Wie kann ich meine Steuererklärung ohne Belege erstellen?
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Steuererklärung: ganz ohne Belege?

Wie Sie die Steuer auch ohne Belege fertig stellen


Am 01.11. endet die Abgabefrist für die Steuererklärung 2020. Es wird also langsam Zeit, den inneren Schweinehund zu überwinden. Immerhin erhält jeder Steuerzahler durchschnittlich 1.051 Euro* vom Finanzamt zurück – also ran an die Steuer! Was aber, wenn Ihnen noch wichtige Belege fehlen? Erfahren Sie hier mehr.

Kurz & knapp

  • Abgabe der Steuer 2020: Spätestens am 01.11.2021
  • Belege müssen erst nach Aufforderung eingereicht werden
  • Für Belege gibt es Aufbewahrungsfristen

Endspurt für die Steuer: Stichtag 01.11.2021

Grundsätzlich gilt: Sind Sie zur Abgabe der Steuererklärung verpflichtet? Dann müssen Sie auch bis zu einem bestimmten Tag abgeben. Für die Steuer des Jahres 2020 endet die Frist dieses Jahr am 01.11.2021. Genau genommen einen Tag früher, da dies jedoch ein Sonntag ist, verschiebt sich die Frist auf den nächsten Tag.

Zuvor heißt es wieder für Sie: Belege raussuchen, Steuererklärung ausfüllen und abschicken. Die Zeit rennt Ihnen davon und noch immer warten Sie auf Belege? Sie können erleichtert durchatmen: Mit folgenden Tipps erhalten Sie Ihre Steuererstattung trotzdem.

Info Glühbirne Belege

Auch eine freiwillige Abgabe der Steuererklärung lohnt sich meistens! Den 01.11.als Fristende müssen Sie dabei nicht beachten. Denn für die freiwillige Abgabe haben Sie 4 Jahre Zeit. Für eine Verlustfeststellung sogar 7 Jahre. Sie sind sich nicht sicher, ob Sie zur Abgabe verpflichtet sind? Erfahren Sie mehr in unserem Beitrag “Steuererklärung – Pflicht oder Kür“.

Steuererklärung machen mit WISO Steuer

Welche Belege brauche ich?

Wenn Sie Ausgaben in Ihrer Steuererklärung ansetzen möchten, müssen Sie die Art und Höhe der Kosten in aller Regel auch belegen können. Dafür ist es hilfreich, Rechnungen, Quittungen, Verträge oder Kontoauszüge aufzubewahren.

Achtung Rechnungen fehlen HinweisNachweise und Quittungen müssen Sie nicht mehr mit der Steuererklärung zusammen beim Finanzamt einreichen. Erst wenn der Finanzbeamte Sie bei genauerer Prüfung Ihrer Steuererklärung dazu auffordert, müssen Sie die Belege nachreichen. Geben Sie daher grundsätzlich keine Belege mehr mit Ihrer Steuererklärung ab. Es kann sonst sein, dass das Finanzamt diese Belege zunächst ungeprüft zurücksendet und später wieder anfordert – unnötige Arbeit für beide Seiten.

Grundsätzlich gilt: Je bedeutender ein Sachverhalt ist, desto wahrscheinlicher ist es, dass das Finanzamt zur Belegvorlage bittet. Als bedeutend gilt ein Sachverhalt in der Regel, wenn er

  • neu bzw. erstmalig oder einmalig ist,
  • einen außergewöhnlichen (Geschäfts-)Vorfall darstellt,
  • sich gegenüber dem Vorjahr erheblich ändert oder
  • eine spürbare steuerliche Nachwirkung nach sich zieht.

