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Müssen E-Mail, SMS und Chat-Nachrichten archiviert werden?

Es versteht sich von selbst, dass man bedeutsame Geschäftspapiere wie Vertragsurkunden oder Steuerbescheide nicht einfach wegwirft oder löscht. Aber wie steht es um E-Mails, SMS oder WhatsApp-Nachrichten, die man mit Geschäftspartnern oder Kolleginnen austauscht? Gilt auch für sie eine Archivierungspflicht?

Die Antwort lautet ja. In bestimmten Fällen sollten Unternehmen und Selbstständige die Geschäftskommunikation auch dann archivieren, wenn sie als Mail- oder Chat-Korrespondenz erfolgt.

Archivierung von E-Mail und Chat-Nachrichten – was sagen die Gesetze?

Auf den ersten Blick existiert eine beängstigend lange Liste mit Vorschriften zur Aufbewahrung von Geschäftsdokumenten:

  • Die Abgabenordnung verlangt, dass „Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen“ aufbewahrt werden, außerdem „die empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefe, sowie „Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe“ und „Buchungsbelege“ (147 Abs. 1 AO).
  • Ähnliches verlangt das Handelsgesetzbuch von Kaufleuten einschließlich von Formkaufleuten wie einer GmbH: Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Organisationsunterlagen sowie die erhaltenen und verschickten Handelsbriefe und die Buchungsbelege sind aufzubewahren. Außerdem sind Kaufleute verpflichtet, sich an die „Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung“ zu halten, Bücher zu führen und alle Handelsbriefe in Kopie aufzubewahren (257 Abs. 1 – 3 HGB).
  • Das Umsatzsteuerrecht schreibt das Archivieren aller Eingangs- und Ausgangsrechnungen vor (14b Abs. 1 UstG).
  • Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen elektronischen Buchführung (GoBD) sind eine Vorschrift der Finanzverwaltung. Sie verlangt die Vollständigkeit der geschäftlichen Aufzeichnungen: zu allen Geschäftsvorfällen müssen alle relevanten Dokumente erfasst und aufbewahrt werden. Das gilt selbst für kleinere Unternehmen sowie Selbstständige, die ihren Gewinn per EÜR ermitteln.
  • In vielen Verträgen finden sich Klauseln, die die Archivierung aller relevanten Unterlagen und Vorgänge zum vereinbarten Projekt oder Geschäft verlangen.

Einiges aus dieser Liste wird kaum als Textinhalt einer E-Mail oder Chat-Nachricht verschickt. Eine Jahresbilanz kann nicht als E-Mail verfasst werden. Die Handelsbücher führt man nicht per WhatsApp oder Telegram. Das verhindern schon die gesetzlichen Formvorschriften

Allerdings können auch E-Mails und Chat-Nachrichten sich auf Steuertatsachen auswirken oder „Handels- und Geschäftsbriefe“ darstellen. Dann gilt für sie Archivierungspflicht.

Übrigens:

Wann zählen E-Mail-, SMS- oder Chat-Nachrichten als Handels- und Geschäftsbriefe?

Aufbewahren muss man Nachrichten, die als Handelsbrief beziehungsweise Geschäftsbrief zählen, etwa wenn Ihr Inhalt eine der folgenden Erklärungen oder Handlungen darstellt:

  • Geschäftliche Verträge, Abschlüsse und Vereinbarungen
  • Auftragserteilungen, Anfragen und Auftragsbestätigungen
  • Ergänzungen oder Änderungen zu einem Auftrag oder einer Vereinbarung
  • Kündigungen
  • Versandbestätigungen, Lieferscheine, Frachtbriefe
  • Reklamationen, Mängelanzeigen und Mängelrügen
  • Rechnungen und Zahlungsbelege
  • Stundungen, Ratenzahlungsvereinbarungen
  • andere Angebote oder Hinweise zu Zahlungsmodalitäten, etwa Rabatte oder Skonto
  • Mahnungen, Zahlungserinnerungen
  • Rückfragen zu Zahlungsvorgängen
  • Quittungen und Rechnungen
  • alle sonstigen Inhalte mit Buchhaltungsrelevanz

Dabei ist es für die Archivierungspflicht gleichgültig, ob ein per E-Mail oder Chat-Nachricht übermittelter Geschäftsbrief die Formvorschriften einhält. Wenn der Lieferant auf die Idee kommt, seine Rechnung als Chat-Nachricht zu tippen, dann sollte diese archiviert werden – selbst dann, wenn Pflichtangaben für Rechnungen fehlen, oder wenn Sie um eine Neuausstellung im PDF-Format bitten. Entsprechendes gilt für eine per SMS versandte Mahnung.

