
Kilometerpauschale: Mit der Dienstreise Steuern sparen
So holen Sie sich mit der Dienstreise Steuern zurück
Für den Job unterwegs? Auf Dienstreise kommen so einige Kosten zusammen — die der Arbeitgeber nicht immer erstattet. Doch einen Teil der Kosten können Sie über Ihre Steuererklärung zurückholen: Wie Sie von der Kilometerpauschale auf Dienstreise profitieren, zeigen wir Ihnen hier.
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- Immer unterwegs: Was genau zählt als Dienstreise?
- Welches Fahrzeug fahren Sie?
- 30 Cent je Kilometer: So berechnen Sie die Kilometerpauschale auf Dienstreise
- Individuellen Kilometersatz ansetzen
- Sie wollen Ihren persönlichen Kilometersatz auf Dienstreise ermitteln?
- Mit Bus oder Bahn gefahren?
- Welche Reisekosten können Sie außerdem absetzen?
- Corona-Krise: Was muss ich beachten?
Immer unterwegs: Was genau zählt als Dienstreise?
Arbeitnehmer, die aus beruflichen Gründen außerhalb ihres Arbeitsplatzes und der Wohnung unterwegs sind, befinden sich auf einer Dienstreise. Diese Reisen können Sie in der Steuererklärung angeben.
Dazu gehören beispielsweise:
- Dienstfahrten zu Kunden oder im Außendienst
- Einsatzwechseltätigkeiten (zum Beispiel Montagearbeiten)
- Meetings bei Kollegen an anderen Firmenstandorten,
- Teilnahme an Tagungen und Seminaren
- Fahrten zu Messen und Ausstellungen
- Befristete Abordnungen zu anderen Standorten
- Bei Lehrern zählen auch Klassenfahrten dazu
Praxistipp für die Dienstreise
Eine wichtige Voraussetzung, um die Kosten für Ihre Dienstreise absetzen zu können ist, dass sie tatsächlich beruflich veranlasst war. Und das müssen Sie dem Finanzamt auf Anfrage nachweisen. Unser Tipp: Zeichnen Sie Reisedauer und Reiseweg genau auf und belegen Sie alles anhand geeigneter Unterlagen.
Als Nachweis für die berufliche Veranlassung gelten beispielsweise:
- Fahrtenbuch
- Tankquittungen
- Hotelrechnungen
- Schriftverkehr
Welches Fahrzeug fahren Sie?
Fahrtkosten, die Ihnen als Arbeitnehmer bei einer Dienstreise entstehen, können Sie grundsätzlich als Reisekosten von der Steuer absetzen. Vorausgesetzt, Sie haben keine Erstattung von Ihrem Arbeitgeber erhalten. Bei den Fahrtkosten kommt es vor allem darauf an, WIE Sie unterwegs sind. Sind Sie mit Ihrem eigenen Auto unterwegs, können Sie auf einen Steuervorteil hoffen. Gleiches gilt für Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln wie Bus und Bahn.
Anders sieht es aus, wenn Sie für die Fahrten einen Dienstwagen von Ihrem Arbeitgeber nutzen. Das Finanzamt gewährt Ihnen hier keine Steuerermäßigung mehr. Denn Sie erhalten ja bereits Vorteile dadurch, dass Ihr Arbeitgeber die Kosten des Fahrzeuges trägt.
30 Cent je Kilometer: So berechnen Sie die Kilometerpauschale auf Dienstreise
Fahrtkosten
Sie sind mit Ihrem eigenen Fahrzeug gefahren? Dann können Sie pauschal für jeden gefahrenen Kilometer folgende Beträge ansetzen:
- Pkw: 30 Cent
- Motorräder und Mopeds: 20 Cent
Beachten Sie hierbei, dass Sie die Kilometerpauschale für jeden gefahrenen Kilometer ansetzen dürfen – also Hin- und Rückfahrt. Im Gegensatz dazu darf bei Ihrem täglichen Arbeitsweg nur die einfache Fahrt (Hinfahrt) mit der Entfernungspauschale angesetzt werden.
