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Erfahrungsbericht: Strategische Planung vs. Jahresplanung

Ab sofort findet der MeinBüro-Crashkurs „Rechnung, Buchführung, Steuer“ auch wieder in München statt. Neuer Referent ist Helmut Tober-Matteo: Der Wirtschaftsingenieur aus Fürstenfeldbruck coacht und trainiert seit zehn Jahren Gründer und junge Selbstständige und veranstaltet praxisnahe Rechnungswesen-Seminare – angefangen bei den Grundlagen der Buchhaltung über Controlling-Tools bis hin zur Bilanzanalyse.

Neben seinen Seminaren wird Helmut Tober-Matteo hier im MeinBüro-Newsletter von Zeit zu Zeit Expertentipps zu Buchführungs- und Softwarethemen beisteuern. Den Anfang macht sein persönlicher Erfahrungsbericht zum Thema „Jahresplanung versus Strategische Planung“:

„Nehmen auch Sie sich zum Jahresanfang vor, Ihr Geschäft aktiver zu gestalten? Nicht nur auf das zu reagieren, was der Kunde so will, sondern den Kunden dazu zu bringen, mehr das zu wollen, was Sie sich wünschen? Sehr gut, dann stellen Sie für das vor Ihnen liegende Jahr sicher Vorgaben auf, wie sich beispielsweise Ihr Umsatz oder besser noch Ihr Gewinn entwickeln soll. Und vielleicht stellen Sie auch Überlegungen über die Art und Umfang Ihrer Marketingaktionen an, die Sie auf Ihrem Weg unterstützen sollen. Sehr fein – nur: Wie oft haben Ihre Planungen in der Vergangenheit wunschgemäß funktioniert? Anlass genug, die ausgetretenen Planungspfade zu verlassen. Beginnen wir mit der wichtigsten Grundlage betrieblicher Planungen: der ungeliebten Buchführung. Die ist zwar kein Selbstzweck, liefert aber wichtige Entscheidungsgrundlagen. Und ist viel zu schade für die Finanzamts-Schublade.

Lieben Sie Buchführung?

Ich nicht. Oder präziser: Die Tätigkeiten, die mit der Buchführung verbunden sind, mag ich nicht besonders. Ich hasse sie auch nicht gerade. Sie gehören halt zu dem Teil der Arbeit, der gemacht werden muss, weil er ein wertvoller Bestandteil meiner unternehmerischen Tätigkeit ist. Ohne Buchführung geht nichts. Deshalb nutze ich die richtigen Werkzeuge: vom Ablageordner bis zur optimalen MeinBüro-Software. Alles, was diese Arbeit schneller, einfacher, leichter und sicherer macht. Und die richtige Beratung, wenn es um Fragen geht, die nicht zum laufenden Geschäft gehören. Das können andere besser, und ich konzentriere mich auf meine Kernkompetenzen.

Was ich an der Buchführung wirklich schätze, das sind die Erkenntnisse aus den vorliegenden Informationen. Die sind es, die mein Geschäft voranbringen. Zum Beispiel bei der Jahresplanung. Im Rückblick erkenne ich, ob und wie genau die letztjährigen Ziele erreicht wurden. Daraus ziehe ich meine Schlüsse und leite die Ziele für das kommende Jahr ab. Erreichbare Ziele, aber welche sind das eigentlich?

Jedes Jahr x% mehr Umsatz und y% mehr Gewinn? Grundsätzlich ist das ja prima, aber trifft es immer den Kern? Sind das nicht Bausteine einer größeren Sichtweise?

Ziele identifizieren

Was will ich denn eigentlich mit meinem Unternehmen erreichen? Ich zum Beispiel möchte in der Lage sein, als Selbstständiger eben nicht nur selbst und ständig zu arbeiten. Ich möchte frei arbeiten, wann es mir passt, in der richtigen Umgebung, wenn ich beispielsweise solche Texte schreibe. Klar habe ich auch Ziele, die meine Tätigkeit beschreiben. Ich bin Berater und Trainer, Coach und Moderator. Für Unternehmen und Organisationen, für Gruppen und einzelne Personen, für Menschen mit Hund und ebenso für die ohne Hund.

