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Begleitende Unterlagen zum Lohnkonto müssen digitalisiert werden

Seit Jahresbeginn 2022 müssen Arbeitgeber begleitende Entgeltunterlagen in digitaler Form vorhalten. Das betrifft beispielsweise Semesterbescheinigungen und Erklärungen von Minijobbern zur Rentenversicherung. Reichen die Beschäftigten solche Dokumente auf Papier ein, ist die Digitalisierung Sache des Arbeitgebers. Bis 2026 kann er allerdings eine Befreiung von der Digitalisierungspflicht beantragen. Hier lesen Sie, worauf Sie achten müssen.

Begleitende Dokumente zur Entgeltabrechnung müssen digitalisiert werden

Die Deutsche Rentenversicherung überprüft regelmäßig die Lohnbuchhaltung von Arbeitgebern. Für Prüfungszeiträume seit Jahresbeginn 2022 können die Prüfer verlangen, dass ihnen die Begleitdokumente zu den Lohnkonten in digitalisierter Form übermittelt werden, nicht auf Papier. Ein schneller Scan der angeforderten Dokumente reicht dafür nicht. Die Unterlagen müssen von vornherein ordnungsgemäß digitalisiert, archiviert und zum Teil auch elektronisch signiert werden.

Begleitende Entgeltunterlagen: Um diese Dokumente geht es

Die Digitalisierungspflicht betrifft eine ganze Liste von „dem Arbeitgeber elektronisch zur Verfügung zu stellenden Unterlagen“. Sie werden in der Beitragsverfahrensordnung aufgezählt (§ 8 Abs. 2 BVV) und müssen seit dem 01. Januar 2022 „in elektronischer Form zu den Entgeltunterlagen“ genommen werden. Dazu gehören:

  • Belege zur Staatsangehörigkeit bei ausländischen Beschäftigten
  • Belege und/oder Erklärungen zur Versicherungsfreiheit bei Alltersvollrentnern
  • Belege für Dauer und Art einer Entsendung ins Ausland sowie A1-Bescheinigungen für berufliche Auslandseinsätze
  • Erklärungen von Minijobbern zum Verzicht auf Rentenversicherungsbeiträge sowie zu weiteren ausgeübten Minijobs, außerdem Unterlagen zur Krankenversicherung von Minijobbern
  • Erklärungen von kurzfristigen Aushilfen über mögliche weitere kurzfristige Beschäftigungen
  • Erklärungen von Beschäftigten zu ihrer Versicherung über ein berufsständisches Versorgungswerk
  • Unterlagen zu einem durchgeführten Statusfeststellungsverfahren, außerdem Bescheide der zuständigen Einzugsstelle zur Sozialversicherungspflicht und zur Beitragshöhe
  • Semesterbescheinigungen sowie Bescheide zu vom Arbeitgeber bezahlten Studiengebühren
  • Belege für die Elterneigenschaft zur Vermeidung des Kinderlosenzuschlags
  • die Arbeitszeitaufzeichnungen, die für Leiharbeitnehmer, für Minijobber und in Branchen vorgeschrieben sind, die von Schwarzarbeit gefährdet sind
  • Erklärungen zur Pflegezeit und Bescheinigungen zum Erhalt von Pflegeunterstützungsgeld bei Kurzzeitpflege
  • Bescheide der Berufsgenossenschaften

Wenn solche Dokumente bereits digital übermittelt werden, ist die Sache vergleichsweise einfach. Legt der Mitarbeiter sie dagegen auf Papier vor, ist die Digitalisierung Sache des Arbeitgebers. Da es um die Absicherung für den Fall von Betriebsprüfungen geht, sollte er im Zweifel lieber mehr als weniger Dokumente elektronisch vorhalten.

Es gelten die Grundsätze der GoBD: eine Festplatte voller Bilddateien reicht nicht aus

Die betreffenden Unterlagen müssen gemäß den GoBD elektronisch archiviert werden. GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form“. Sie fassen zusammen, welche Voraussetzungen eine ordnungsgemäße Buchhaltung in digitaler Form erfüllen muss.

Machen Sie sich die Sache einfach: Mit dem Modul Dokumente+ erweitern Sie MeinBüro um ein digitales Dokumentenmanagement. Es erfüllt die Anforderungen zur GoBD-konformen Digitalisierung Ihrer betrieblichen Unterlagen. Gleichzeitig werden die Archivierung und die Bereitstellung der Dokumente mit diesem Modul besonders einfach.

Zu den GoBD-Erfordernissen zählen eine Verfahrensdokumentation, die manipulationssichere Speicherung, eine verlässliche Datensicherung und natürlich die klassischen Anforderungen an eine ordnungsgemäße Buchführung: die vollständige, unveränderliche, nachvollziehbare, auffindbare und zeitgerechte Buchung aller Geschäftsvorgänge.