Beispiel
Klaus ist Arbeitnehmer und nahm an einer Fortbildung teil. Diese war 250 Kilometer von seinem Wohnort entfernt. Die Strecke legte er mit seinem eigenen Auto zurück. Für die Steuererklärung rechnet er: 250 Kilometer x 2 (Hin- und Rückfahrt) x 30 Cent (Kilometerpauschale) = 150 Euro. Diesen Betrag setzt er bei den Werbungskosten an.
Praktisch: WISO Steuer rechnet Ihnen den Gesamtbetrag einfach aus:
Individuellen Kilometersatz ansetzen
Alternativ zur Kilometerpauschale können Arbeitnehmer ihre Fahrtkosten auch mittels individuellem Kilometer-Kostenansatz berechnen. Die Berechnung der Reisekosten gestaltet sich hier etwas komplizierter, die Mühe kann sich jedoch durchaus lohnen – vor allem bei teureren Autos. Denn bei der Berechnung des individuellen Kilometersatzes werden auch alle tatsächlichen Kosten rund um den Unterhalt des Kfz mit einbezogen. Dazu gehören
- Reparaturkosten
- Versicherungsbeiträge
- Miete für Garage oder Stellplatz
Voraussetzung ist, dass Sie alle tatsächlichen Ausgaben für die Fahrten nachweisen können. Am besten eignet sich hierzu ein Fahrtenbuch.
Beispiel
Ralf ist Außendienstler – und daher oft auf Dienstreise. Da er sich dafür ein teures Auto geleistet hat, wählt er den individuellen Kilometer-Ansatz. Insgesamt war er 40.000 Kilometer unterwegs, 10.000 davon privat.
Die Kosten für seinen PKW sind:
Kostenart | Betrag |
---|---|
Benzinkosten | 5.000 Euro |
Reparaturkosten | 1.200 Euro |
KFZ-Steuer | 500 Euro |
Versicherung | 1.800 Euro |
Garagenmiete | 800 Euro |
Abschreibung | 6.000 Euro |
Gesamtkosten | 15.300 Euro |
Nun rechnet Ralf folgendermaßen:
15.300 Euro (gesamte Kosten) : 40.000 (gefahrene Kilometer) = 38 Cent je Kilometer. Er kann somit ganze 8 Cent mehr pro gefahrenen Kilometer ansetzen – und das rechnet sich! Denn 38 Cent für 30.000 Kilometer ergeben insgesamt 11.400 Euro! Mit der Kilometerpauschale hätte er nur 9.000 Euro Fahrtkosten als Werbungskosten ansetzen können.
Sie wollen Ihren persönlichen Kilometersatz auf Dienstreise ermitteln?
Das funktioniert im Handumdrehen mit dem Kostenrechner in WISO Steuer.
Mit Bus oder Bahn gefahren?
Bei anderen Verkehrsmitteln ist die Regel sogar noch einfacher. Egal ob Bahnfahrkarte oder Flugticket – alles ist voll absetzbar. Die Tickets müssen Sie dem Finanzamt jedoch auf Anfrage vorzeigen. Heben Sie diese also unbedingt auf.
Welche Reisekosten können Sie außerdem absetzen?
Nicht nur mit Fahrtkosten lässt sich Steuern sparen. Es gilt: Alle Kosten, die Ihnen aufgrund Ihrer Dienstreise entstehen, mindern Ihre Steuer. Dazu zählen:
Übernachtungskosten
Müssen Sie im Rahmen der Dienstreise übernachten, sind auch diese Ausgaben Werbungskosten. Egal ob Hotel oder Pension, Sie können jede Rechnung ansetzen – der steuerliche Abzug ist nicht beschränkt. Wenn allerdings Ihr Partner dabei ist, müssen Sie den Betrag aufteilen. Sie können nur den Preis für ein Einzelzimmer absetzen. Ist ein Kollege mit im Zimmer, kann jeder die Hälfte ansetzen.
