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Kilometerpauschale: Mit der Dienstreise Steuern sparen

So holen Sie sich mit der Dienstreise Steuern zurück


Für den Job unterwegs? Auf Dienstreise kommen so einige Kosten zusammen — die der Arbeitgeber nicht immer erstattet. Doch einen Teil der Kosten können Sie über Ihre Steuererklärung zurückholen: Wie Sie von der Kilometerpauschale auf Dienstreise profitieren, zeigen wir Ihnen hier.

Immer unterwegs: Was genau zählt als Dienstreise?

Arbeitnehmer, die aus beruflichen Gründen außerhalb ihres Arbeitsplatzes und der Wohnung unterwegs sind, befinden sich auf einer Dienstreise. Diese Reisen können Sie in der Steuererklärung angeben.

Dazu gehören beispielsweise:

  • Dienstfahrten zu Kunden oder im Außendienst
  • Einsatzwechseltätigkeiten (zum Beispiel Montagearbeiten)
  • Meetings bei Kollegen an anderen Firmenstandorten,
  • Teilnahme an Tagungen und Seminaren
  • Fahrten zu Messen und Ausstellungen
  • Befristete Abordnungen zu anderen Standorten
  • Bei Lehrern zählen auch Klassenfahrten dazu

Praxistipp für die Dienstreise

Eine wichtige Voraussetzung, um die Kosten für Ihre Dienstreise absetzen zu können ist, dass sie tatsächlich beruflich veranlasst war. Und das müssen Sie dem Finanzamt auf Anfrage nachweisen. Unser Tipp: Zeichnen Sie Reisedauer und Reiseweg genau auf und belegen Sie alles anhand geeigneter Unterlagen.

Als Nachweis für die berufliche Veranlassung gelten beispielsweise:

  • Fahrtenbuch
  • Tankquittungen
  • Hotelrechnungen
  • Schriftverkehr

Welches Fahrzeug fahren Sie?

Fahrtkosten, die Ihnen als Arbeitnehmer bei einer Dienstreise entstehen, können Sie grundsätzlich als Reisekosten von der Steuer absetzen. Vorausgesetzt, Sie haben keine Erstattung von Ihrem Arbeitgeber erhalten. Bei den Fahrtkosten kommt es vor allem darauf an, WIE Sie unterwegs sind. Sind Sie mit Ihrem eigenen Auto unterwegs, können Sie auf einen Steuervorteil hoffen. Gleiches gilt für Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln wie Bus und Bahn.

Anders sieht es aus, wenn Sie für die Fahrten einen Dienstwagen von Ihrem Arbeitgeber nutzen. Das Finanzamt gewährt Ihnen hier keine Steuerermäßigung mehr. Denn Sie erhalten ja bereits Vorteile dadurch, dass Ihr Arbeitgeber die Kosten des Fahrzeuges trägt.

30 Cent je Kilometer: So berechnen Sie die Kilometerpauschale auf Dienstreise

Fahrtkosten

Sie sind mit Ihrem eigenen Fahrzeug gefahren? Dann können Sie pauschal für jeden gefahrenen Kilometer folgende Beträge ansetzen:

  • Pkw: 30 Cent
  • Motorräder und Mopeds: 20 Cent

Beachten Sie hierbei, dass Sie die Kilometerpauschale für jeden gefahrenen Kilometer ansetzen dürfen – also Hin- und Rückfahrt. Im Gegensatz dazu darf bei Ihrem täglichen Arbeitsweg nur die einfache Fahrt (Hinfahrt) mit der Entfernungspauschale angesetzt werden.

Beispiel

Klaus ist Arbeitnehmer und nahm an einer Fortbildung teil. Diese war  250 Kilometer von seinem Wohnort entfernt. Die Strecke legte er mit seinem eigenen Auto zurück. Für die Steuererklärung rechnet er: 250 Kilometer x 2 (Hin- und Rückfahrt) x 30 Cent (Kilometerpauschale) = 150 Euro. Diesen Betrag setzt er bei den Werbungskosten an.

Praktisch: WISO Steuer rechnet Ihnen den Gesamtbetrag einfach aus:

Kilometerpauschale Dienstreise Angaben Beispiel

Individuellen Kilometersatz ansetzen

Alternativ zur Kilometerpauschale können Arbeitnehmer ihre Fahrtkosten auch mittels individuellem Kilometer-Kostenansatz berechnen. Die Berechnung der Reisekosten gestaltet sich hier etwas komplizierter, die Mühe kann sich jedoch durchaus lohnen – vor allem bei teureren Autos. Denn bei der Berechnung des individuellen Kilometersatzes werden auch alle tatsächlichen Kosten rund um den Unterhalt des Kfz mit einbezogen. Dazu gehören

  • Reparaturkosten
  • Versicherungsbeiträge
  • Miete für Garage oder Stellplatz

Voraussetzung ist, dass Sie alle tatsächlichen Ausgaben für die Fahrten nachweisen können. Am besten eignet sich hierzu ein Fahrtenbuch.

Beispiel

Ralf ist Außendienstler – und daher oft auf Dienstreise. Da er sich dafür ein teures Auto geleistet hat, wählt er den individuellen Kilometer-Ansatz. Insgesamt war er 40.000 Kilometer unterwegs, 10.000 davon privat.

