Für den Job unterwegs? Auf einer Dienstreise kommen so einige Kosten zusammen — die der Arbeitgeber nicht immer erstattet. Doch einen Teil der Kosten lassen sich über die Steuererklärung zurückholen. Die Dienstreise von der Steuer absetzen ist ganz einfach. Wir zeigen, wie man mit der Kilometerpauschale und Verpflegung Geld zurückbekommt.
Schnelleinstieg
- Kurz & knapp
- Was genau zählt als Dienstreise?
- Auch Dienstreisen mit Bus & Bahn sind absetzbar
- Berechnung der Kilometerpauschale auf der Dienstreise
- Alternative: Individuellen Kilometersatz ansetzen
- Welche Reisekosten kann ich noch absetzen?
- Reisekosten in die Steuererklärung eintragen
- FAQ: Kilometerpauschale bei Dienstreisen
Kurz & knapp
- Warst du dienstlich unterwegs, kannst du die Kosten absetzen (z. B. Fahrtkosten, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten)
- Vergiss in der Steuererklärung nicht die Pauschale für deine Verpflegung
- Übernachtungskosten lassen sich in voller Höhe absetzen
- Hat dein Arbeitgeber dir Kosten erstattet, kannst du diese nicht absetzen (nur deine persönlichen Ausgaben werden dir angerechnet)
Was genau zählt als Dienstreise?
Arbeitnehmer, die aus beruflichen Gründen außerhalb ihres Arbeitsplatzes und der Wohnung unterwegs sind, befinden sich auf einer Dienstreise. Und diese Reisen lassen sich in der Steuererklärung angeben.
Zur Dienstreise gehören:
Praxistipp für die Dienstreise
Um die Kosten für die Dienstreise absetzen zu können, muss die Reise tatsächlich beruflich veranlasst sein. Das heißt der Chef muss dich dazu auffordern eine Dienstreise zu machen. Und das musst du dem Finanzamt auf Anfrage nachweisen können.
Nachweise für die berufliche Veranlassung der Dienstreise sind z. B.
- Fahrtenbuch
- Tankquittungen
- Hotelrechnungen
- Schriftverkehr
- Bescheinigung deines Arbeitgebers
Reisedauer notieren & Belege aufheben
Video: Dienstreise richtig absetzen
Alles zur Dienstreise und Steuern. Einfach und verständlich im Video erklärt.
Reisekosten müssen selbst bezahlt sein
Fahrtkosten, die du als Arbeitnehmer bei einer Dienstreise hattest, kannst du grundsätzlich als Reisekosten von der Steuer absetzen. Die Voraussetzung ist, dass du die Ausgaben selbst bezahlt hast. Also keine Kostenerstattung vom Arbeitgeber erhalten hast. Hast du einen Teil der Reisekosten von deinem Arbeitgeber zurückbekommen, aber bist noch auf einem Rest sitzen geblieben, dann kannst du diesen in der Steuererklärung angeben.
Welches Fahrzeug wurde für die Dienstreise genutzt?
Beim Absetzen der Fahrtkosten kommt es vor allem darauf an, WIE du unterwegs warst. Bist du mit deinem eigenen Auto gefahren, kannst du dir Geld vom Finanzamt zurückholen.
Dienstwagen? Kein Steuervorteil
Hat dein Arbeitgeber dir für die Dienstreise einen Dienstwagen gestellt? Dann hast du keinen Steuervorteil, denn dein Arbeitgeber hat die Kosten getragen. Du kannst also nichts absetzen.
Auch Dienstreisen mit Bus & Bahn sind absetzbar
Ebenso wie bei der Fahrt mit dem eigenen Auto, kannst du auch Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln (wie Bus und Bahn) Geld zurück bekommen. Hier ist die Berechnung sogar noch einfacher: Egal ob Bahnfahrkarte oder Flugticket – alles ist voll absetzbar. Du trägst also den Preis für dein Ticket ein. Die Tickets musst du dem Finanzamt aber auf Nachfrage vorzeigen. Hebe sie also unbedingt auf. Am einfachsten geht das mit Steuer-Scan.
Wie sieht es mit einer Bahncard auf der Dienstreise aus?