Verpflegungsmehraufwand
Weil auswärts essen teurer ist als zu Hause, können Sie auch diese Extrakosten absetzen – und zwar mit der Pauschale für Verpflegungsmehraufwand. Belege sind hier nicht notwendig. Dafür müssen Sie allerdings von Ihren Übernachtungskosten alle Verpflegungsbeträge auf der Rechnung streichen – denn für das Essen auf Dienstreise es gibt nur die Pauschale. Wie hoch sie ist, hängt von der Dauer ab, die Sie unterwegs sind:
Abwesenheit | Pauschale |
---|---|
Unter 8 Stunden | 0 Euro |
Über 8 Stunden | 14 Euro (bis 2019: 12 Euro) |
An- und Abreisetage bei Übernachtungen | 14 Euro (bis 2019: 12 Euro) |
Über 24 Stunden | 28 Euro (bis 2019: 24 Euro) |
Bei Auslandsreisen gelten andere Pauschalen – diese können Sie sich hier herunterladen.
Parkticket, Maut und Co.
Sie können auch alle anderen Kosten absetzen, die Ihnen durch die Dienstreise entstehen. Zum Beispiel Parktickets, Trinkgelder oder Mautgebühren.
Nach Feierabend noch eine Museums-Tour oder etwas Sightseeing? Das bleibt leider auch auf Dienstreisen reines Privatvergnügen — und wird aus steuerlicher Sicht nicht berücksichtigt.
Corona-Krise: Was muss ich beachten?
- Sie wurden aufgrund der Corona-Krise im Rahmen der staatlichen “Rückholaktion” von einer Dienstreise zurückgeholt?
- Die Kosten dafür werden nun teilweise von den Reisenden zurückgefordert.
- Mussten Sie die Kosten selbst tragen, können Sie das als Werbungskosten ansetzen!
- Wichtig: Hat Ihr Chef die Kosten ganz oder teilweise übernommen, dürfen Sie diesen Anteil nicht angeben.
- Achtung: Das gilt nur für dienstliche Reisen. Kosten für die Rückholung aus dem privaten Urlaub dürfen Sie nicht angeben.
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4 Kommentare
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Hallo,
ab dem Steuerjahr 2021 ist ja eine neue Kilometerpauschale angegeben worden (0,35€). Nur in der Software wird immer noch mit 0,30€ gerechnet. Wie kann das umgestellt werden? Aktuelles Update ist eingespielt. Beste Grüße …
Hallo,
die erhöhte Pauschale gilt nur für Fahrten zur täglichen Arbeit und dann auch nur ab dem 21. Kilometer. Für Dienstreisen (also nicht die “erste Tätigkeitsstätte”/tägliche Arbeit” bleibt es bei 0,30€ pro Kilometer.
Viele Grüße, Alexander Müller
Vielen Dank für die schön zusammengestellten Informationen.
Eine Frage zu den Verpflegungspauschalen habe ich allerdings noch: Ist es möglich diese in der Software Steuer Start 2021 manuell anzupassen oder gibt es eine Möglichkeit, sie über die Art der Anstellung automatisch anzupassen?
Ich arbeite im öffentlichen Dienst und die Pauschalen stimmen mit denen in der Software nicht überein.
Viele Grüße und ich freue mich über Antwort.
Hallo,
die Verpflegungspauschalen sind per Gesetz festgelegt. Das heißt, sie können die 14 bzw. 28 Euro als steuerfreien Verpflegungsmehraufwand immer geltend machen. Der Arbeitgeber kann diese Beträge erstatten – dann wäre es für die Steuer quasi ein Nullsummen-Spiel. Zahlt der Arbeitgeber aber weniger als die 14 bzw. 28 Euro (was durchaus üblich ist), können sie immer noch die Differenz zu den gesetzlichen Beträgen bei der Steuer geltend machen. Eine Anpassung muss daher nicht vorgenommen werden und geht auch gar nicht im Programm.
Viele Grüße,
Alex von steuernsparen.de