Die Kosten für seinen PKW sind:

KostenartBetrag
Benzinkosten5.000 Euro
Reparaturkosten1.200 Euro
KFZ-Steuer500 Euro
Versicherung1.800 Euro
Garagenmiete800 Euro
Abschreibung6.000 Euro
Gesamtkosten15.300 Euro

Nun rechnet Ralf folgendermaßen:

15.300 Euro (gesamte Kosten) : 40.000 (gefahrene Kilometer) = 38 Cent je Kilometer. Er kann somit ganze 8 Cent mehr pro gefahrenen Kilometer ansetzen – und das rechnet sich! Denn 38 Cent für 30.000 Kilometer ergeben insgesamt 11.400 Euro! Mit der Kilometerpauschale hätte er nur 9.000 Euro Fahrtkosten als Werbungskosten ansetzen können.

Sie wollen Ihren persönlichen Kilometersatz auf Dienstreise ermitteln?

Das funktioniert im Handumdrehen mit dem Kostenrechner in WISO Steuer.

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Mit Bus oder Bahn gefahren?

Bei anderen Verkehrsmitteln ist die Regel sogar noch einfacher. Egal ob Bahnfahrkarte oder Flugticket – alles ist voll absetzbar. Die Tickets müssen Sie dem Finanzamt jedoch auf Anfrage vorzeigen. Heben Sie diese also unbedingt auf.

Welche Reisekosten können Sie außerdem absetzen?

Nicht nur mit Fahrtkosten lässt sich Steuern sparen. Es gilt: Alle Kosten, die Ihnen aufgrund Ihrer Dienstreise entstehen, mindern Ihre Steuer. Dazu zählen:

Übernachtungskosten

Müssen Sie im Rahmen der Dienstreise übernachten, sind auch diese Ausgaben Werbungskosten. Egal ob Hotel oder Pension, Sie können jede Rechnung ansetzen – der steuerliche Abzug ist nicht beschränkt. Wenn allerdings Ihr Partner dabei ist, müssen Sie den Betrag aufteilen. Sie können nur den Preis für ein Einzelzimmer absetzen. Ist ein Kollege mit im Zimmer, kann jeder die Hälfte ansetzen.

Verpflegungsmehraufwand

Weil auswärts essen teurer ist als zu Hause, können Sie auch diese Extrakosten absetzen – und zwar mit der Pauschale für Verpflegungsmehraufwand. Belege sind hier nicht notwendig. Dafür müssen Sie allerdings von Ihren Übernachtungskosten alle Verpflegungsbeträge auf der Rechnung streichen – denn für das Essen auf Dienstreise es gibt nur die Pauschale. Wie hoch sie ist, hängt von der Dauer ab, die Sie unterwegs sind:

AbwesenheitPauschale
Unter 8 Stunden0 Euro
Über 8 Stunden14 Euro
(bis 2019: 12 Euro)
An- und Abreisetage bei Übernachtungen14 Euro
(bis 2019: 12 Euro)
Über 24 Stunden 28 Euro
(bis 2019: 24 Euro)

Bei Auslandsreisen gelten andere Pauschalen – diese können Sie sich hier herunterladen.

Parkticket, Maut und Co.

Sie können auch alle anderen Kosten absetzen, die Ihnen durch die Dienstreise entstehen. Zum Beispiel Parktickets, Trinkgelder oder Mautgebühren.

Nach Feierabend noch eine Museums-Tour oder etwas Sightseeing? Das bleibt leider auch auf Dienstreisen reines Privatvergnügen — und wird aus steuerlicher Sicht nicht berücksichtigt.

Corona Information Icon

 

Corona-Krise: Was muss ich beachten?

  • Sie wurden aufgrund der Corona-Krise im Rahmen der staatlichen “Rückholaktion” von einer Dienstreise zurückgeholt?
  • Die Kosten dafür werden nun teilweise von den Reisenden zurückgefordert.
  • Mussten Sie die Kosten selbst tragen, können Sie das als Werbungskosten ansetzen!
  • Wichtig: Hat Ihr Chef die Kosten ganz oder teilweise übernommen, dürfen Sie diesen Anteil nicht angeben.
  • Achtung: Das gilt nur für dienstliche Reisen. Kosten für die Rückholung aus dem privaten Urlaub dürfen Sie nicht angeben.

Wir freuen uns über Ihr Feedback

Individuelle Fragen zu Ihrer Steuererklärung können wir leider nicht beantworten, da wir keine persönliche Steuerberatung anbieten dürfen. Bitte beachten Sie die rechtlichen Hinweise zu diesem Beitrag.

Sie haben Fragen zu unserer Steuer-Software? Hier hilft Ihnen das Kundencenter weiter.

2 Kommentare

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  1. 1
    Fabian Göll

    Vielen Dank für die schön zusammengestellten Informationen.
    Eine Frage zu den Verpflegungspauschalen habe ich allerdings noch: Ist es möglich diese in der Software Steuer Start 2021 manuell anzupassen oder gibt es eine Möglichkeit, sie über die Art der Anstellung automatisch anzupassen?
    Ich arbeite im öffentlichen Dienst und die Pauschalen stimmen mit denen in der Software nicht überein.
    Viele Grüße und ich freue mich über Antwort.

    • 2
      Alexander Müller

      Hallo,
      die Verpflegungspauschalen sind per Gesetz festgelegt. Das heißt, sie können die 14 bzw. 28 Euro als steuerfreien Verpflegungsmehraufwand immer geltend machen. Der Arbeitgeber kann diese Beträge erstatten – dann wäre es für die Steuer quasi ein Nullsummen-Spiel. Zahlt der Arbeitgeber aber weniger als die 14 bzw. 28 Euro (was durchaus üblich ist), können sie immer noch die Differenz zu den gesetzlichen Beträgen bei der Steuer geltend machen. Eine Anpassung muss daher nicht vorgenommen werden und geht auch gar nicht im Programm.
      Viele Grüße,
      Alex von steuernsparen.de

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