben als dienstleister
In diesem Beispiel haben wir unter anderem die Einheiten „Seiten“ und „Zeilen“ angelegt – perfekt für Texter, Lektoren, Übersetzer.

Und die Artikelnummer? Wenn Sie auf Ihren Dokumenten keine brauchen, deaktivieren Sie diese einfach über Stammdaten -> Briefpapier gestalten -> Inhalte. In diesem Bereich führen Sie übrigens auch viele weitere flexible Anpassungen an Ihrem Rechnungs-Design durch und erstellen so die perfekte Vorlage für Ihr Unternehmen. Mehr zur ansprechenden Gestaltung mit Wiedererkennungswert erfahren Sie auch in unserem Blogbeitrag zum Thema Briefpapiergestaltung.

Auch wenn bestimmte Angaben auf dem Papier – (oder dem PDF), dass Ihre Kunden am Ende erhalten, gar nicht auftauchen: Für Auswertungszwecke ist die Einteilung Ihrer Leistungen in „Artikel“ mit verschiedenen Kategorien etc. enorm hilfreich: Mit den Auswertungsfunktionen von MeinBüro können Sie so Ihre Top-Leistungen identifizieren, Ihr Angebot verbessern und Ihr Dienstleistungs-Business generell besser im Blick behalten.

Hinweis

Sie sind von der Umsatzsteuer befreit, zum Beispiel aufgrund der Kleinunternehmerregelung, und müssen daher einen entsprechenden Hinweis auf Ihren Rechnungen platzieren? Unter Stammdaten -> Meine Firma -> Einstellungen -> Steuereinstellungen können Sie verschiedene Gründe für eine mögliche Befreiung auswählen. Das Programm fügt den Hinweis dann automatisch auf Ihren Rechnungen ein. Auch für Einzelfälle können Sie bei jeder Rechnung mit verschiedenen Mehrwertsteuer-Sätzen arbeiten.

Maximale Freiheit bei Ihren Angeboten

Manche unserer Kunden gehen auch einen anderen Weg und arbeiten gar nicht mit Artikeln. Auch das ist mit MeinBüro problemlos möglich. Direkt im vor Ihnen geöffneten Rechnungsdokument oder Angebot klicken Sie auf die Liste der Positionen und fügen schnell beliebige Texte hinzu. So können Sie auf Wunsch für jeden einzelnen Kunden völlig individuelle Bezeichnungen der jeweiligen Leistung erstellen.

Für erklärungsbedürftige Angebote bietet sich die Listenform vielleicht gar nicht an. Auch hier haben Sie weitere Optionen: Über die freien Textfelder können Sie zunächst ganz ohne Preis arbeiten und Ihren Kunden erstmal nur eine umfassende Beschreibung Ihrer angebotenen Tätigkeiten zukommen lassen.

rechnungen schreiben als dienstleister
Noch eine andere Variante: Auf Ihren Angeboten können Sie auch Alternativen vorschlagen. So erkennt der Kunde seine Optionen auf einen Blick.

Aber mit Freiheit verbinden typische Freiberufler und andere kreativ und innovativ denkende Dienstleister wohl weniger das Thema Rechnungsstellung. Ein Grund für ihre Berufswahl ist vielmehr der Wunsch nach Unabhängigkeit, zumindest bei den meisten. Sie wollen zu jeder Zeit an jedem Ort ihrem Traumjob nachgehen, an spannenden Projekten Arbeiten und sich vielleicht sogar international betätigen.

Dementsprechend brauchen häufig vor allem Dienstleister eine Möglichkeit, Ihre Angebote und Rechnungen von überall zu schreiben, nicht nur im eigenen Büro. Hier kommt die MeinBüro-Cloud ins Spiel, unsere Lösung für alle, die nach mehr Flexibilität streben. Nähere Infos zur Cloud finden Sie hier.

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