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Abschreibungen buchen: Gar nicht so kompliziert

Abschreibungen buchen: Gar nicht so kompliziert

Das Themenfeld Abschreibung ist nicht immer ganz leicht zu überblicken. Wenn Sie aber zumindest grob bescheid wissen, wie Sie Abschreibungen buchen können, ergeben sich vielleicht interessante Möglichkeiten, Ihren Jahresgewinn gezielt zu steuern. Außerdem ist das Grundprinzip der Abschreibung gar nicht so kompliziert.

Was ist eine Abschreibung?

Wenn Sie für Ihr Unternehmen Wirtschaftsgüter mit einem Nettowert von über 410€ anschaffen, dürfen Sie im Jahr des Kaufs diese Betriebsausgabe nicht in voller Höhe von Ihren Einnahmen abziehen. Lediglich den Wertverlust (beispielsweise durch natürlichen Verschleiß, aber auch Veränderungen der Marktsituation) setzen Sie über die Jahre nach und nach ab, bis sie schließlich die gesamten Anschaffungskosten auf diese Weise abgesetzt haben. Aber eben zeitverzögert. Das bezeichnet man als „Abschreibung“ oder „Absetzung für Abnutzung“ (AfA). Geregelt wird das Ganze in § 7 EStG.

Ausgenommen davon is die im Kaufpreis enthaltene Umsatzsteuer, die Sie vollständig absetzen können, wenn Sie Ihre Umsatzsteuer-Voranmeldung machen.

Typische Beispiele für solche Güter sind Fahrzeuge, technische Geräte, Maschinen und Anlagen, aber auch Einrichtungsgegenstände für Ihr Büro.

Die AfA-Tabelle als Richtschnur für die Nutzungsdauer

Die Zeiträume für einen Abschreibungsvorgang richten sich für gewöhnlich nach der „betriebsgewöhnlichen Nutzungsdauer“ eines Wirtschaftsguts. Damit Unternehmen die Nutzungsdauer ihrer Güter nicht völlig willkürlich angeben, veröffentlicht das Bundesfinanzministerium sogenannte Abschreibungstabellen oder AfA-Tabellen, die eine grobe Richtschnur für die Nutzungsdauer liefern sollen.

Die AfA-Tabellen sind nicht rechtlich bindend. Wenn Sie sich aber an diese Richtwerte halten, sind Sie auf der sicheren Seite und vermeiden unangenehme Nachfragen durch Steuerprüfer.

So werden Abschreibungen berechnet

Üblicherweise werden Abschreibungen nach der Methode der linearen Abschreibung berechnet. Dabei werden die Anschaffungskosten gleichmäßig auf die Nutzungsdauer in Jahren verteilt. Im Anschaffungsjahr selbst schreiben Sie nur die „genutzten Monate“ ab.

Beispiel:

Im Juli 2017 schaffen Sie ein neues Kopiergerät für Ihr Büro an. Die Kosten belaufen sich auf EUR 4.165. Da für die Abschreibung nur der Nettowert relevant ist, ziehen wir 19% Umsatzsteuer ab (zur Erinnerung: Auch hier sind Sie ganz normal zum Vorsteuerabzug berechtigt!). Es ergibt sich ein Wert von etwa EUR 3.500.

Laut der AfA-Tabelle AV beträgt die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer für Kopiergeräte sieben Jahre. Die EUR 3.500 werden also auf diese sieben Jahre verteilt. Der jährliche Abschreibungsbetrag beläuft sich demnach auf  EUR 3.500 / 7 Jahre, das sind EUR 500 pro Jahr.

Da Sie den Kopierer im Anschaffungsjahr in 6 von 12 Monaten nutzen, reduziert sich die zulässige Abschreibung für 2017 auf die Hälfte, also EUR 250. Die restlichen EUR 250 dürfen Sie noch im 8. Nutzungsjahr geltend machen.

Hinweis

Bis vor einigen Jahren konnte auch die Methode der „degressiven Abschreibung“ angewandt werden, doch aktuell ist das nicht zulässig.

Leistungsbezogene Abschreibungen

Bei bestimmten Gütern kommt es zu starken Schwankungen der Nutzung. In diesem Fall ist die Methode der leistungsbezogenen Abschreibung sinnvoll. Ein klassisches Anwendungsbeispiel sind Fahrzeuge.

Beispiel:

Nehmen wir an, Sie haben für netto EUR 50.000 einen LKW angeschafft. Sie nehmen an, dass dieser LKW eine Gesamtfahrleistung von 200.000 Kilometern erbringen wird. Seine nutzungsbedingte Wertminderung beträgt daher EUR 0,25 pro Kilometer (EUR 50.000 durch 200.000 km). Für die jährliche Abschreibung des LKW zählen die tatsächlich gefahrenen Kilometer.

  • Bei 20.000 km in einem Jahr ergibt sich ein Abschreibungsbetrag von EUR 5.000 (20.000 km × EUR 0,25).

Diese Form der Abschreibung ist genehmigungspflichtig. Außerdem müssen Sie die jährliche Fahrleistung nachweisen, wofür Sie ein Fahrtenbuch verwenden können.

Sonderfall: Außerplanmäßige Abschreibungen

Wenn der Wert eines Wirtschaftsguts durch besondere Umstände dauerhaft gemindert wird, dürfen Sie außerplanmäßige Abschreibungen vornehmen. In Bezug auf unser Beispiel könnte das so aussehen:

Bereits nach 4 Jahren geht das schöne Kopiergerät kaputt und kann nicht mehr repariert werden. Im Rahmen einer außerplanmäßigen Abschreibung können Sie den noch nicht abgeschriebenen Anschaffungswert der verbleibenden Jahre vollständig abschreiben: EUR 500  * 3 = EUR 1.500.

Was ist ein Anlagenverzeichnis?

Damit Ihre Abschreibungsvorgänge klar ersichtlich bleiben können, führen Sie ein Anlagenverzeichnis, in dem Sie alle Vermögenswerte Ihres Betriebs auflisten, die Sie dauerhaft nutzen und deren Anschaffungskosten Sie nicht direkt von der Steuer absetzen können, sondern wie oben beschrieben abschreiben müssen.

Sie übermitteln es mit Ihrer Einkommensteuererklärung auch dem Finanzamt.

Abschreibungen buchen mit WISO Mein Büro

Ihr Anlagenverzeichnis verwalten Sie mit WISO Mein Büro im Handumdrehen. Die Liste für das Finanzamt erzeugt die Software automatisch, sodass Sie dieser Pflicht ohne Zeitverlust nachkommen.

Auch Ihre Abschreibungen buchen Sie komfortabel mit MeinBüro direkt aus Ihrem Anlagenverzeichnis heraus. Automatisch wird dabei das Anschaffungsdatum aus Ihren Einkäufen übernommen und der Nettopreis berechnet. Auch die „AfA-Tabelle für allgemeine Wirtschaftsgüter“ ist schon integriert, sodass Sie die Nutzungsdauer Ihrer abzuschreibenden Güter schnell ermitteln können.

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