Dienstreise absetzen: Kilometerpauschale Title

Kilometerpauschale: Mit der Dienstreise Steuern sparen

So gibt es Geld vom Finanzamt zurĂĽck

Für den Job unterwegs? Auf einer Dienstreise kommen so einige Kosten zusammen — die der Arbeitgeber nicht immer erstattet. Doch einen Teil der Kosten lassen sich über die Steuererklärung zurückholen. Die Dienstreise von der Steuer absetzen ist ganz einfach. Wir zeigen, wie man mit der Kilometerpauschale und Verpflegung Geld zurückbekommt.

Kurz & knapp

  • Warst du dienstlich unterwegs, kannst du die Kosten absetzen (z. B. Fahrtkosten, Ăśbernachtungskosten und Reisenebenkosten)
  • Vergiss in der Steuererklärung nicht die Pauschale fĂĽr deine Verpflegung
  • Ăśbernachtungskosten lassen sich in voller Höhe absetzen
  • Hat dein Arbeitgeber dir Kosten erstattet, kannst du diese nicht absetzen (nur deine persönlichen Ausgaben werden dir angerechnet)

Was genau zählt als Dienstreise?

Arbeitnehmer, die aus beruflichen Gründen außerhalb ihres Arbeitsplatzes und der Wohnung unterwegs sind, befinden sich auf einer Dienstreise. Und diese Reisen lassen sich in der Steuererklärung angeben.

Dienstreise Steuer Infografik

Zur Dienstreise gehören:

  • Dienstfahrten zu Kunden oder im AuĂźendienst
  • Einsatzwechseltätigkeiten (zum Beispiel Montagearbeiten)
  • Meetings bei Kollegen an anderen Firmenstandorten
  • Teilnahme an Tagungen und Seminaren
  • Fahrten zu Messen und Ausstellungen
  • Befristete Abordnungen zu anderen Standorten
  • Bei Lehrern zählen auch Klassenfahrten dazu

Praxistipp fĂĽr die Dienstreise

Um die Kosten für die Dienstreise absetzen zu können, muss die Reise tatsächlich beruflich veranlasst sein. Das heißt der Chef muss dich dazu auffordern eine Dienstreise zu machen. Und das musst du dem Finanzamt auf Anfrage nachweisen können.

Nachweis fĂĽr die berufliche Veranlassung der Dienstreise sind z. B.

  • Fahrtenbuch
  • Tankquittungen
  • Hotelrechnungen
  • Schriftverkehr
  • Bescheinigung deines Arbeitgebers
Experten Tipp

Reisedauer

Zeichne die Reisedauer und den Reiseweg genau auf. Hast du Rechnungen oder Belege? Dann hebe diese ebenfalls gut auf. So kannst du dem Finanzamt einen Nachweis darĂĽber geben, dass du wirklich auf Dienstreise warst.
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Video: Dienstreise richtig absetzen

Alles zur Dienstreise und Steuern. Einfach und verständlich im Video erklärt.

Reisekosten mĂĽssen selbst bezahlt sein

Fahrtkosten, die du als Arbeitnehmer bei einer Dienstreise hattest, kannst du grundsätzlich als Reisekosten von der Steuer absetzen. Die Voraussetzung ist, dass du die Ausgaben selbst bezahlt hast. Also keine Kostenerstattung vom Arbeitgeber erhalten hast. Hast du einen Teil der Reisekosten von deinem Arbeitgeber zurückbekommen, aber bist noch auf einem Rest sitzen geblieben, dann kannst du diesen in der Steuererklärung angeben.

Welches Fahrzeug wurde fĂĽr die Dienstreise genutzt?

Beim Absetzen der Fahrtkosten kommt es vor allem darauf an, WIE du unterwegs warst. Bist du mit deinem eigenen Auto gefahren, kannst du dir Geld vom Finanzamt zurĂĽckholen.

Dienstwagen? Kein Steuervorteil

Hat dein Arbeitgeber dir fĂĽr die Dienstreise einen Dienstwagen gestellt? Dann hast du keinen Steuervorteil, denn dein Arbeitgeber hat die Kosten getragen. Du kannst also nichts absetzen.

Auch Dienstreisen mit Bus & Bahn sind absetzbar

Ebenso wie bei der Fahrt mit dem eigenen Auto, kannst du auch Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln (wie Bus und Bahn) Geld zurück bekommen. Hier ist die Berechnung sogar noch einfacher: Egal ob Bahnfahrkarte oder Flugticket – alles ist voll absetzbar. Du trägst also den Preis für dein Ticket ein. Die Tickets musst du dem Finanzamt aber auf Nachfrage vorzeigen. Hebe sie also unbedingt auf. Am einfachsten geht das mit Steuer-Scan.

Wie sieht es mit einer Bahncard auf der Dienstreise aus?

Mit einer Bahncard 25 oder 50 reduziert sich der Fahrpreis. Mit der Bahncard 100 kannst du sogar ein Jahr lang fahren, ohne etwas zu zahlen. Und hier wird es kompliziert, denn du kannst die Bahncard auch für private Fahrten einsetzen. Und private Fahrten sind für die Steuererklärung nicht relevant.

