Inhalt einer Rechnung

Was fordert das Finanzamt?


Haben Sie sich selbstständig gemacht und sollen für Ihren ersten Kunden eine Rechnung schreiben? Das könnte doch so einfach sein, würde das Finanzamt nicht hohe Anforderungen an den Inhalt stellen.

Es gibt viele Angaben, die mĂĽssen unbedingt sein und andere, die sollten sein. Nur wenn alle vom Finanzamt geforderten Angaben gemacht werden, kann der Kunde als Unternehmer die Vorsteuer aus der Rechnung gegenĂĽber dem Finanzamt geltend machen.

Richtige Eingangsrechnungen

Als Unternehmer sollten Sie darauf achten, dass Ihre Eingangsrechnungen den Erfordernissen des Finanzamts entsprechen. Denn fehlerhafte Rechnungen führen dazu, dass Ihnen der Vorsteuerabzug verloren gehen kann. In manchen Fällen kann Ihnen das Finanzamt Kosten als Betriebsausgaben nicht anerkennen. Dann erhalten Sie nicht nur die Vorsteuer von meist 19 Prozent nicht zurück, sondern Ihre Einkommensteuer erhöht sich zusätzlich.

Notwendige Angaben in der Rechnung

Eine Rechnung muss nach dem Umsatzsteuergesetz folgende Angaben enthalten:

  1. den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers,
  2. den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des Leistungsempfängers,
  3. die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers,
  4. das Ausstellungsdatum,
  5. die fortlaufende Rechnungsnummer, die jede Rechnung identifiziert,
  6. die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung,
  7. den Zeitpunkt der Lieferung oder der sonstigen Leistung,
  8. den Zeitpunkt, zu dem der Unternehmer das Entgelt erhalten hat, wenn die Lieferung oder die Leistung erst später erbracht wird,
  9. das nach Steuersatz und Steuerbefreiung aufgeschlĂĽsselte Entgelt,
  10. jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht schon im Entgelt berĂĽcksichtigt ist,
  11. den Steuersatz und den Steuerbetrag oder den Hinweis auf eine Steuerbefreiung und
  12. einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht von zwei Jahren, wenn die Leistungen fĂĽr Privatpersonen erbracht werden oder an den nichtunternehmerischen Bereich eines Unternehmers.
Eine Übersicht der Pflichtangaben können Sie sich hier herunterladen.

Kann eine Rechnung aus mehreren Dokumenten bestehen?

Ja, eine Rechnung kann auch aus mehreren Dokumenten bestehen.

Vereinbarte Entgeltsminderungen

Unter Rechnungen ist oft ein Hinweis zu lesen, dass sich der Rechnungsbetrag mindert, wenn bis zu einem bestimmten Tag die Rechnung bezahlt wird. Dies ist zum Beispiel eine im Voraus vereinbarte Entgeltsminderung.

Kleinunternehmer-Rechnung

Unternehmer, die die Kleinbetragsregelung in Anspruch nehmen, müssen in Ihrer Rechnung einen Hinweis auf diese Steuerbefreiung geben. Hier genügt zum Beispiel der Satz: „Umsatzsteuer weise ich als Kleinunternehmer nach § 19 UStG nicht aus“.

Ein Kleinunternehmer darf in einer Rechnung keine Umsatzsteuer ausweisen. Tut er es fälschlicherweise doch, schuldet er dem Finanzamt den ausgewiesenen Betrag. Gleichzeitig hat sein Kunde trotz des Ausweises der Umsatzsteuer nicht die Möglichkeit sich die Vorsteuer beim Finanzamt zu holen. Denn nur der berechtigte Ausweis von Umsatzsteuer ermöglicht den Vorsteuerabzug.

Diese Regelung betrifft nicht nur Kleinunternehmer. Grundsätzlich muss jede Umsatzsteuer, die ausgewiesen wird, an das Finanzamt abgeführt werden. Vorsteuer kann nur geltend gemacht werden, sofern der Ausweis gerechtfertigt ist.

Achtung bei Geschäftsessen

Falls Sie ein Geschäftsessen als Betriebsausgaben mit Vorsteuerabzug geltend machen wollen, achten Sie darauf, dass Sie eine Rechnung mit all den genannten Angaben erhalten, wenn der Gesamtbetrag von 150 Euro überschritten wird. Nur wenn das Geschäftsessen den Betrag von 150 Euro nicht übersteigt, gelten Vereinfachungen. Denn es handelt sich jetzt um eine Kleinbetragsrechnung.

Kleinbetragsrechnungen

Nicht alle hier genannten Angaben finden sich auf Kassenbons wieder und trotzdem besteht die Möglichkeit die Vorsteuer aus diesen Rechnungen zu ziehen. Das ist zumindest dann möglich, wenn der Gesamtbetrag 150 Euro nicht übersteigt. Dann handelt es sich um eine Kleinbetragsrechnung.

Diese muss den vollständigen Namen und die vollständige Adresse des leistenden Unternehmers, das Ausstellungsdatum, die Menge und die Art der Lieferung oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung, das Entgelt und den Steuerbetrag in einer Summe, den Steuersatz oder den Hinweis auf die Steuerbefreiung enthalten. Falls Sie als Unternehmer im Supermarkt eine Anschaffung tätigen, die 150 Euro übersteigt, verlangen Sie eine Rechnung mit den oben genannten vollständigen Angaben. Denn auch hier gelten die gleichen Regeln wie bei Ihrem Geschäftsessen.

Gutschriften

Gutschriften, mit denen der Empfänger der Leistung mit dem Erbringer über die erbrachte Leistung abrechnet, sind Rechnungen. Der Leistende muss die Gutschrift nur anerkennen. Dann bleibt dem Leistenden das Schreieben einer Rechnung erspart. Neu ist in diesen Fällen, dass diese Gutschriften als solche bezeichnet werden müssen. Eine Gutschrift muss explizit die Angabe „Gutschrift“ aufweisen.

Hinweis zu Gutschriften

Bei Rechnungen vom Ausland und ins Ausland müssen meist zusätzliche Regelungen beachtet werden.

 

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