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Umsatzsteuer: Infos zu Ist-Versteuerung, Soll-Versteuerung und Kleinunternehmer-Regelung

Ist die eigene Selbstständigkeit oder das eigene Unternehmen umsatzsteuerpflichtig oder gilt die Umsatzsteuerbefreiung für Kleinunternehmer? Besteht im Fall der Umsatzsteuerpflicht Soll-Versteuerung oder Ist-Versteuerung? Dieser Beitrag gibt Selbstständigen Antworten auf Umsatzsteuerfragen.

Zwei entscheidende Umsatzsteuer-Fragen für Selbstständige

Wenn Sie sich selbstständig machen, müssen Sie zumindest zu Beginn bestimmte Fragen zur Ihrer Umsatzsteuerpflicht klären. Zwei der wichtigsten Punkte sind …

  • Die mögliche Anwendung der Kleinunternehmer-Regelung: unter Umständen können Sie in Ihren Rechnungen auf die Umsatzsteuer verzichten. In dem Fall sollten Sie für sich klären, ob das auch sinnvoll ist.
  • Die Frage, ob Ist- und Soll-Besteuerung gilt: die Umsatzsteuer kann bereits dann anfallen, wenn Sie eine Rechnung schreiben. Vielleicht entsteht die Steuerpflicht aber auch erst, wenn die Rechnung bezahlt wird. Das ist für Ihre Liquidität ein großer Unterschied.

Umsatzsteuer: das Thema ist Teil der Selbstständigkeit

Umsatzsteuer ist gerade für Gründer oft ein neues Thema. Als Verbraucher und Arbeitnehmer nimmt man die „Mehrwertsteuer“ meist nur als Kostenfaktor auf dem Kassenbon wahr.

  • Umsatzsteuerpflichtige Selbstständige müssen auf den Nettopreis, zu dem sie Waren oder Dienstleistungen verkaufen, zusätzlich einen bestimmten Betrag aufschlagen: die Umsatzsteuer.
  • Nettopreis plus Umsatzsteuer ergeben den Bruttopreis. Den Umsatzsteueranteil muss der oder die Selbstständige beziehungsweise das Unternehmen ans Finanzamt abführen.
  • Der Regelsteuersatz der Umsatzsteuer liegt bei 19 Prozent vom Nettopreis.
  • Daneben gibt es einen ermäßigten Steuersatz von 7 Prozent. Er gilt nur für bestimmte Dinge ( 12 UstG samt Anlage 2), beispielsweise Grundnahrungsmittel.
  • Auf bestimmte Waren und Dienstleistungen wird gar keine Umsatzsteuer fällig. Eine lange Liste findet sich in 4 UstG. Zum Beispiel sind Heilbehandlungen umsatzsteuerfrei.

Für Selbstständige mit geringen Umsätzen gilt eine Sonderregelung. Sie können sich als sogenannte Kleinunternehmer das Umsatzsteuer-Thema insgesamt ersparen. Mehr dazu steht im nächsten Abschnitt.

Umsatzsteuerpflichtige Selbstständige erhalten die Umsatzsteuer, die sie selbst für geschäftliche Dienste und Güter an andere Unternehmen bezahlen, vom Finanzamt erstattet. In der Praxis werden beide Posten miteinander verrechnet. Das nennt man Vorsteuerabzug.

Lektüretipp: Grundlegende Umsatzsteuer-Erklärungen stehen im Beitrag „Umsatzsteuer: Alles, was Sie wissen müssen“.

Die Kleinunternehmer-Regelung: Wer ist als Kleinunternehmer von der Umsatzsteuer befreit

Die Kleinunternehmer-Regelung steht im Gesetz (§ 19 UStG). Sie besagt im Kern, dass Selbstständige ihren Kunden keine Umsatzsteuer berechnen müssen, wenn ihr Bruttoumsatz unterhalb bestimmter Grenzen bleibt:

  • 22000 Euro im vorherigen Kalenderjahr und
  • voraussichtlich 50000 Euro im laufenden Kalenderjahr.