Steuerlich sind unter anderem folgende Kosten für Sie wichtig:

Belege ganz einfach einreichen – mit WISO Steuer

  • Sie haben einen Brief von Finanzamt erhalten, und sollen nun Belege nachreichen? Machen Sie es sich einfach: Mit WISO Steuer und WISO Steuer-Scan!
  • Fotografieren Sie die benötigten Belege einfach ab mit unserer App. Sie erkennt, was wichtig ist, und übernimmt sogar die Zuordnung. Das Beste daran: Der Steuer-Scan legt alle fotografierten Dokumente in Ihre Steuer-Box. Diese können Sie bequem in WISO Steuer aufrufen. Nun ziehen Sie die Rechnungen einfach per Drag-and-Drop in Ihre Steuererklärung. So haben Sie sie gleich im nächsten Jahr wieder parat. Steuererklärung kann so einfach sein!

Was tun, wenn noch Belege fehlen?

Es gibt viele Ausgaben, mit denen Sie Steuern sparen können. Eine Erstattung winkt häufig schon durch die Angabe einer Handwerkerrechnung. Was aber, wenn diese Rechnung auf sich warten lässt?  Oder wenn die Nebenkostenabrechnung aus dem Vorjahr einfach nicht kommen mag? Bedeutet das, dass Sie auf die Ersparnis verzichten müssen?

Einfach bis zum nächsten Jahr warten ist leider nicht möglich. Grund: Das sogenannte Zufluss-Abfluss-Prinzip. Es besagt, dass die Angabe der Kosten in dem Jahr erfolgen muss, in dem Sie sie tatsächlich gezahlt haben.

Lehnen Sie sich entspannt zurück – wir haben den passenden Tipp für Sie! In dem Fall, dass Ihnen noch wichtige Abrechnungen für die Steuererklärung fehlen, haben Sie mehrere Möglichkeiten:

Kosten aus dem Vorjahr nehmen

Falls es keine Abweichungen zum Vorjahr gibt, spricht nichts dagegen, erstmal die gleichen Angaben zu machen, wie in der Vorjahres-Steuererklärung. Hierfür teilen Sie dem Finanzamt einfach als ergänzende Angabe mit, dass Sie die Zahlen aus dem Vorjahr übernommen haben. Falls Sie Wohnungseigentümer sind, akzeptiert das Finanzamt oftmals auch die Zahlen aus dem Wirtschaftsplan des laufenden Jahres.

Schätzen

Alternativ können Sie Ihre Kosten auch schätzen – zum Beispiel wenn Sie bereits Abschlagszahlungen an Handwerker geleistet haben. Gleiches gilt, wenn Sie eine Teilrechnung erhalten haben. Auch hier sollten Sie das Finanzamt über Ihre Entscheidung informieren. Dann kann der zuständige Finanzbeamte Ihren Steuerbescheid insoweit vorläufig stellen. Er wird dann geändert, wenn die endgültige Rechnung vorliegt.

Einspruch einlegen

Entscheiden Sie sich dazu, erstmal keine Angaben zu Kosten zu machen, für die Sie noch keinen Beleg haben, können Sie Einspruch einlegen, nachdem Sie den Steuerbescheid erhalten haben. Vor allem bei einer noch fehlenden Nebenkostenabrechnungen empfiehlt sich das. Teilen Sie hier beim Einspruch dem Finanzamt einfach mit, dass Sie noch auf die Abrechnung warten und diese einreichen, sobald Sie sie erhalten haben. Solange bitten Sie, den Einspruch ruhen zu lassen.

Für den Einspruch haben Sie allerdings nur einen Monat nach Erhalt des Bescheides Zeit. Dabei müssen Sie dem Finanzamt mitteilen, wogegen sich Ihr Einspruch richtet und, dass die Steuer bisher zu hoch festgesetzt ist, weil Sie Rechnungen nachreichen werden.

Grundsätzlich gilt der Zahlungszeitpunkt

Abzugsfähig sind nur Kosten, die Sie im Steuerjahr auch tatsächlich gezahlt haben. In Frage kommen also nur Rechnungen für Leistungen, die bereits zum Beispiel durch Nebenkostenvorauszahlungen beglichen sind. Lediglich die exakte Höhe kennen Sie beim Erstellen der Steuererklärung eventuell noch nicht, da Sie die Endabrechnung (zum Beispiel Nebenkostenabrechnung des Vermieters) noch nicht haben. Kostenvoranschläge für Leistungen, die Sie erst nach Ende des Steuerjahres zahlen, können Sie also nicht ansetzen.