Vor ein paar Jahren war ich überwiegend für wenige Auftraggeber tätig – und entsprechend abhängig. Das sollte anders werden. Außerdem fand ich mein durchschnittliches Honorar zu niedrig. Auch das sollte anders werden. Und ich wollte andere Kunden. Die, die nicht geschickt werden (ob von der Arbeitsagentur oder ihrem Chef), sondern selbst zu mir wollen. Weil sie sich von der Zusammenarbeit mit mir die richtigen Impulse versprechen. Weil sie Antworten bekommen, die sie wirklich für sich benötigen. Das waren meine wichtigsten Ziele für die nächsten fünf Jahre.

Weg von – hin zu!

Typisch daran ist, dass dies Ziele sind, die beschreiben, was man nicht will. Doch erst eine positive Zielformulierung beschreibt einen Zustand, den es zu erreichen gilt. Alles andere ist ein Davonlaufen und kann schlimmstenfalls in die nächste Katastrophe führen.

Also besser:

  • „Meine Angebote definiere ich selbst. Nur ich kenne meine Wunschkunden genau.“
  • „Mein durchschnittliches Honorar setzt sich im Jahr 2017 wie folgt zusammen: …“
  • „Bis Ende 2017 habe ich mindestens x verschiedene Kunden aus Segment A. Bis Ende 2018 habe ich y verschiedene Kunden aus dem Segment B. Etc…“

Strategische Planung

Strategische Planung beginnt mit strategischen Zielen. Die hatte ich ja nun. Aber es galt, diese auch mit Zahlen zu füttern. Dafür gibt es im Prinzip zwei wesentliche Wege. Ich nenne Wunsch-Zahlen-Ziele (x € Gewinn im Jahr 2017) und suche nach dem Weg, wie ich es realisieren kann. Oder (dafür hatte ich mich entschieden) ich suche nach Möglichkeiten, die obigen Ziele zu erreichen und sehe nach der Planung, wo es hinführt.

Für mich ist es wichtig, mit Szenarien zu arbeiten. Sie eröffnen verschiedene Wege zum Ziel. Meine strategischen Ziele waren also noch nicht mit Zahlen gefüllt und doch waren sie strategisch. Sie haben mein unternehmerisches (tatsächlich auch mein privates) Leben beeinflusst. Strategische Ziele sind langfristig angesetzt und sie sind zielführend. Und nein: Solche Ziele fallen einem nicht auf die Schnelle „einfach mal so“ ein. Das ist Arbeit, dafür gibt es Methoden.

Szenarien zur Zielerreichung

Es entwickelten sich drei grundsätzliche Möglichkeiten meine strategischen Ziele anzustreben. Die eine ist beispielsweise riskanter, weil sie wenig Handlungsoptionen bietet, wenn die definierten Zwischenergebnisse nicht erreicht werden sollten. Jede wurde bewertet, so objektiv wie möglich. Auch dafür gibt es zuverlässige Methoden. Und so kam mein persönlicher Weg zustande. Er ließ mir Handlungsoptionen offen. Ich konnte mehr „austesten“: So etwas mag ich sehr gerne.

Zwischenziele & Controlling

Und hier ist sie wieder, meine (un)geliebte Buchhaltung. Wie soll ich ohne sie und die Erkenntnisse daraus, meinen Weg gehen? Wann, wie und wie stark soll ich eingreifen, und anhand welcher Informationen erkenne ich dies? Ich liebe die Erkenntnisse daraus. Ich liebe das selbstbestimmte Steuern meiner unternehmerischen Tätigkeit. Dafür ist Buchhaltung gemacht, dafür gibt es Jahresabschlüsse und Kennzahlen. Hier ergeben Jahresplanungen echten Sinn.

Die rollierende Planung

Gern gehört: „Je mehr du planst, desto stärker trifft dich der Zufall“. Na, und? Dieser Zufall eröffnet mir doch nur neue Chancen. Ich habe meinen Plan zu überdenken, zu bestätigen oder gegebenenfalls anzupassen. Rollierende Planung ist ein großartiges Werkzeug: Je mehr ich mich meinen strategischen Zielen nähere, desto mehr Erkenntnisse habe ich. Aber Einflüsse von außerhalb sind einfach da. Ich kann doch nicht die Welt kontrollieren.

