Angebote

Erfolgreiche Angebote schreiben: Das gehört in eine professionelle Offerte

Der Gesetzgeber lässt Ihnen bei der Angebotserstellung freie Hand: Anders als bei Rechnungen müssen bei Angebotsschreiben keine bestimmten Inhalts- oder Formvorschriften beachtet werden. Angebote können Sie Ihren Kunden schriftlich, mündlich, telefonisch, per E-Mail oder auf andere Weise übermitteln.

Trotzdem spricht viel für klassische Angebote in Schriftform: Sie …

  • nehmen sich Zeit, Leistungsumfang, Preise, Auftragsabwicklung und Lieferzeiten realistisch zu kalkulieren und planen,
  • stimmen die Qualität Ihrer Produkte und Dienstleistungen auf den konkreten Kundenbedarf ab und zeigen so, dass Sie das Anliegen Ihres Kunden verstanden haben,
  • ergänzen gewünschte Lieferungen und Leistungen durch passende Zusatz- und Alternativangebote und
  • schaffen mit Allgemeinen Geschäftsbedingungen und einzelvertraglichen Klauseln Transparenz über sämtliche Konditionen, die im späteren Vertrag nicht ausdrücklich geregelt werden.

Da das ursprüngliche Angebot meistens die Grundlage der folgenden Vertragsgespräche darstellt, übernehmen Sie mit Vorlage eines schriftlichen Angebots zudem von vornherein die Verhandlungsführung.

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Was ist eigentlich ein Angebot?

Das Angebot ist ein Teil von Vertragsverhandlungen. Rechtlich gesehen handelt es sich bei einem Angebot um die jeweils erste von zwei übereinstimmenden Willenserklärungen. Die wiederum sind Voraussetzung für das Zustandekommen eines Vertrages.

Der Verhandlungsablauf bestehend aus Anfrage, Angebot (Antrag) und Annahme sieht in der kaufmännischen Praxis üblicherweise so aus:

  • Ein Kunde oder Interessent stellt eine unverbindliche Anfrage.
  • Ein Lieferant oder Dienstleister macht daraufhin ein Angebot (=Antrag).
  • Stimmt der Kunde oder Interessent dem Angebot zu (=Annahme), ist der Vertrag geschlossen.
  • Der Kunde oder Interessent kann seinerseits aber auch ein Gegenangebot mit abweichenden Konditionen machen (= neuer Antrag).
  • Nun kann wiederum der Lieferant oder Dienstleister entscheiden, ob er den neuen Antrag annehmen will.

Diese Verhandlung kann noch eine Weile so weitergehen. Erst wenn die erforderlichen übereinstimmenden Willenserklärungen vorliegen, kommt der Vertrag zustande. Das Prinzip gilt grundsätzlich für alle Vertragsarten, also z. B. Kauf-, Arbeits-, Dienst-, Werk- oder auch Miet- und Pachtverträge.

Bitte beachten Sie: Die Anbieterposition kann im Laufe von Verhandlungen zwar theoretisch mehrfach wechseln. Trotzdem stellt das ursprüngliche Angebot in der Regel die Verhandlungsbasis dar. Entsprechend wichtig ist es, von vornherein alle relevanten Bestandteile zu berücksichtigen, um sich eine günstige Verhandlungsposition zu verschaffen.

Die wichtigsten Bestandteile des Angebots im Überblick

Professionelle Angebote enthalten in der Regel folgende Informationen:

  1. Firma, Name und Anschrift des Interessenten (wichtig, denn grundsätzlich hat nur der namentlich genannte Adressat Anspruch auf die konkreten Konditionen des Einzelfalls),
  2. Name, Anschrift und Kontaktdaten des Anbieters,
  3. Steuernummer und / oder Umsatzsteueridentifikationsnummer des Anbieters,
  4. Angebotsnummer und Datum,
  5. voraussichtlicher Zeitpunkt oder Zeitraum der Lieferungen und Leistungen,
  6. eventuelle Handels- und Freizeichnungsklauseln, mit denen Bindung des Angebots beschränkt wird,
  7. Art, genaue Bezeichnung, Menge oder Umfang der angebotenen Lieferungen und Leistungen,
  8. allgemeine Lieferbedingungen sowie ggf. besondere Lieferkosten (z. B. Verpackung, Transport, Versicherung oder Inbetriebnahme)
  9. Zahlungsbedingungen – einschließlich mögliche Skonto- und Rabattkonditionen.