Info Glühbirne Zahlungszeitpunkt Rechnungen

Im nächsten Jahr: Frühzeitig Fristverlängerung für die Abgabe der Steuererklärung beantragen

Das geht ganz einfach: Den Antrag auf Fristverlängerung stellen Sie formlos. Sie rufen bei Ihrem zuständigen Bearbeiter an und bitten um Fristverlängerung. Wir empfehlen Ihnen jedoch, den Antrag schriftlich zu stellen – entweder per Brief, Fax oder E-Mail. Das erleichtert die Dokumentation, denn so haben Sie einen schriftlichen Nachweis, den Sie im Zweifelsfall vorlegen können.

Ob die Frist verlängert wird, liegt in der Hand des zuständigen Bearbeiters. Bei nachvollziehbaren Gründen wie Krankenhausaufenthalt oder fehlenden Unterlagen steht der Bewilligung in der Regel nichts entgegen. Anders sieht es dagegen aus, wenn Sie die Frist schlichtweg vergessen haben. Auch, wenn Sie bereits in der Vergangenheit Ihre Steuererklärung zu spät oder gar nicht abgegeben haben, wird der Finanzbeamte vermutlich wenig Gnade walten lassen.

Was tun, wenn ich Belege vergessen habe?

Die Steuererklärung ist auf dem Weg zum Finanzamt, der Laptop zugeklappt, die Füße hochgelegt. Erst jetzt fällt Ihnen ein, dass Sie eine wichtige Ausgabe vergessen haben? Vielleicht flattert aber auch erst jetzt die Nebenkostenabrechnung ins Haus? Die gute Nachricht: Es ist noch nicht zu spät! Folgendes können Sie jetzt tun:

Ich habe den Steuerbescheid noch nicht erhalten

Am leichtesten ist es, wenn Sie noch keinen Steuerbescheid erhalten haben und das Finanzamt noch an der Bearbeitung Ihrer Erklärung sitzt bzw. noch nicht damit begonnen hat. Sie können Ihre Steuererklärung ganz einfach mit den vergessenen Ausgaben nochmal übermitteln bzw. versenden. Das Finanzamt berücksichtigt immer die aktuellste Steuererklärung. Am besten Sie informieren das Finanzamt vorab telefonisch oder schriftlich über die erneute Abgabe – so vermeiden Sie Missverständnisse.

Ich habe bereits den Steuerbescheid erhalten und die Einspruchsfrist läuft noch

Halten Sie Ihren Steuerbescheid schon in den Händen, aber möchten noch Änderungen vornehmen? Dann müssen Sie sich beeilen, denn die Einspruchsfrist läuft bereits. Das bedeutet, dass Sie nach Erhalt des Bescheids einen Monat Zeit haben, sich ans Finanzamt zu wenden.

Innerhalb der Einspruchsfrist haben 2 Möglichkeiten:

Antrag auf schlichte Änderung

Möchten Sie Ihren Steuerbescheid in einem bestimmten Punkt (zum Beispiel Werbungskosten) ändern, können Sie beim Finanzamt einen Antrag auf schlichte Änderung stellen. Diesen Antrag können Sie formlos, per Brief, E-Mail oder telefonisch, beim Finanzamt stellen. Darin erklären Sie Ihren Änderungswunsch, zum Beispiel noch die nachträgliche Berücksichtigung eines Fachbuchs.

Der Vorteil: Das Finanzamt betrachtet nur die Stelle, an der Sie die Änderung vornehmen möchten. Der Bescheid wird also nicht mehr vollumfänglich geprüft.