Bei Inanspruchnahme der Kleinunternehmer-Regelung gilt folgendes:

  • Kleinunternehmer müssen keine Umsatzsteuer ans Finanzamt abführen.
  • Sie brauchen weder eine Umsatzsteuererklärung noch eine Umsatzsteuervoranmeldung
  • Kleinunternehmer dürfen keine Vorsteuer geltend machen. Sie können sich die selbst an andere Unternehmen bezahlte Umsatzsteuer nicht vom Finanzamt erstatten lassen.
  • Kleinunternehmer dürfen auf ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen. Tun sie es doch, müssen sie diesen Betrag auch ans Finanzamt abführen!
  • Vielmehr ist ein Hinweis auf die Umsatzsteuerbefreiung als Rechnungsangabe vorgeschrieben. Dazu genügt ein Satz wie „Rechnungsbetrag ohne Umsatzsteuer gemäß § 19 UstG“. Der Begriff „Kleinunternehmer“ muss nicht auftauchen.

Kleinunternehmer-Status: so wird die Umsatzgrenze berücksichtigt

Die Grenzen von 22.000 Euro und 50.000 Euro beziehen sich auf den Umsatz, nicht auf den Gewinn, das wird gelegentlich verwechselt. Steuerfreie Umsätze (z. B. durch Heilbehandlungen oder Finanzdienstleistungen) werden dabei nicht berücksichtigt. Wer bisher schon Kleinunternehmer war, kann die Nettoumsätze ansetzen. Wer bisher umsatzsteuerpflichtig war, nun aber zum Kleinunternehmer-Status wechseln möchte, muss dagegen die Brutto-Umsätze samt Umsatzsteueranteil berücksichtigen.

Die Kleinunternehmer-Regelung gilt immer für die steuerpflichtige Person insgesamt. Wer mehrere selbstständige Tätigkeiten betreibt, kann den Kleinunternehmer-Status entweder für alle oder keine davon in Anspruch nehmen. Eine Ausnahme besteht, wenn ein Teil der selbstständigen Aktivitäten im Rahmen einer GbR erfolgt: dann kann nur die GbR oder nur die Tätigkeit als Personenunternehmen unter die Kleinunternehmerregelung fallen.

Übrigens: Wenn der Umsatz im laufenden Geschäftsjahr oder im Gründungsjahr entgegen der Prognose doch höher liegt als 50.000 Euro beziehungsweise 22.000 Euro, ist das in der Regel kein großes Problem. Schwierigkeiten in Form einer nachträglichen Umsatzsteuerpflicht ergeben sich vor allem dann, wenn man dem Finanzamt gegenüber die eigene Prognose nicht glaubhaft machen kann. Allerdings muss man aufgrund der Überschreitung ab dem Beginn des nächsten Jahres Umsatzsteuer berechnen.

Gründung als Kleinunternehmer

Für Gründer, bei denen es logischerweise kein vorheriges Geschäftsjahr gibt, darf der Bruttoumsatz im laufenden (ersten) Jahr maximal bei voraussichtlich 22.000 Euro liegen.

Wer unterjährig gründet, muss den voraussichtlichen Umsatz im ersten Kalenderjahr auf zwölf Monate hochrechnen. Angenommen, bei einem Start am 01. September werden in den vier Monaten bis zum 31. Dezember voraussichtlich 6.000 Euro Umsatz erwartet. Für die Kleinunternehmergrenze muss er auf zwölf Monate hochgerechnet, das heißt mit 3 multipliziert werden. Das entspricht einer Umsatzprognose von 18.000 Euro aufs Jahr gesehen, die Kleinunternehmergrenze wird eingehalten.

Der Gründer kann im „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung“ beim Finanzamt auswählen, dass er die Kleinunternehmer-Regelung in Anspruch nimmt.

Alternativ kann man sich im Erfassungsbogen auch ausdrücklich gegen die Kleinunternehmer-Regelung entscheiden. An diese Entscheidung ist man dann fünf Jahre gebunden.

Was bringt die Kleinunternehmerregelung?