Falls Sie mit Allgemeinen Geschäftsbedingungen arbeiten, weisen Sie am besten außerdem auf Ihre AGB hin. Falls diese nicht auf Ihren Briefbögen aufgedruckt sind, sollten Sie die AGB auch mitschicken. Wie Sie diesen Vorgang beim elektronischen Angebotsversand mit WISO MeinBüro automatisieren, erfahren Sie weiter unten.

Praxistipp: WISO MeinBüro stellt Ihnen standardmäßig optisch ansprechende Vorlagen zur Verfügung, auf denen bereits alle wichtigen Elemente enthalten sind. Das sieht dann zum Beispiel so aus:

 

Die passenden Angaben können Sie bei jedem einzelnen Vorgang von Hand anpassen. Für die Voreinstellungen sorgen Sie in WISO MeinBüro mittels folgender Stellschrauben:

  • Standardinhalte wie die eigenen Adress- und Kontaktdaten, Sachbearbeiter, Steuernummern etc. tragen Sie unter „Stammdaten“ – „Briefpapier gestalten“ ein:

 

  • Dort können Sie auch das optische Erscheinungsbild Ihrer Angebote anpassen (z. B. Logo, Layout oder auch die Hauptschriftart)
    Zusatztipp: Noch viel mehr Gestaltungsfreiheit haben Sie mit dem MeinBüro Modul Designer.
  • Weitere Angebotsinhalte (wie Textbausteine, Lieferbedingungen, Zahlungsbedingungen oder auch Anrede- und Anschriftenformate legen Sie im Arbeitsbereich „Stammdaten“ – „Kleinstammdaten“ fest:

 

  • Falls Sie Ihre Angebote per E-Mail an Kunden übermitteln und bei der Gelegenheit Zusatzinformationen verschicken möchten (z. B. AGB, Preislisten, Imagebroschüren), können Sie unter „Stammdaten“ – „Meine Firma“ – im Abschnitt „Ausgabeoptionen“ die betreffenden Dokumente auswählen und als automatische Dateianhänge festlegen:

 

Praxistipp: Wie Sie auf Grundlage dieser Voreinstellungen mit WISO MeinBüro Schritt für Schritt ein neues Angebot erstellen, erfahren Sie im Handbuch.

Was sind eigentlich Freizeichnungsklauseln?

Mit Freizeichnungsklauseln lässt sich die rechtliche Bindung von Angeboten von vornherein (mehrfach) beschränken. Möglich sind zum Beispiel …

  • zeitliche Befristungen (Angebot gilt bis 31. Mai 2022),
  • mengenmäßige Begrenzungen (Solange der Vorrat reicht, Abgabe nur in haushaltsüblichen Mengen…) ,
  • preisliche Vorbehalte (Frühlings-Sonderangebot im April) oder auch
  • ganz und gar unverbindliche Angebote (freibleibend).

Rechtlich sind solche Einschränkungen deshalb bedeutsam sein, weil Ihr Angebot ansonsten für Sie bindend ist. Dafür sorgt § 145 BGB: „Wer einem anderen die Schließung eines Vertrags anträgt, ist an den Antrag gebunden, es sei denn, dass er die Gebundenheit ausgeschlossen hat.“

Die gute Nachricht: Die Dauer der Bindungswirkung wird durch § 147 BGB beschränkt:

  • Ein von Person zu Person unter Anwesenden gemachtes Angebot muss sofort angenommen werden. Anwesenheit besteht zum Beispiel bei persönlichen Gesprächen, Telefonaten, Videokonferenzen oder Online-Chats. Nach Ende eines solchen Meetings ist ein Anbieter nicht mehr an die Konditionen seiner Offerte gebunden.
  • Wer Angebote an Abwesende schickt (z. B. per Post oder E-Mail) ist an die darin genannten Konditionen hingegen länger gebunden – allerdings auch nur so lange, wie der Anbieter „den Eingang der Antwort unter regelmäßigen Umständen erwarten darf.“

Erwartbar ist eine Antwort normalerweise binnen weniger Tage. Traditionell ergab sich die Notwendigkeit einer mehrtägigen Bindungsfrist durch die erforderlichen Postlaufzeiten. Bei größeren Projekten kann sich ein Geschäftspartner mit der Annahme eines Angebots (und damit dem wirksamen Vertragsschluss) auch durchaus einmal ein paar Wochen Zeit lassen.