Mit einer Bahncard 25 oder 50 reduziert sich der Fahrpreis. Mit der Bahncard 100 kannst du sogar ein Jahr lang fahren, ohne etwas zu zahlen. Und hier wird es kompliziert, denn du kannst die Bahncard auch für private Fahrten einsetzen. Und private Fahrten sind für die Steuererklärung nicht relevant.
Zahlst du die Bahncard selbst und nutzt sie für Dienstreisen, dann kannst du den beruflichen Anteil absetzen. Diesen musst du aber belegen können. Also benötigst du eine Art Fahrtenbuch oder einen anderen Beleg, den du dem Finanzamt vorlegen kannst.
Berechnung der Kilometerpauschale auf der Dienstreise
Fahrtkosten
Du bist mit deinem eigenen Fahrzeug gefahren? Dann kannst du pauschal für jeden gefahrenen Kilometer folgende Beträge ansetzen:
- Auto:
30 Cent pro km - Motorrad/Motorroller/Moped/Mofa:
20 Cent pro km - Fahrrad:
kannst du leider nicht absetzen
Hin- & Rückfahrt absetzen
Beachte hierbei, dass du die Kilometerpauschale für jeden gefahrenen Kilometer ansetzen darfst – also Hin- und Rückfahrt. Im Gegensatz dazu darf bei deinem täglichen Arbeitsweg nur die einfache Fahrt (Hinfahrt) mit der Pendlerpauschale angesetzt werden.
Beispiel: Kilometerpauschale für die Dienstreise absetzen
250 Kilometer x 2 (Hin- und Rückfahrt) x 30 Cent (Kilometerpauschale) = 150 Euro.
Diesen Betrag setzt Stefan nun einfach bei den Werbungskosten an.
Klingt kompliziert? Nicht mit WISO Steuer!
Spar dir die komplizierte Berechnung und lass WISO Steuer einfach rechnen. Hier musst du lediglich die Adressen eintragen und alles andere wird automatisch berechnet. Einfacher geht es nicht!
Keine Pauschale vergessen!
Alternative: Individuellen Kilometersatz ansetzen
Alternativ zur Kilometerpauschale können Arbeitnehmer ihre Fahrtkosten auch mittels individuellem Kilometer-Betrag berechnen. Die Berechnung der Reisekosten gestaltet sich hier aber etwas komplizierter. Reist du viel, kann sich die Mühe aber durchaus lohnen – vor allem bei teureren Autos. Denn bei der Berechnung des individuellen Kilometersatzes werden auch alle tatsächlichen Kosten rund um den Unterhalt des KFZ mit einbezogen. Dazu gehören:
- Reparaturkosten
- Versicherungsbeiträge
- Miete für Garage oder Stellplatz
Voraussetzung ist, dass du alle tatsächlichen Ausgaben für die Fahrten nachweisen kannst. Am besten eignet sich hierzu ein Fahrtenbuch.
Beispiel: Eigenen Kilometersatz berechnen
Die Kosten für den PKW sind
| Kostenart | Betrag |
|---|---|
| Benzinkosten | 5.000 Euro |
| Reparaturkosten | 1.200 Euro |
| KFZ-Steuer | 500 Euro |
| Versicherung | 1.800 Euro |
| Garagenmiete | 800 Euro |
| Abschreibung | 6.000 Euro |
| Gesamtkosten | 15.300 Euro |
Nun rechnet Stefanie folgendermaßen:
15.300 Euro (gesamte Kosten): 40.000 (gefahrene Kilometer) = 38 Cent je Kilometer.
Sie kann somit ganze 8 Cent mehr pro gefahrenen Kilometer ansetzen – und das rechnet sich! Denn 38 Cent für 30.000 Kilometer ergeben insgesamt 11.400 Euro. Mit der Kilometerpauschale hätte sie nur 9.000 Euro Fahrtkosten als Werbungskosten ansetzen können.
Persönlichen Kilometersatz auf Dienstreise ermitteln
Das funktioniert im Handumdrehen mit dem Kostenrechner in WISO Steuer. Einfach alle Daten eintragen und das Programm rechnet automatisch, wie du die maximale Steuererstattung bekommst.
Welche Reisekosten kann ich noch absetzen?
