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Steuerprüfung: Bloß keine Panik (Teil 2)

In der Oktober-Ausgabe haben wir über Gefahren und Häufigkeit von Steuerprüfungen berichtet. Diesmal steht der praktische Prüfablauf im Mittelpunkt. Eines gleich vorweg: Fragen wie:

  • „Warum kommen die denn ausgerechnet zu mir?“ oder
  • „Womit habe ich mich verdächtig gemacht?“

… bringen in der Regel wenig. Denn bei Solo-Selbstständigen und kleinen Unternehmen ist meist der Zufall im Spiel. Falls es bei Ihnen in den letzten Jahren größere Umsatz-, Ausgaben- oder Gewinnschwankungen gegeben hat, müssen Sie die sowieso erklären können. Sollte das Finanzamt Ihre Betriebsprüfung aufgrund einer Kontrollmitteilung angeordnet haben, erfahren Sie den Anlass möglicherweise bei Ihrer Steuerprüfung. Anspruch auf Offenlegung eines eventuellen Verdachtsanlasses haben Sie jedoch nicht.

Was kommt da bloß auf mich zu?

Die wichtigsten praktischen Aspekte zum Thema Steuerprüfung auf einen Blick:

  • Allgemeine Außenprüfungen von Klein- und Kleinstunternehmen erstrecken sich in der Regel auf die letzten drei Steuerjahre, für die ein Steuerbescheid vorliegt. Derzeit werden also vor allem die Jahre 2016 bis 2018 geprüft.
  • Über den genauen zeitlichen und sachlichen Umfang der Untersuchung werden Sie mit einer schriftlichen Prüfungsanordnung informiert.
  • Da die Ankündigung normalerweise Wochen oder gar Monate vor Beginn der Prüfung eintrifft, haben Sie reichlich Zeit, sich vorzubereiten. Den genauen Zeitpunkt vereinbaren Sie ohnehin mit dem Prüfer. Wenn der Prüfzeitpunkt ungelegen kommt (zum Beispiel wegen eines Großauftrags oder Urlaubs), können Sie meist problemlos einen späteren Termin vereinbaren.
  • Der Prüfer interessiert sich grundsätzlich für alle Steuerarten – insbesondere die Einkommen-, Umsatz- und Gewerbesteuer.
  • Ort der Prüfungshandlungen muss nicht unbedingt Ihr Betrieb sein: Falls Sie zum Beispiel im Homeoffice arbeiten, kann die Prüfung der Aktenlage auch im Büro Ihres Steuerberaters oder am Arbeitsplatz des Prüfers im Finanzamt stattfinden.
  • Wundern Sie sich nicht, wenn das Finanzamt eine erstaunlich lange Prüfdauer von einer Woche und mehr ankündigt. Der Prüfer bleibt nur solange es sein muss: Wenn alles glatt läuft, ist der ganze Spuk oft schon nach einen Tag wieder vorbei.
  • Welche Dokumente und elektronischen Daten er benötigt, teilt Ihnen der Prüfer rechtzeitig mit. Besonders wichtig sind die Belege über Ein- und Ausgaben, Kontoauszüge, laufende Aufzeichnungen sowie Anlagenverzeichnisse und Verträge über größere Geschäfte.

Besonders heikel sind erfahrungsgemäß Ausgabenbereiche, bei denen ein Bezug zur Privatsphäre besteht. Das gilt vor allem für Firmenwagen, Reisekosten, Geschenke und Bewirtungen, Verträge mit Angehörigen oder auch ein zusätzliches häusliches Arbeitszimmer.

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Papier und/oder Dateien?

Wichtig: Niemand verlangt von Selbstständigen und Kleingewerbetreibenden, ihre Zahlungs- und Aufzeichnungspflichten per Computer oder auf anderen elektronischen Wegen zu erfüllen. Handschriftliche Aufzeichnungen genügen im Prinzip vollkommen. Nur: Wenn Sie aus freien Stücken eine Software wie WISO MeinBüro einsetzen, darf der Prüfer von Ihnen auch die Bereitstellung von Dokumenten und Buchungssätzen in elektronischer Form verlangen!