Übrigens: Bei Kaufleuten spricht man von „Handelsbriefen“, bei Selbstständigen und Unternehmen ohne Kaufmannseigenschaft von „Geschäftsbriefen“. Für die Archivierungspflicht von Chat- und E-Mail-Kommunikation ist die Unterscheidung zwischen Handels- und Geschäftsdokumenten jedoch weitgehend gleichgültig.

Wann haben E-Mails oder Chat-Nachrichten steuerliche Relevanz?

Elektronische Korrespondenz mit den im vorigen Abschnitt aufgezählten Inhalten ist grundsätzlich auch steuerlich relevant. Das gilt außerdem für viele weitere Nachrichten und Mails, etwa zu folgenden Themen:

  • Geschäftsreisen von Mitarbeitern
  • betriebliche Anschaffungen und Bestellungen
  • Rückfragen der Buchhaltung zu Ausgaben, Belegen, Rechnungen etc.
  • Kommunikation zu Arbeitszeiten, Schichten etc. (weil sie den Lohnanspruch und damit die Lohnsteuer betreffen)
  • Absprachen zu Details von Lieferungen oder Leistungen des Unternehmens, wenn sich diese auf den Umsatzsteuersatz auswirken (z. B. bei Catering-Leistungen bis zur aktuell geltenden Ausnahmeregelung)

Eine abschließende Liste ist nicht möglich, denn weder die Gesetze noch die Finanzverwaltung bieten eine abschließende Aufzählung der Dokumente, die aus steuerlichen Gründen aufbewahrt werden müssen.

Und in der Praxis? Wann muss man E-Mails oder Textnachrichten aufbewahren?

Auch wenn es keine abschließende Aufzählung gibt, helfen ein paar Daumenregeln bei der Entscheidung:

  • Geht es bei der Korrespondenz um Verträge und Vereinbarungen, die das Unternehmen oder den Selbstständigen betreffen – um ihre Anbahnung, Erfüllung, Bezahlung etc.? Dann sollte man die Nachrichten archivieren.
  • Geht es um Fragen zu Einnahmen, Ausgaben und anderen Dingen, die die Steuerlast erhöhen oder senken? Auch dann gilt: Aufheben.
  • Kann die Korrespondenz einen Beleg, eine Zahlung oder eine Buchung erklären? Dann sollten Sie sie behalten.

Im Zweifel gilt: lieber großzügiger archivieren als zu sparsam. Daraus folgt jedoch nicht, dass man alles für immer aufheben muss. Wenn die Aufbewahrungsfristen für geschäftliche Dokumente abgelaufen sind, können Sie gelöscht werden.

Einige Beispiele:

  • Der Lieferant schreibt Ihnen, dass die für Ende Dezember vereinbarte Lieferung erst im Januar erfolgen wird. Diese Nachricht belegt, warum das vereinbarte Lieferdatum und der Lieferschein voneinander abweichen und keine Buchung im Dezember erfolgt. Bei Ist-Versteuerung ist zudem die Umsatzsteuerpflicht betroffen.
  • Eine Kunde beschwert sich per WhatsApp über die Qualität einer Dienstleistung und kündigt an, nicht bezahlen zu wollen. Sie teilen ihm mit, dass Sie seine Reklamation für unbegründet halten und auf der Bezahlung bestehen. Dieser Austausch liefert die Motivation dafür, warum sie die vom Kunden nicht bezahlte Forderung auf der Aktiva-Seite der Bilanz buchen. (Außerdem benötigen Sie den Nachweis möglicherweise für Ihr Forderungsmanagement.)
  • Ein anderer Kunde bietet Ihnen per Messenger-Dienst an, die eigentlich in Raten fällige Rechnung für die letzte Lieferung komplett zu überweisen, wenn Ihr Unternehmen ihm dafür drei Prozent Skonto einräumt. Sie gehen darauf ein. Auch diese Korrespondenz sollte archiviert werden, weil sie die Änderung der Zahlungsmodalitäten belegt.