Nicht nur mit Fahrtkosten lassen sich Steuern sparen. Es gilt: Alle Kosten, die aufgrund der Dienstreise entstehen, bringen dir Geld zurück. Diese Kosten solltest du zusätzlich absetzen:
- Übernachtungskosten
- Verpflegungsmehraufwand
- Parktickets & Mautgebühren
Übernachtungskosten
Musst du im Rahmen der Dienstreise übernachten, sind auch diese Ausgaben Werbungskosten. Egal ob Hotel oder Pension, du kannst jede Rechnung ansetzen – bei der Höhe gibt es keine Beschränkungen. Wenn du deinen Partner mitnimmst, musst du allerdings den Betrag aufteilen. Du kannst nur den Preis für ein Einzelzimmer absetzen. Ist ein Kollege mit im Zimmer, kann jeder die Hälfte ansetzen.
Verpflegungsmehraufwand
Weil auswärts essen teurer ist als zu Hause, kannst du auch diese Extrakosten absetzen – und zwar mit der Pauschale für den Verpflegungsmehraufwand. Belege/Rechnungen sind hier nicht notwendig. Dafür musst du aber von deinen Übernachtungskosten alle Verpflegungsbeträge auf der Rechnung streichen – denn für das Essen auf Dienstreise es gibt nur die Pauschale. Wie hoch sie ist, hängt von der Dauer ab, die du unterwegs bist:
| Abwesenheit | Pauschale |
|---|---|
| Unter 8 Stunden | 0 Euro |
| Über 8 Stunden | 14 Euro (bis 2019: 12 Euro) |
| An- und Abreisetage bei Übernachtungen | 14 Euro (bis 2019: 12 Euro) |
| Über 24 Stunden | 28 Euro (bis 2019: 24 Euro) |
Bei Auslandsreisen gelten andere Pauschalen – diese kannst du hier herunterladen.
Parkticket, Maut und Co.
Du kannst auch alle anderen Kosten absetzen, die durch die Dienstreise entstehen. Zum Beispiel Parktickets, Trinkgelder oder Mautgebühren.
Nach Feierabend noch eine Museums-Tour oder etwas Sightseeing? Das bleibt leider auch auf Dienstreisen reines Privatvergnügen — und wird aus steuerlicher Sicht nicht berücksichtigt.
Corona-Krise: Was muss ich beachten?
- Musstest du die Kosten selbst tragen, kannst du sie als Werbungskosten absetzen!
- Wichtig: Hat dein Chef die Kosten ganz oder teilweise übernommen, darfst du diesen Anteil nicht angeben.
- Achtung: Das gilt nur für dienstliche Reisen. Kosten für die Rückholung aus dem privaten Urlaub kannst du leider nicht angeben.
Reisekosten in die Steuererklärung eintragen
Mit WISO Steuer wird das Eintragen der Dienstreise in die Steuererklärung zum Kinderspiel. Einfach die Adressen eingeben und die Kilometerpauschale wird automatisch berechnet. Alle Rechnungen kannst du per App einfach abfotografieren und die Steuer-Scan App übernimmt den Rest. So ist alles direkt in deiner Steuererklärung hinterlegt – automatisch!
Arbeitnehmer tragen ihre Dienstreise ein im Abschnitt Arbeitnehmer, Betriebsrentner und Pensionäre > Ausgaben (Werbungskosten) > Reisekosten.
Arbeitnehmer tragen Ihre Dienstreise ein im Abschnitt Arbeitnehmer > Ausgaben (Werbungskosten) > Reisekosten für Auswärtstätigkeiten.
FAQ: Kilometerpauschale bei Dienstreisen
Kann ich meine Dienstreise absetzen?
Wie hoch ist die Kilometerpauschale für Dienstreisen mit dem eigenen PKW 2022?
Welche Kosten kann ich absetzen, wenn sich berufliches und privates mischt?
Kann ich als Vermieter auch Dienstreisen absetzen?
Sind Reisen zum Vorstellungsgespräch absetzbar?
Kann ich als Selbstständiger Dienstreisen absetzen?
Klar. Um als Selbständiger Dienstreisen abzusetzen, müssen folgende Punkte erfüllt sein:
- Grund der Reise muss betriebliche/beruflich sein
- Du hast dich von deiner Arbeitsstätte entfernt
Die Ausgaben für die Reise trägst du dann als Betriebskosten ein. Dafür benötigst du eine Reisekostenabrechnung. Diese kannst du ganz einfach mit WISO Steuer erstellen.
Rechnungen einfach per Foto in die Steuer einfügen
Quelle: Bundesfinanzministerium