Einspruch

Natürlich steht es Ihnen auch frei, einen schriftlichen Einspruch einzulegen. Der Unterschied zur schlichten Änderung ist, dass das Finanzamt den gesamten Steuerfall nochmal aufrollen und genau prüfen wird. Das kann für Sie entweder von Vorteil, aber auch nachteilig sein. Denn aus dieser umfassenden Prüfung kann der Bescheid auch zu Ihrem Nachteil geändert werden. Das nennt man auch „Verböserung“. Auf der anderen Seite haben mit einem Einspruch auch die Möglichkeit einer Klage vor einem Finanzgericht. Und falls es um große Summen geht, können Sie mit einem Antrag auf „Aussetzung der Vollziehung“ bei einem Einspruch auch einen Teil der Steuern erstmal nicht zahlen.

Stimmt das Finanzamt Ihrem Einspruch zu, erhalten Sie einen geänderten Steuerbescheid. Ist das Finanzamt hingegen nicht einverstanden mit der Begründung Ihres Einspruchs, erläutert es die Gründe und macht am Ende auch eine sogenannte Einspruchsentscheidung. Dagegen können Sie jedoch nur noch beim Finanzgericht klagen. Wollen Sie dies nicht, können Sie den Einspruch auch einfach zurückziehen. Dann bleibt alles wie gehabt.Steuererklärung mit WISO Steuer

Die Einspruchsfrist ist bereits abgelaufen

Grundsätzlich heißt es nach Ablauf der Frist: „Rien ne va plus – Nichts geht mehr“. Nur in bestimmten Ausnahmefällen können noch Änderungen vorgenommen werden. Wirklich vorbei ist es aber erst, wenn Verjährung eingetreten ist. Im Steuersprech nennt man das „Festsetzungsverjährung“. In der Regel dauert diese Frist 4 Jahre. Durch Einspruch oder Klage kann die Verjährung aber auch länger dauern. Die Festsetzungsfrist beträgt in Fällen von leichtfertiger Steuerverkürzung 5 Jahre. In Fällen von Steuerhinterziehung sind es sogar 10 Jahre.

Wiedereinsetzung in den vorigen Stand

Sie haben keinen Einspruch eingelegt, weil Sie nicht konnten? Dann kommt die Wiedereinsetzung in den vorigen Stand in Betracht. Das bedeutet, dass die Einspruchsfrist erneut beginnt. Die Wiedereinsetzung müssen Sie allerdings beim Finanzamt beantragen und begründen. Und dafür haben Sie leider nicht viel Zeit: Sobald der Grund, weshalb Sie die Frist versäumt haben, weggefallen ist, bleibt Ihnen ein Monat für den Antrag.

Ein möglicher Grund für die Wiedereinsetzung in den vorigen Stand ist beispielsweise ein ungeplanter längerer Krankenhausaufenthalt aufgrund eines Unfalls. Eine Arbeitsüberlastung oder leichte Krankheit akzeptiert das Finanzamt nicht als triftige Gründe.

Schreib- oder Rechenfehler

Sie merken nach Ablauf der Einspruchsfrist, dass sich in Ihre Steuererklärung ein Schreibfehler eingeschlichen hat? Leider sorgt der Fehler dafür, dass aus den Kosten für ein Notebook 100 Euro statt 1.000 Euro wurden.

Hier gibt es Abhilfe. Können Sie einen Schreib- oder Rechenfehler in Ihrer Steuererklärung nachweisen und den richtigen Betrag auch belegen, kann der Steuerbescheid ebenfalls geändert werden. Dazu reicht ein formloses Schreiben mit dem Hinweis auf den § 173a Abgabenordnung (AO).

Wie lange muss ich die Belege aufheben?

Für die Steuererklärung relevante Belege müssen Sie für eventuelle Nachfragen aufheben. Diese sollten Sie nach der Abgabe der Steuererklärung gut aufbewahren – mindestens Sie Ihren Steuerbescheid erhalten haben. Für Privatleute gibt es aber keine gesetzliche gesetzliche Aufbewahrungspflicht darüber hinaus.

