Verträge

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Smartes Vertragsmanagement: Verträge überwachen und abrechnen mit MeinBüro

Sie möchten laufende Wartungs- und Serviceverträge überwachen und anschließend komfortabel abrechnen? Mit dem MeinBüro-Modul Verträge stellen Sie Ihren Kunden regelmäßige Lieferungen und Leistungen mit wenigen Klicks in Rechnung. Auf diese Weise ersparen Sie sich bei wiederkehrenden Vorgängen eine Menge Such- und Schreibarbeit.

Für die Betreuung eines festen Kundenstamms werden regelmäßige Aufträge immer wichtiger. Denn laufende Verträge …

  • binden Stammkunden über Vergünstigungen an Ihre Leistung,
  • geben Ihnen Planungssicherheit und
  • erleichtern Umsatzkalkulationen sowie Ertragsprognosen.

Professionelles Vertragsmanagement

Sie haben einen Vertrag mit Ihren Kunden erfolgreich ausgehandelt? Dann stehen Sie vor der Aufgabe…

  • die dazugehörigen Unterlagen zu verwalten und archivieren sowie
  • erbrachte Leistungen zu dokumentieren, überwachen und schließlich abzurechnen.

Das alles kann das Modul Verträge im Bereich „Verkauf“. Es bietet Ihnen einen zentralen Ort, an dem Sie Ihre Verträge sicher und komfortabel managen. Zugleich haben Sie dort alle Vertragslaufzeiten und Ihre Umsatzplanung jederzeit im Blick.

 

Digitale Vertragsablage für alle Unternehmen

Die Pflege von Vertrags- und Stammkundendaten kann sehr aufwendig sein. Die klassische Dokumentation im Aktenschrank braucht eine Menge Platz, ist unübersichtlich

und kostet viel Zeit.

MeinBüro ermöglicht dagegen ein weitgehend papierloses Büro, in dem Sie die Vertragsverwaltung und Korrespondenz digital erledigen. Und keine Sorge: Bei Bedarf lassen sich Briefe, Rechnungen und alle anderen Vorgänge wie gewohnt ausdrucken und in Papierform verschicken.

Bestehende Verträge pflegen Sie als digitale Akten in MeinBüro ein. Anschließend haben Sie sämtliche Vertragsdetails jederzeit im Blick. Zu jedem Vertrag können Sie Unterlagen speichern, etwa den eigentlichen Vertrag oder auch eingescannte Papierdokumente. Darüber hinaus spart Ihnen eine digitale Vertragsverwaltung Kosten für Papier, Druck, Porto und reduziert den Versandaufwand beträchtlich.

Verträge digital verwalten und archivieren

MeinBüro und das Modul Verträge bieten Ihnen die Möglichkeit, Ihre Verträge übersichtlich zu verwalten und abzurechnen. Damit das besonders leicht von der Hand geht, führt Sie ein Vertragsassistent Schritt für Schritt durch das Einpflegen jedes Vertrags. So können Sie sicher sein, dass Sie an alles gedacht haben.

Vertragsabrechnungen mit wenigen Klicks

Beispiel: Regelmäßige Wartungs- und Serviceverträge stellen eine willkommene und leicht kalkulierbare Einnahmequelle dar. Doch deren Abrechnung ist oft mühsam und kompliziert. Denn Rechnungen schreiben kostet Zeit und besonders Neuauflagen wiederkehrender Positionen werden zum nervigen Zeitfresser. WISO MeinBüro und das Modul Verträge machen damit Schluss. Die intelligente Vertragsverwaltung erstellt wiederkehrende Vertragsrechnungen automatisch für Sie.

Praxistipp: Besonders komfortabel erledigen Sie Abrechnung Ihrer Verträge in Kombination mit dem Modul Finanzen+. Das Zusatzmodul bietet Ihnen unter anderem die Möglichkeit, Lastschriften direkt an Ihre Bank zu übermitteln.

Vertragsrisiken überwachen

Behalten Sie mögliche Vertragsrisiken immer im Blick. MeinBüro sorgt mit dem Modul Verträge für ein effektives Vertragsmanagement, mit dem Sie Ihre Verträge verwalten und auch Risiken, wie Vertragsabläufe, Kündigungsfristen und Zahlungsausfälle überwachen.