Wenn Sie Ihre Angebote verschicken, legen Sie daher am besten fest, wie lange das Angebot insgesamt gelten soll und/oder wie lange Sie die einzelnen Konditionen aufrechterhalten wollen. Im Zweifel besprechen Sie die Details mit Ihrem Steuerberater oder Ihrem Berufs- oder Branchenverband. Dort erhalten Sie auch Auskunft über die Gepflogenheiten in Ihrem Geschäftszweig.

Wichtig: Gegenüber anderen Unternehmern (B2B-Geschäften) sollten Sie auch mit freibleibenden Angeboten vorsichtig sein:

  • Nimmt ein Geschäftskunde Ihr freibleibendes Angebot an, kommt durch die einseitige Bestellung oder Auftragsvergabe zwar noch nicht sofort ein Vertrag zustande.
  • Es handelt sich aber um einen neuen Antrag – und auf den sollten Sie unbedingt reagieren: Denn unter Kaufleuten ist in dem Fall ausnahmsweise keine ausdrückliche zweite Willenserklärung erforderlich. Vielmehr kann Ihr Schweigen als Zustimmung gewertet werden!

So wichtig die zuvor beschriebenen formalen und rechtlichen Seiten von Angeboten sind: Als bloße Pflichtübung sollten Sie Ihre Offerten nicht betrachten:

Erfolgs-Booster: Das Angebot als schriftliches Verkaufsgespräch

Das Angebot ein entscheidendes Marketingtool, mit dem sich die Wahrscheinlichkeit der Auftragsvergabe gezielt beeinflussen lässt. Und dieses Werkzeug wird in der Praxis viel zu selten aktiv eingesetzt.

Hintergrund: Dass Sie von Ihren eigenen Produkten und Services überzeugt sind, versteht sich (hoffentlich!) von selbst. Doch erkennen Ihre Kunden aus ein paar nüchternen Positionsbezeichnungen, Liefer- und Zahlungskonditionen, welche Qualität, Erfahrung oder auch Zuverlässigkeit hinter Ihren Angeboten stehen?

Normalerweise nicht: Wirksam und erfolgversprechend werden gute Verkaufsargumente erst dann, wenn es Ihnen gelingt, potenzielle Kunden persönlich vom praktischen Nutzen und den konkreten Vorteilen Ihres Angebots zu überzeugen. Deshalb sollten Sie Ihre Kunden auch bei schriftlichen Angeboten nach Möglichkeit direkt ansprechen.

Wechseln Sie die Perspektive!

Auf den ersten Blick interessiert sich Ihr Kunde für Preise, Leistungsmerkmale und Produktqualität, Rabatte, Liefer- und Zahlungskonditionen. Doch mindestens so wichtig wie Zahlen, Daten und Fakten ist die andere Seite des Business: Mit wenig Aufwand können Sie Ihren Interessenten deutlich machen …

  • dass Sie die Anfrage ernst nehmen und inhaltlich verstanden haben,
  • sich überlegt haben, wie Sie den dahinterstehenden Bedarf und / oder die persönlichen Bedürfnisse erfüllen können und
  • wie sich die Stärken Ihrer Waren und Dienstleistungen auf den konkreten Anwendungsfall hin anpassen lassen.

Verweise auf vergleichbare Projekte, Kundenreferenzen und Arbeitsproben vermitteln einen Eindruck Ihrer Arbeitsweise. Mehr noch: Wenn Sie mitdenken und sich in potenziellen Kunden hineinversetzen, fallen Ihnen unter Umständen noch passende Zusatz- oder gar Premiumleistungen ein, die Sie zusätzlich anbieten können.

Praxistipp: Mit den beiden Positionsarten „Alternative“ und „Optional“ stehen Ihnen in MeinBüro diese praktischen Zusatzfunktionen zur Verfügung:

 

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