Deshalb heißt Digitalisierung in diesem Zusammenhang mehr, als sämtliche Papierunterlagen mit dem Smartphone zu fotografieren und die Bilddateien auf einer externen Festplatte abzuspeichern. Eine revisionssichere Archivierung verlangt zum Beispiel, dass sich das Ablagesystem einem fachkundigen Prüfer erschließt, so dass ersichtlich wird, welches Dokument wo zu finden ist. Außerdem muss das System spätere Änderungen an den Dokumenten verlässlich protokollieren, damit Belege und Aufzeichnungen nicht manipuliert werden können.

Weitere Informationen zu den GoBD: Eine genaue Erläuterung liefert der Beitrag „GoBD-konform – was bedeutet das?“, der auch eine Checkliste enthält. Über die GoBD-konformen Funktionen von MeinBüro informieren Sie die Artikel „GoBD-Ausgabedateien“ , der Beitrag „Expertinnentipp: GoBD-konforme Archivierung von MeinBüro-Dokumenten“ und „GoBD-kompatibel: Zertifizierte MeinBüro-Exportschnittstelle“.

Die Anforderungen der Sozialversicherungsträger

Die „Spitzenorganisationen der Sozialversicherung“ haben gemeinsame Grundsätze zur Digitalisierungspflicht von Entgeltunterlagen ausgearbeitet. Darin nennen sie eine Reihe von Anforderungen:

  • Jedes Dokument muss als eigene Datei bereitgestellt werden. Erlaubt sind PDF-, JPG-, TIFF-, PNG- und BMP-Dateien. Klassische Office-Formate wie .doc, .docx, odt., .xls, .xlsx oder .ppt sind nicht gestattet.
  • Die Dateien dürfen keine Skripte oder Formularfelder enthalten und keine externe Grafiken oder externe Schriftarten einbinden.
  • Der Dateiname kann maximal 64 Zeichen lang sein. Die Dateien sollen sprechende Namen haben, aus denen die Art des Dokuments, der Personenbezug und der zeitliche Bezug hervorgehen (etwa: pdf). Alternativ können diese Angaben den Dateien in einer zusätzlichen Liste zugeordnet werden.

Dokumente mit Unterschriftenerfordernis

Bei Dokumenten, Erklärungen und Anträgen, die nur mit Unterschrift gültig sind, gelten besondere Anforderung an die Digitalisierung. Unterschriftserfordernis besteht zum Beispiel bei Anträgen auf Befreiung von der Versicherungspflicht, bei Anträgen auf den Verzicht der Versicherungsfreiheit oder bei Erklärungen über einen Entgeltverzicht. Solche Unterlagen müssen grundsätzlich mit einer qualifizierten oder mit einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur versehen werden, je nach Situation (§ 9 Abs. 5 BVV):

  • In den – vermutlich eher seltenen – Fällen, in denen der Mitarbeiter seine Erklärung oder seinen Antrag bereits in digitaler Form mit qualifizierter elektronischer Signatur einreicht, muss der Arbeitgeber nichts weiter tun.
  • Bekommt der Arbeitgeber von dem Beschäftigten ein unterschriebenes Papierdokument, kann er es selbst digitalisieren (z. B. scannen) und mit einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur versehen. Das genügt für die Archivierung: in diesem Fall muss der Arbeitgeber die Papierversion nicht aufbewahren.
  • Als dritte Möglichkeit kann der Mitarbeiter dem Arbeitgeber eine unterschriebene Papierversion und eine digitale Version ohne elektronische Signatur einreichen. Wenn auch der Arbeitgeber das Dokument nicht elektronisch signiert, muss er beide Varianten aufbewahren.

Elektronische Signatur

  • Eine fortgeschrittene elektronische Signatur erfordert einen privaten und einen öffentlichen Schlüssel gemäß PKI-Technologie Software, die solche Schlüssel generiert und verwendet.
  • Eine qualifizierte elektronische Signatur setzt zusätzlich voraus, dass die Identität des Verwenders bzw. Inhabers der Signatur überprüft wurde, die Signaturschlüssel von einem zertifizierten Trust Center generiert wurden und beim Signieren zertifizierte Software und Hardware verwendet werden. Diese Form der digitalen Unterschrift ist der eigenhändigen Unterschrift auf Papier gleichgestellt.

Arbeitgebern, die bislang keine Form der elektronischen Unterschrift nutzen, bleibt die Möglichkeit, sowohl die Papier- wie die elektronische Version des jeweiligen Dokuments vorzuhalten. Alternativ können Sie sich für die nächsten Jahre von der Digitalisierungspflicht befreien lassen.

Bis 2026 können Arbeitgeber eine Befreiung erhalten

Betriebe, die mit der Digitalisierungspflicht der Begleitunterlagen zum Lohnkonto Probleme haben, können eine befristete Befreiung beantragen. Bis zu deren Ablauf dürfen sie die entsprechenden Dokumente weiterhin in Papierform aufbewahren. Die Befreiung gilt bis zum 31. 12. 2026. Danach gilt in jedem Fall die Pflicht zur elektronischen Führung der Entgeltunterlagen.

Zuständig für den Antrag ist der Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung, genauer das für den Arbeitgeber zuständige Prüfbüro der DRV. Der Antrag kann formlos gestellt werden.

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