So können Sie Ihre Kunden rechtzeitig an eine notwendige Vertragsverlängerung erinnern oder bei Zahlungsausfall frühzeitig eine Zahlungsaufforderung senden. Die dazugehörigen Schreiben erzeugen Sie auf Knopfdruck direkt aus dem Modul Verträge heraus.

Zeitsparende Vertragspflege

Sie möchten ein Schreiben zu einem bestehenden Vertrag aufsetzten? Ob Rechnung, Mahnung oder Informationsbrief: MeinBüro stellt Ihnen zu allen wichtigen Anlässen vorgefertigte Textbausteine zur Verfügung. Das schützt Sie vor peinlichen Tippfehlern und spart Ihnen wertvolle Zeit.

Wiederkehrende Rechnungen verwalten

Als wiederkehrende Rechnungen bezeichnet man Vorgänge, die mit mehr oder weniger gleichen Positionen regelmäßig an einen bestimmten Kunden verschickt werden. Im besten Fall sind wiederkehrende Rechnungen direkt an einen Vertrag gekoppelt. Denn das bedeutet für Sie einen regelmäßigen Umsatz über einen festgelegten Zeitraum.

Andererseits muss kein Vertrag existieren, um wiederkehrende Rechnungen mit dem Modul Verträge verwalten zu können. Einmal angelegt sind zukünftige wiederkehrende Rechnungen einfach erstellt. Die Empfängerdaten und die Leistungen oder die Artikel sind bereits hinterlegt, das Datum wird automatisch aktualisiert. Die finale Rechnung erzeugen und versenden Sie mit wenigen Klicks.

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Vorlagen für Rechnungspositionen

Dank der integrierten Vorlagen für Rechnungspositionen können Sie Vertragsgrundlagen jederzeit problemlos anpassen. Dies eignet sich zum Beispiel, wenn sich der Wartungsumfang ändert oder Preise angepasst werden müssen. Wenn Sie die Grundlagen eines Vertrags anpassen, schlägt Ihnen das Programm das Ende des aktuellen Vertragsintervalls automatisch als Beginn der neuen Laufzeit vor.

DSGVO konforme Vertragsverwaltung

Mit Inkrafttreten der DSGVO hat sich der Verwaltungsaufwand enorm erhöht. Das gilt ganz besonders für kleine und mittelständische Unternehmen. Auch Ihre Vertragsdaten müssen vor unberechtigtem Zugriff gesichert sein.

Im Rahmen der DSGVO-Bestimmungen schützt Sie zum Beispiel ein Login beim Programmstart von MeinBüro sicher vor dem Zugriff durch unbefugte Dritte.

Das Modul Verträge auf einen Blick

  • Abrechnungsintervalle, Liefer- und Zahlungskonditionen, Kündigungsfristen sowie bereits ausgesprochene Kündigungen lassen sich schnell erfassen.
  • Textbausteine nehmen Ihnen das mühselige Tippen identischer Formulierungen und immergleicher Informationen ab.
  • Sie verbinden Ihre Verträge als digitale Akte mit allen zugehörigen Projekten, Verwendungen und Auftragsarten.
  • Laufzeitverträge können Sie mit automatischen Abrechnungsvorschlägen abrechnen.

Lektüretipp: Eine Schritt-für-Schritt Dokumentation des Moduls Verträge finden Sie im MeinBüro Bedienbuch.

Praxistipp: Probieren geht über Studieren!

Das Modul Verträge und fast alle anderen MeinBüro Module können Sie jederzeit ganz einfach ausprobieren. Dazu klicken Sie in der Menüleiste auf „Hilfe > Module: Test, Kauf, Übersicht“ und öffnen so die MeinBüro Modulwelt. Dort wählen Sie das passende Modul aus und klicken auf den „Jetzt testen“-Button:

 

Anschließend können Sie das gewünschte Modul kostenlos und unverbindlich testen. Nach 30 Tagen endet die Testphase automatisch. Wenn Sie das Modul im Anschluss an die Testphase dauerhaft nutzen möchten, schalten Sie es einfach frei.

Auch das geht ganz unkompliziert direkt aus der Software heraus: Dazu klicken Sie in der MeinBüro Modulwelt auf den orangefarbenen „Jetzt kaufen“-Button. Daraufhin landen Sie im Buhl-Onlineshop, wo Sie …

  • das gewünschte Modul „Zur Auswahl hinzufügen“,
  • in den Warenkorb legen und
  • die Transaktion dort abschließen.

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