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Archiv Stammdaten

© Adrew Krasovitckii - Shutterstock

Praxistipp: Stammdaten und Vorgänge archivieren oder reaktivieren

Je länger Sie mit WISO MeinBüro arbeiten, desto mehr Datensätze sammeln sich an. Ganz gleich, ob …

  • Stammdaten (wie Interessenten, Kunden, Lieferanten, Artikel oder Mitarbeiter) oder
  • Vorgangsdaten (wie Bestellungen, Anfragen, Angebote, Aufträge, Rechnungen oder Mahnungen):

Zwar machen vielfältige Filter-, Such-, Sortier- und Gruppierfunktionen MeinBüro zu einer mächtigen Findmaschine, doch die schiere Menge an Datensätzen kann im Laufe der Zeit den gezielten Datenzugriff erschweren. Oft ist ein Großteil der Datenätze Schnee von gestern und verhindert so den einfach und schnellen Zugriff auf die gewünschten Daten.

Wichtig: Alte Stammdaten und längst erledigte Vorgänge einfach zu löschen, ist keine gute Idee. Dagegen sprechen nicht nur gesetzliche Aufbewahrungspflichten, sondern auch der mögliche interne Nutzen einer vollständigen Historie für künftige Kalkulationen und Entscheidungen.

Um die Datenspreu vom Weizen zu trennen, nutzen Sie am besten das praktische Archiv in WISO MeinBüro. Mit dieser Funktion sorgen Sie dafür, dass ältere Datensätze im Hintergrund zwar erhalten bleiben – aber ausgeblendet werden.

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Je nach Situation finden Sie im Kontextmenü „Weitere Funktionen“ das passende Archivierungswerkzeug:

1. Einzel-Archivierung

Um einzelne oder ausgewählte Datensätze zu archivieren …

  • markieren Sie die betreffenden Zeilen,
  • klicken auf den Button „Weitere Funktionen – F3“ und dann
  • auf „Markierte Datensätze archivieren“:

2. Sammelarchivierung

Um auf einen Schlag sämtliche Stammdaten auszublenden, die nach einem bestimmten Datum in keinem Vorgang mehr verwendet wurden …

  • klicken Sie auf „Weitere Funktionen > Archivierungsfunktionen > Stammdaten archivieren“,
  • legen im folgenden Dialogfenster den Stichtag fest und
  • wählen die Art der „zu archivierenden Stammdaten“ aus. Dabei können Sie festlegen, ob Artikel-, Kunden-, Lieferanten- und / oder Interessentendatensätze ausgeblendet werden sollen:

 

Mit „OK – F11“ schließen Sie den Archivierungsvorgang ab.

Ganz gleich, ob selektives oder pauschales Ausblenden: Archivierte Einträge bleiben in der MeinBüro Datenbank erhalten. Sie können jederzeit wahlweise …

  • wieder sichtbar gemacht oder auch
  • reaktiviert werden.

3. Archivierte Datensätze anzeigen

Um archivierte Datensätze wieder sichtbar zu machen, klicken Sie im Menü „Ansicht“ entweder auf den Menüpunkt …

  • „Nur archivierte Daten zeigen“ oder auf
  • „Aktive und archivierte Daten zeigen“:

 

Bitte beachten Sie: Die getroffene Auswahl gilt für alle Ansichten in MeinBüro, in denen archivierbare Datensätze angezeigt werden können.

4. Archivierte Datensätze reaktivieren

Das Reaktivieren erledigen Sie per Rechtsklick auf den betreffenden Eintrag und die Funktion „Markierten Datensatz reaktivieren“:

Zusatztipp: Über die „Archivierungsfunktionen“ im Kontextmenü „Weitere Funktionen – F3“ lassen sich aber auch auf einen Schlag alle „Archivierte[n] Stammdaten reaktivieren“. Wenn Sie die Archivierung auf diesem Weg rückgängig machen, können Sie festlegen, auf welche Art der Stammdaten die Reaktivierung angewendet werden soll:

 

Weiterführende Lektüre:

Noch mehr Tipps und Tricks rund um die Nutzung Ihrer Bürosoftware finden Sie im MeinBüro Blog:

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