  • Zunächst einmal erspart sie Aufwand, weil Umsatzsteuervoranmeldungen entfallen. Die sind für die Nutzer von Rechnungssoftware allerdings leicht zu bewältigen. Dieser Gesichtspunkt sollte deshalb nicht den Ausschlag geben.
  • Wichtiger ist der mögliche Preisvorteil bei Kunden, die Verbraucher oder selbst Kleinunternehmer sind. Umsatzsteuerpflichtige Unternehmer müssen auf ihren Nettopreis meist 19 Prozent aufschlagen. Kleinunternehmer können den Nettopreis als Endpreis ansetzen. Dieser Preisvorteil fällt aus Verbraucherperspektive ins Gewicht, da für sie der Endpreis entscheidet. Allerdings gibt es Ausnahmen, zum Beispiel beim Onlineverkauf an Verbraucher in anderen EU-Ländern.
  • Wer umsatzsteuerpflichtige Unternehmen als Kunden hat, kann nicht von diesem Preisvorteil profitieren. Für solche Kunden ist nur der Nettopreis von Belang, da ihnen die zusätzliche Umsatzsteuer vom Finanzamt erstattet wird.
  • Ein weiterer zentraler Punkt ist die Frage, wie viel Umsatzsteuer man als Selbstständiger selbst bezahlt. Wer viele Dinge für seinen Betrieb einkauft oder größere Investitionen wie Rohstoffe, Büromöbel, Geräte oder Werkzeuge hat, gibt mit der Kleinunternehmer-Regelung die Möglichkeit auf, sich die darauf anfallende Vorsteuer erstatten zu lassen.

Unterm Strich: Wer nur wenig Betriebsausgaben und viele Verbraucher als Kunden hat, profitiert am ehesten von der Kleinunternehmer-Regelung. Wer vor allem größere Geschäftskunden bedient und viele betriebliche Anschaffungen tätigt, fährt mit der Umsatzsteuerpflicht vermutlich besser.

Ein weiterer Gesichtspunkt ist die künftige Geschäftsentwicklung. Wer als Kleinunternehmer mit günstigen Preisen startet und bald den Umsatz über die 22.000-Euro-Grenze steigert, muss seinen Kunden beim Wechsel zur Umsatzsteuerpflicht eine deutliche Preissteigerung zumuten.

Sinn ergibt die Kleinunternehmer-Regelung oft, wenn Selbstständige mit umsatzsteuerfreier Haupttätigkeit nebenbei begrenzte umsatzsteuerpflichtige Einnahmen erzielen. Das kann etwa ein Physiotherapeut sein, der zusätzlich Ratgeber-Bücher verkauft. Dank der Kleinunternehmer-Regelung bleibt auch das Nebengeschäft umsatzsteuerfrei.

Soll- und Ist-Besteuerung

Wann genau schulden Selbstständige dem Finanzamt die Umsatzsteuer, die auf einer Rechnung ausgewiesen wird? Dafür gibt es zwei Möglichkeiten:

  • Soll-Besteuerung, auch Besteuerung nach vereinbarten Entgelten genannt ( 16 Abs. 1 UStG): In diesem Fall muss die Umsatzsteuer abgeführt werden, wenn die Lieferung oder die Dienstleistung samt Umsatzsteuer in Rechnung gestellt wurde. Diese Form ist der Regelfall.
  • Ist-Besteuerung, auch Besteuerung nach vereinnahmten Entgelten genannt ( 20 UStG): in diesem Fall wird die Umsatzsteuer erst an das Finanzamt abgeführt, nachdem die entsprechende Rechnung vom Kunden bezahlt wurde. Die Ist-Besteuerung muss beantragt werden.

Die Ist-Besteuerung ist ein großer Vorteil. Selbstständige mit Soll-Versteuerung müssen dem Staat Umsatzsteuer entrichten, die sie noch gar nicht eingenommen haben. Selbstständige mit Ist-Versteuerung können die bereits überwiesenen Umsatzsteuerbeträge bis zur nächsten Umsatzsteuervoranmeldung für die eigene Liquidität nutzen.

Der Antrag auf Ist-Versteuerung setzt voraus, dass der oder die Selbstständige …

Der Antrag kann zum Beispiel im steuerlichen Erfassungsbogen erfolgen. Einmal genehmigt, bleibt die Ist-Versteuerung bis zu einem möglichen Widerruf durch das Finanzamt bestehen, etwa weil die Umsatzgrenze überschritten wurde.

Bitte beachten Sie: eine entsprechende Regelung für den Vorsteuerabzug fehlt. Umsatzsteuerpflichtige Selbstständige können die selbst bezahlte Umsatzsteuer geltend machen, sobald ihnen die dazugehörige Rechnung vorliegt. Ob sie diese Rechnung schon bezahlt haben, ist gleichgültig.

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