Zahlst du die Bahncard selbst und nutzt sie für Dienstreisen, dann kannst du den beruflichen Anteil absetzen. Diesen musst du aber belegen können. Also benötigst du eine Art Fahrtenbuch oder einen anderen Beleg, den du dem Finanzamt vorlegen kannst.

Berechnung der Kilometerpauschale auf der Dienstreise

Fahrtkosten

Du bist mit deinem eigenen Fahrzeug gefahren? Dann kannst du pauschal für jeden gefahrenen Kilometer folgende Beträge ansetzen:

  • 30 Cent pro km
    Kilometer 1-20
  • 35 Cent pro km
    ab Kilometer 21
  • Motorrad/Motorroller/Moped/Mofa:
    20 Cent pro km
  • Fahrrad:
    kannst du leider nicht absetzen

Hin- & RĂĽckfahrt absetzen

Beachte hierbei, dass du die Kilometerpauschale für jeden gefahrenen Kilometer ansetzen darfst – also Hin- und Rückfahrt. Im Gegensatz dazu darf bei deinem täglichen Arbeitsweg nur die einfache Fahrt (Hinfahrt) mit der Pendlerpauschale angesetzt werden.

Beispiel Selbstständige

Beispiel: Kilometerpauschale fĂĽr die Dienstreise absetzen

Stefan ist Arbeitnehmer und nahm an einer Fortbildung teil. Diese war 250 Kilometer von seinem Wohnort entfernt. Die Strecke legte er mit seinem eigenen Auto zurück. Für die Steuererklärung rechnet er:

Reisekosten Kilometerpauschale Berechnung Beispiel

250 Kilometer x 2 (Hin- und RĂĽckfahrt) x 30 Cent (Kilometerpauschale) = 150 Euro.

Diesen Betrag setzt Stefan nun einfach bei den Werbungskosten an.

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Dienstreise: Kilometerpauschale berechnen

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Alternative: Individuellen Kilometersatz ansetzen

Alternativ zur Kilometerpauschale können Arbeitnehmer ihre Fahrtkosten auch mittels individuellem Kilometer-Betrag berechnen. Die Berechnung der Reisekosten gestaltet sich hier aber etwas komplizierter. Reist du viel, kann sich die Mühe aber durchaus lohnen – vor allem bei teureren Autos. Denn bei der Berechnung des individuellen Kilometersatzes werden auch alle tatsächlichen Kosten rund um den Unterhalt des KFZ mit einbezogen. Dazu gehören:

  • Reparaturkosten
  • Versicherungsbeiträge
  • Miete fĂĽr Garage oder Stellplatz

Voraussetzung ist, dass du alle tatsächlichen Ausgaben für die Fahrten nachweisen kannst. Am besten eignet sich hierzu ein Fahrtenbuch.

Beispiel Arbeitnehmer

Beispiel: Eigenen Kilometersatz berechnen

Stefanie arbeitet im Außendienst – und ist daher oft auf Dienstreise. Da sie sich dafür ein teures Auto geleistet hat, wählt Stefanie den individuellen Kilometer-Ansatz. Insgesamt war sie 40.000 Kilometer unterwegs, 10.000 davon privat.

Die Kosten fĂĽr den PKW sind

Kostenart Betrag
Benzinkosten 5.000 Euro
Reparaturkosten 1.200 Euro
KFZ-Steuer 500 Euro
Versicherung 1.800 Euro
Garagenmiete 800 Euro
Abschreibung 6.000 Euro
Gesamtkosten 15.300 Euro

 

Nun rechnet Stefanie folgendermaĂźen:

Individuelle Kilometerpauschale berechnen

15.300 Euro (gesamte Kosten): 40.000 (gefahrene Kilometer) = 38 Cent je Kilometer.

Sie kann somit ganze 8 Cent mehr pro gefahrenen Kilometer ansetzen – und das rechnet sich! Denn 38 Cent für 30.000 Kilometer ergeben insgesamt 11.400 Euro. Mit der Kilometerpauschale hätte sie nur 9.000 Euro Fahrtkosten als Werbungskosten ansetzen können.

Persönlichen Kilometersatz auf Dienstreise ermitteln

Das funktioniert im Handumdrehen mit dem Kostenrechner in WISO Steuer. Einfach alle Daten eintragen und das Programm rechnet automatisch, wie du die maximale Steuererstattung bekommst.

Welche Reisekosten kann ich noch absetzen?

Nicht nur mit Fahrtkosten lassen sich Steuern sparen. Es gilt: Alle Kosten, die aufgrund der Dienstreise entstehen, bringen dir Geld zurück. Diese Kosten solltest du zusätzlich absetzen:

Ăśbernachtungskosten

Musst du im Rahmen der Dienstreise übernachten, sind auch diese Ausgaben Werbungskosten. Egal ob Hotel oder Pension, du kannst jede Rechnung ansetzen – bei der Höhe gibt es keine Beschränkungen. Wenn du deinen Partner mitnimmst, musst du allerdings den Betrag aufteilen. Du kannst nur den Preis für ein Einzelzimmer absetzen. Ist ein Kollege mit im Zimmer, kann jeder die Hälfte ansetzen.