Ein Unternehmensarchiv für Chat-Nachrichten und SMS?

Screenshots sind kein sinnvolles Archivformat. Es gibt verschiedene technische Lösungen, um die Archivierung von Chat-Messages und E-Mails sicherzustellen. Oft wird eine Schnittstelle angeboten, über die geschäftliche Kommunikation per SMS oder Chat-Nachricht ins Dokumentenmanagement des Unternehmens übernommen werden kann. Alternativ werden die Nachrichten auf den Servern eines Dienstleisters abgelegt, und man kann über einen Account dort darauf zugreifen. Zudem bieten Chat- und Messenger-Programme Lösungen, die eine Unternehmensarchivierung ermöglichen. Ein Beispiel ist WhatsApp Business.

Umsonst sind solche Lösungen allerdings nicht zu haben.

Revisionssichere Archivierung

Das Aufbewahren der Nachrichten im E-Mail-Programm oder in der Chat-Software reicht jedenfalls nicht aus.

  • Dadurch ist nicht gewährleistet, dass die Korrespondenz wirklich vorliegt, wenn sie später benötigt wird. E-Mail-Ordner und Chats werden schnell aus Versehen gelöscht. Chat-Verläufe werden in der Regel beim Anbieter der Software gespeichert. Der Anwender hat normalerweise wenig Einfluss und oft auch keinen Anspruch darauf, dass das unbegrenzt geschieht.
    Zu einem professionellen Archivierungssystem gehört dagegen die verlässliche Sicherung der Daten.
  • Irgendwo abgelegte E-Mails und Chats sind nicht vor Manipulationen geschützt. Eine echte Archivierungslösung hält jeden Zugriff auf abgelegte Dokumente und jede Änderung an ihnen fest. Damit ist das Archiv revisionssicher, die Beweiskraft der gespeicherten Dokumente ist sehr viel größer.

Ganz praktisch gesehen: Wenn in einigen Jahren eine Betriebsprüferin Nachweise dafür sehen will, dass eine bestimmte Zahlungsvereinbarung wirklich geändert wurde, dann sollten Sie ihr die entsprechenden Nachrichten vorlegen können. Und es sollte klar sein, dass diese Nachweise nicht erst später erstellt oder geändert wurden.

Private Nachrichten dürfen nicht archiviert werden

Private Nachrichten von Mitarbeitern oder von Geschäftspartnern dürfen ohne ausdrückliche Einwilligung nicht gespeichert werden. Das ist eine Frage des Datenschutzes. Vor allem der Arbeitnehmerdatenschutz ist ausgesprochen strikt. Arbeitgeber dürfen persönliche Nachrichten ihrer Mitarbeiter grundsätzlich nicht einmal einsehen, geschweige denn archivieren.

Auch aus diesem Grund sollte private und geschäftliche Korrespondenz strikt getrennt gehalten werden. Sonst kann es zum Dilemma kommen, dass eine bestimmte Nachricht einerseits archiviert werden müsste, andererseits gar nicht gespeichert werden darf: Der Vertriebsmitarbeiter bestätigt der Mitarbeiterin des Kunden in einer E-Mail den Preis und berichtet ihr gleichzeitig von privaten Eheproblemen. Damit entsteht ein Dilemma: Diese E-Mail darf die Buchhaltung nicht lesen, gleichzeitig soll sie den Inhalt jedoch kennen und die Nachricht archivieren.

So etwas lässt sich vermeiden, wenn für die geschäftliche Kommunikation klare Regeln gelten. Private und geschäftliche Korrespondenz sollte strikt getrennt sein, für die letztere sollten keine Privatgeräte genutzt werden. Außerdem ist es sinnvoll, nur solche Kommunikationsmittel zu gestatten, die eine rechtskonforme Archivierung erlauben. Wenn das Unternehmen keine WhatsApp-Nachrichten aufbewahren kann, darf dieser Kanal auch nicht für die geschäftliche Kommunikation genutzt werden.

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