Technisch ist das zum Glück kein Problem: Mit den IDEA-kompatiblen „GoBD Ausgabedateien“ sind Sie auf der sicheren Seite. Sie finden die praktische Funktion im MeinBüro-Menü „Finanzen“ unter „GoBD Ausgabedateien erzeugen“.

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Anschließend haben Sie die Möglichkeit, den Inhalt der Ausgabedateien näher zu bestimmen – darunter die Auswahl …

  • der „FiBu-Datensätze“
  • der von MeinBüro erzeugten Dokumente (z. B. Ausgangsrechnungen und Anlageverzeichnis) sowie
  • Ihrer erforderlichen Aufzeichnungen.
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Wenn Sie die CSV-Dateien des gewünschten Zeitraums zum Beispiel auf einem USB-Stick speichern, kann der Prüfer sie direkt in seine IDEA-Prüfumgebung übernehmen.

 

Bitte beachten Sie: Im MeinBüro-Menü Finanzen gibt es zusätzlich den Änderungsprotokoll-Export. Mit dessen Hilfe beweisen Sie bei Bedarf die gesetzeskonforme Speicherung und Sicherung sämtlicher GoBD-relevanten Daten gegen nachträgliche undokumentierte Änderungen. Ausführliche Informationen zu diesem Thema finden Sie im aktuellen Praxis-Leitfaden So arbeiten Sie mit MeinBüro GoBD-konform (PDF, 2 MB).

Los geht‘s

Zurück zur Prüfpraxis: Bei seinem Eintreffen wird der Mitarbeiter des Finanzamts sich zunächst ausweisen und Sie darüber informieren, dass die Außenprüfung jetzt beginnt. Dieser Hinweis ist bedeutsam, weil ab diesem Zeitpunkt die strafbefreiende Selbstanzeige von Steuervergehen nicht mehr möglich ist.

Anschließend wird er sich ein wenig mit Ihnen unterhalten: Der Smalltalk dient einerseits dazu, Sie über das Vorgehen des Prüfers zu informieren. Außerdem verschafft er sich so einen ersten Eindruck von Ihrem Betrieb. Falls die Prüfung in Ihrem Unternehmen stattfindet, wird er mit Ihnen auch einen kleinen Betriebs-Rundgang machen wollen.

Dann lässt er sich von Ihnen seinen Arbeitsplatz zeigen und die erforderlichen Unterlagen geben. Die nächsten Stunden nutzt er, um sich einen Überblick verschaffen und Fragen sammeln. Danach haben Sie Gelegenheit …

  • fehlende Unterlagen beizubringen,
  • unklare Vorgänge zu erläutern und
  • sonstige offene Fragen zu beantworten.

Wie lange die Prozedur dauert, hängt ganz von der Art und der Größe Ihres Unternehmens ab. Bei Freiberuflern und Kleinunternehmen ist sie oft schon innerhalb weniger Stunden erledigt.

Geschafft!

Beendet wird die Betriebsprüfung bei einem separaten Termin mit einer Schlussbesprechung. Über Termin und Inhalt der Schlussbesprechung werden Sie rechtzeitig informiert. So haben Sie die Gelegenheit, zu allen offengebliebenen oder strittigen Sachverhalten Stellung zu nehmen.

Je nach Umfang der Prüfung und Anzahl der erforderlichen Steueränderungen bekommen Sie nach wenigen Tagen oder einigen Wochen außerdem ein Schreiben über den Abschluss der Außenprüfung. Falls es zu Änderungen der Besteuerungsgrundlagen kommt, erhalten Sie zudem neue Steuerbescheide für die betreffenden Jahre und Steuerarten.

Mit Post vom Fiskus müssen Sie aber auch dann rechnen, wenn die Prüfung keine gravierenden finanziellen Folgen hat: Im Anschluss an Außenprüfungen werden nämlich die unter dem Vorbehalt der Nachprüfung stehenden Steuerbescheide endgültig. Auch darüber werden sie nach und nach informiert, sobald die Finanzverwaltung den jeweiligen Vorbehalt aufgehoben hat.

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