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Wie Sie einen gelungenen Messeauftritt planen

Wie Sie einen gelungenen Messeauftritt planen

Eine Messe ist die ideale Gelegenheit, Ihr Unternehmen einem breiten Publikum direkt zu präsentieren, vielversprechende Kontakte zu knüpfen und natürlich Kunden zu akquirieren. Das geht jedoch nur mit einem angemessenen Budget. Damit sich die Investition in einen guten Messeauftritt für Sie rentiert, bedarf es einer klugen Strategie und umfassender Organisation. Wir geben Ihnen Tipps, wie Sie einen erfolgreichen Messeauftritt planen.

Das sind wichtige strategische Vorüberlegungen

Wenn Sie einen Messeauftritt planen, ist es nicht damit getan, sich schick anzuziehen, ein paar nette Aufsteller zu organisieren und mal schnell zweihundert Flyer zu drucken. Wichtig sind sowohl strategische Überlegungen im Vorfeld der Messe als auch natürlich alles, was mit der Budgetplanung zusammenhängt.

Was will ich mit meinen Messeaktivitäten erreichen?

Wen wollen Sie auf der Messe ansprechen, was ist überhaupt das konkrete Ziel Ihrer Messeaktivitäten? Wollen Sie neue Branchen-Trends kennenlernen? Ist eher das Networking mit Kooperationspartnern Ihr Ziel? Oder streben Sie den Direktverkauf an? Sie sehen also, die Beantwortung dieser Grundfrage ist die Basis für Ihre erfolgreiche Messeplanung.

Welche Messe ist die richtige für mein Business?

Schon ein Jahr im Voraus sollten Sie sich eine Übersicht aller für Sie infrage kommenden Messen erstellen. Berücksichtigen Sie dabei sowohl regionale Veranstaltung als auch bundesweite Messen und Möglichkeiten im Ausland. Bleiben Sie aber von Anfang an realistisch und überlegen Sie, welche Messeauftritte davon wirklich mit Ihren finanziellen und personellen Ressourcen umsetzbar sein könnten.

Terminkalender und weitergehende Informationen finden Sie zum Beispiel bei der IHK oder auf Portalen wie messekalender.de oder messen.de.

Habe ich für meinen Messeauftritt ein stimmiges Gesamtkonzept?

Einladend, professionell und ansprechend, so sollte Ihr Messestand als überzeugendes Aushängeschild für Ihr Unternehmen dienen. Deswegen brauchen Sie ein stimmiges und einheitliches Gesamtkonzept für die Gestaltung Ihres Standes, Broschüren und Flyer, Give-Aways etc. Diese wiederum sollten natürlich auf die Website Ihres Unternehmens, Ihr generelles Briefpapier, Ihr Logo und so weiter abgestimmt sein.

Machen Sie Skizzen und halten Sie Ihre Konzeptideen schriftlich fest, damit Sie diese bei der weiteren Planung nicht aus den Augen verlieren.

So sollten Sie konkret Ihren Messeauftritt planen

Wie sieht der Zeitplan für mein Messeprojekt aus?

Unbedingt sollten Sie relevante Anmeldefristen, Besprechungstermine, Lieferdaten und ähnliche Termine in einem projektbezogenen Zeitplan organisieren. Hier gehören aber auch noch weitere Daten rein: Wann kündigen Sie den Messestand auf Ihrer Website oder per E-Mail-Newsletter an und wann verschicken Sie rechtzeitig Einladungen oder Eintrittskarten an wichtige Stammkunden und Interessenten?

Gerade diese Punkte sind äußerst wichtig, damit Ihre Bestandskunden ebenso wie Ihre Interessenten rechtzeitig informiert sind und wissen, wo Sie zu finden sind.

Damit alles reibungslos abläuft und Sie genug Zeit haben, um Ihren Messeauftritt planen zu können, melden Sie sich bitte frühzeitig zur Messe an. Eventuell können Sie sich dann auch einen besonders günstig gelegenen Platz auf dem Gelände sichern. Gleiches gilt selbstverständlich für die Ausstattung und den Aufbau Ihres Standes. Geben Sie alles, was Sie oder Ihre eigenen Mitarbeiter nicht selbst erledigen können, mit genügend Vorlauf in Auftrag.

Was gilt es bei der Budgetplanung zu beachten?

Spätestens zum Zeitpunkt der Anmeldung sollten Sie einen groben Budgetplan für Ihre Messeteilnahme aufgestellt haben.

Zu berücksichtigen sind als besonders großer Kostenfaktor natürlich der Standbau selbst. Hinzu kommen Standmiete und Nebenkosten, Verbrauchsmaterialien, Werbemittel, Transportkosten, Hotelübernachtungen (auch daran bitte frühzeitig denken!) und natürlich Personal- und Dienstleistungskosten. Möglicherweise wollen oder müssen Sie für Ihren Messeauftritt auch noch eine zusätzliche Versicherung abschließen.

Sie sollten prüfen, ob die Möglichkeit besteht Zuschüsse oder andere Fördermöglichkeiten für Ihren Messeauftritt zu beantragen. Erste Anlaufstelle ist hierfür Ihre zuständige IHK.

Wer fährt zur Messe?

Kein ernst zu nehmender Messestand kann nur von einer Person allein betreut werden. Und auch falls Sie sonst ein hervorragender Einzelkämpfer sind – zumindest für den Aufbau Ihres Standes vor Ort sollten Sie sich Unterstützung holen. Planen Sie für die Auswahl der richtigen Standbetreuung genügend Zeit im Vorfeld der Messe ein, denn nichts schreckt Interessenten mehr ab als unfreundliche oder uninformierte Ansprechpartner vor Ort.

Egal ob externe Hilfskräfte oder Ihre eigenen Mitarbeiter: Das Standpersonal muss also auf seine Aufgabe gründlich vorbereitet werden, damit es zum Beispiel bei Fragen von potenziellen Kunden so reagieren kann, wie Sie es sich vorstellen.

Nachbereitung der Messe

Nach der Messe ist oft vor der Messe. Daher sollten Sie entsprechend gut nachbereiten und noch einmal reflektieren, ob Sie mit dem Messeauftritt Ihr Ziel erreicht haben. Davon hängt zum Beispiel ab, ob Sie im kommenden Jahr wieder auf dieselbe Messe fahren oder sich lieber nach einer Alternative umschauen.

Waren Sie mit externen Mitarbeitern, dem Messebauanbieter oder dem Hersteller Ihrer Give-Aways zufrieden? Dann können Sie sich das ja schon mal gut für die nächste Messe merken. Unbedingt sollten Sie alle Ausgaben durchgehen und eine vernünftige Abschlusskalkulation durchführen. Das hilft Ihnen, die kommende Messe noch besser zu planen.

Und schließlich gehört es zur Nachbereitung ja auch noch, die geknüpften Kontakte zu vertiefen. Pflegen Sie neue Interessenten oder Kunden möglichst zeitnah in Ihrer Kundenverwaltung ein, damit Sie neue Geschäftsbeziehungen schnell anbahnen und damit die Früchte Ihrer Arbeit ernten können.

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