Deshalb: ein Plan ist flexibel und wird daher angepasst. Und ja, auch meine strategischen Ziele von vor einigen Jahren sind nicht identisch mit den heutigen. Ziele sind lebendig und entwickeln sich. Wie Kinder, die erwachsen werden.

Jahresplanung

Heute sitze ich mit meiner Frau und unserem Hund in einem Haus über dem Comer See und wir basteln an unserer strategischen Planung. Meine Frau ist jetzt auch selbstständig und wir haben zwei Unternehmen, die wir so abstimmen, dass genau dies möglich ist: An so einem schönen Ort ein paar Tage über Weihnachten auszuspannen. Den Luxus zu genießen, hier an diesem Ort die gemeinsame (nicht nur unternehmerische) Zukunft zu planen, ist die erste Erfüllung eines der strategischen Ziele, die in unseren beiden Unternehmen ganz weit oben standen.

Das Erste, was wir in unserer Jahresplanung „einbuchen“, sind die Zeiten, die wir miteinander arbeiten werden. Das ist ein strategisches Ziel in beiden Unternehmen. Entstanden aus meiner rollierenden Planung und einem „Weg-von-Ziel“ meiner Frau. „Hin zu“ Kündigung, Weiterbildung und Unternehmensgründung. Ein Szenario für uns beide könnte ein gemeinsames Unternehmen sein. Muss aber nicht, weil unsere Ziele sich auch auf anderen Wegen realisieren lassen. Geht ja schon, wie man sieht.

Und die Jahresplanung? Die Zahlen und Ziele für das nächste Jahr? Wir nutzen die richtigen Werkzeuge, die stehen uns immer zur Verfügung. Wir lassen uns beraten, wo nicht unsere Kernkompetenzen liegen. Die werden nächste Woche aufs Papier gebracht, wenn wir zurück sind. Prognosen für Umsatz und Gewinn. Auswertung und Entwicklung von Kennzahlen. Forecast, Controlling und Planungsmodelle. Werkzeuge, Methoden, feinste kaufmännische Arbeit. Dafür benötigen wir nicht den Comer See, das findet wieder im Büro statt. Das ist dann dafür der richtige Platz.

Hier werden wir noch ein paar Tage die Seele baumeln lassen, Ideen für die nächsten strategischen Ziele „ausbrüten“ und dabei viel Spaß haben. Newsletter und Blogartikel schreiben.

Konkrete Ziele für die anstehende Jahresplanung

Umsatz und Gewinn sind dabei. Nach der Gründung des zweiten Unternehmens wurde viel investiert, der Gewinn hat nach der Anlaufphase jetzt wieder „Luft nach oben“. Die Liquidität betrachten wir derzeit genau. Wir haben noch nicht so viel Erfahrung, zwei Unternehmen parallel zu führen und davon zu leben. Da spielt diese Betrachtung für uns eine wichtige Rolle. Kein Netz und kein doppelter Boden. Und wir planen weitere Investitionen. Der Zeitpunkt dafür liegt nicht in diesem Jahr, aber dieses Jahr soll die wirtschaftliche Basis dazu schaffen. Das sind die Punkte, die fixiert werden.

Stellenwert

All diese Ziele sind unserem großen Plan untergeordnet, unserer Strategie. Ist die Jahresplanung also weniger Wert als die Strategie? Nein! Das Eine geht nicht ohne das Andere. Ich kann keine Strategie entwickeln ohne die Basis, auf der ich stehe. Ich könnte vielleicht Visionen entwickeln und Ziele erklären. Aber keine Ziele definieren, die machbar sind und Wege entwickeln, diese auch zu erreichen.

Und dann darf dieser Weg gegangen werden. Leben – unternehmerisches Handeln! Die Buchhaltung, Jahresabschlüsse, Kennzahlen geben mir genau die Auskünfte, aus denen ich erkennen kann, ob ich auch auf diesem Weg bin. Ohne sie kann ich nicht steuernd eingreifen. Und schon ist die neue Jahresplanung auf dem Tisch. Wieder ein Schritt näher am Ziel. Genau dafür ist die Jahresplanung zuständig, genau diese Qualität hat sie.“

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