Verpflegungsmehraufwand

Weil auswärts essen teurer ist als zu Hause, kannst du auch diese Extrakosten absetzen – und zwar mit der Pauschale für den Verpflegungsmehraufwand. Belege/Rechnungen sind hier nicht notwendig. Dafür musst du aber von deinen Übernachtungskosten alle Verpflegungsbeträge auf der Rechnung streichen – denn für das Essen auf Dienstreise es gibt nur die Pauschale. Wie hoch sie ist, hängt von der Dauer ab, die du unterwegs bist:

AbwesenheitPauschale
Unter 8 Stunden0 Euro
Ăśber 8 Stunden14 Euro
(bis 2019: 12 Euro)
An- und Abreisetage bei Ăśbernachtungen14 Euro
(bis 2019: 12 Euro)
Ăśber 24 Stunden 28 Euro
(bis 2019: 24 Euro)

Bei Auslandsreisen gelten andere Pauschalen – diese kannst du hier herunterladen.

Parkticket, Maut und Co.

Du kannst auch alle anderen Kosten absetzen, die durch die Dienstreise entstehen. Zum Beispiel Parktickets, Trinkgelder oder MautgebĂĽhren.

Nach Feierabend noch eine Museums-Tour oder etwas Sightseeing? Das bleibt leider auch auf Dienstreisen reines Privatvergnügen — und wird aus steuerlicher Sicht nicht berücksichtigt.

 

Special Icon

Corona-Krise: Was muss ich beachten?

Staatliche “Rückholaktion” von einer Dienstreise? Diese Kosten werden nun teilweise von den Reisenden zurückgefordert.

  • Musstest du die Kosten selbst tragen, kannst du sie als Werbungskosten absetzen!
  • Wichtig: Hat dein Chef die Kosten ganz oder teilweise ĂĽbernommen, darfst du diesen Anteil nicht angeben.
  • Achtung: Das gilt nur fĂĽr dienstliche Reisen. Kosten fĂĽr die RĂĽckholung aus dem privaten Urlaub kannst du leider nicht angeben.
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FAQ

Kann ich meine Dienstreise absetzen?

Ja, wenn du sie selbst bezahlt hast, kannst du Fahrkosten, Ăśbernachtungskosten und Reisenebenkosten von der Steuer absetzen.

Was ist die Kilometerpauschale fĂĽr Dienstreisen mit dem eigenen PKW 2022?

30 Cent pro Kilometer

Welche Kosten kann ich absetzen, wenn sich berufliches und privates mischt?

Du hängst ein paar Tage Urlaub an die Dienstreise dran? Dann kannst du nur die Kosten für den beruflichen Teil ansetzen. Dazu benötigst du eine klare Trennung der Rechnungen. Frag am besten das Hotel, ob sie dir zwei Rechnungen ausstellen. Kannst du die Kosten nicht aufteilen, kannst du auch nichts absetzen.

Kann ich als Vermieter auch Dienstreisen absetzen?

Ja. Wenn du als Vermieter zu einem vermieteten Objekten fährst, kannst du das als Dienstreise absetzen.

Sind Reisen zum Vorstellungsgespräch absetzbar?

Ja. Reist du zu einem Vorstellungsgespräch, kannst du die Kosten absetzen. Allerdings nur dann, wenn du keine Erstattung der Reisekosten bekommen hast.

Kann ich als Selbstständiger Dienstreisen absetzen?

Klar. Um als Selbständiger Dienstreisen abzusetzen, müssen folgende Punkte erfüllt sein:

  • Grund der Reise muss betriebliche/beruflich sein
  • Du hast dich von deiner Arbeitsstätte entfernt

Die Ausgaben für die Reise trägst du dann als Betriebskosten ein. Dafür benötigst du eine Reisekostenabrechnung. Diese kannst du ganz einfach mit WISO Steuer erstellen.

Reisekosten in die Steuererklärung eintragen

Arbeitnehmer müssen den Abschnitt Arbeitnehmer, Betriebsrentner und Pensionäre > Ausgaben (Werbungskosten) > Reisekosten ausfüllen.

Mit WISO Steuer wird das Eintragen der Dienstreise in die Steuererklärung zum Kinderspiel. Einfach die Adressen eingeben und die Kilometerpauschale wird automatisch berechnet. Alle Rechnungen kannst du per App einfach abfotografieren und die Steuer-Scan App übernimmt den Rest. So ist alles direkt in deiner Steuererklärung hinterlegt – automatisch!

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Rechnungen einfach per Foto in die Steuer einfĂĽgen

Sobald du eine Rechnung bekommst, machst du einfach ein Foto mit dem Smartphone und die App liest das Dokument automatisch als PDF für deine Steuererklärung ein. Wie ein Scanner, nur viel schlauer!

Quellen:
Bundesfinanzministerium