Blitz Icon Belege aufheben wie lang?

Vorsicht: Viele entsorgen die Steuerunterlagen gleich mit Eintreffen des Bescheids. Doch ist der Steuerbescheid mit einem Vorläufigkeitsvermerk versehen oder unter Vorbehalt versandt worden? Dann müssen Sie Ihre Belege weiterhin archivieren. Gleiches gilt, wenn Sie Einspruch gegen den Bescheid einlegen wollen. Daher empfehlen wir Ihnen, die Steuerunterlagen nach Abgabe der Steuererklärung mindestens 4 Jahre lang aufzuheben. Dann haben Sie alles griffbereit, wenn Sie Kosten nachweisen müssen.

Anders bei Selbstständigen und Gewerbetreibenden: Sie sind an die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gebunden. Zwischen 6 und 10 Jahren müssen Sie geschäftliche Aufzeichnungen und Rechnungen aufheben.

Nebenkosten & Mietverträge: 4 Jahre

Sobald Sie Ihre Nebenkostenabrechnung bezahlt haben, könnten Sie diese in den Mülleimer schmeißen, theoretisch. Doch diese Kosten können Sie bei der Steuer absetzen. Daher sollten Sie mit dem Entsorgen lieber noch ein wenig länger warten.

Mietverträge und Übergabeprotokolle sollten Sie bis zu 4 Jahren nach Beendigung des Mietverhältnisses aufgeben.

Kontoauszüge: 4 Jahre

In Zeiten des Onlinebankings braucht man sich über Kontoauszüge meist keine Gedanken zu machen. Doch wer seine Kontoauszüge noch am Drucker holt, sollte die Zettel 4 Jahre lang aufheben. Denn so können Sie bei Alltagsgeschäften im Zweifelsfall leichter Zahlungsgrund, Zahlungszeitpunkt und Beitragshöhe nachweisen.

Arztrechnungen: 3 bis 30 Jahre

Stellt Ihr Arzt Ihnen eine Rechnung und Sie zahlen diese nicht, hat der Arzt 3 Jahre Zeit, bis die Forderungen verjähren. Die Frist beginnt mit Ablauf des Jahres, in dem die Behandlung abgeschlossen wurde. Schadensersatzansprüche hingegen verjähren erst nach 30 Jahren. Daher sollten Sie Arztrechnungen lieber länger aufgeben.

Handwerkerrechnungen: 2 bis 5 Jahre

Egal ob Klempner oder Schreiner: Haben Sie einen Handwerker beauftragt, sollten Sie die Rechnung mindestens 2 Jahre aufbewahren. Halten Sie diese Mindestfrist nicht ein, müssen Sie mit einer Geldbuße von bis zu 500 Euro rechnen. Damit soll Schwarzarbeit eingedämmt werden. Die Frist beginnt mit Ablauf des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.

Haben Sie einen Handwerker für größere bauliche Maßnahmen beauftragt, sollten Sie die Rechnung 5 Jahre lang aufbewahren. Grund: Die Mängelleistung. Bestenfalls sollten Sie Rechnungen bis zum Verkauf der Immobilie aufbewahren. So können Sie Investitionen und Instandhaltungen ganz einfach nachweisen. Dazu gehören Rechnungen über

  • Bauleistungen
  • Renovierungen
  • Handwerkerleistungen
  • Planungsleistungen
  • Reinigungsarbeiten

Daneben können Sie diese Rechnung auch von der Steuer absetzen.

Computer, Möbel und Co.: bis zum Ablauf der Garantie

Kaufverträge von Computern, Handys, Möbeln und ähnlichen Anschaffungen sollten Sie bis zum Ablauf der Garantie oder Gewährleistung aufheben. Haben Sie teure Gegenstände, die auch von Ihrer Hausratversicherung umfasst werden? Dann sollten Sie Belege hierüber solange behalten, wie Sie den Gegenstand besitzen.

*Quelle: Destatis