Außendienst Arbeitszimmer absetzen: So geht's!

Seit dem neuen Reisekostenrecht 2014 wurde die „regelmäßige Arbeitsstätte“ durch die gesetzlich definierte „erste Tätigkeitsstätte“ ersetzt. Diese Änderung bietet vor allem für Außendienst-Mitarbeiter mit Arbeitszimmer zu Hause Gestaltungsmöglichkeiten.

Wo ist die Tätigkeitsstätte?

Als erste Tätigkeitsstätte gilt folgender Ort:

die ortsfeste betriebliche Einrichtung
Ihres Arbeitgebers, eines verbundenen Unternehmens oder eines vom Arbeitgeber bestimmten Dritten,
dem Sie dauerhaft zugeordnet sind.

Eine dauerhafte Zuordnung liegt vor, wenn Sie als Arbeitnehmer unbefristet, für die Dauer Ihres Dienstverhältnisses oder über einen Zeitraum von 48 Monaten hinaus an einer solchen Tätigkeitsstätte tätig werden sollen. Was Ihre erste Tätigkeitsstätte ist, wird meist durch dienst- oder arbeitsrechtlichen Festlegung Ihres Arbeitgebers bestimmt.

Erst wenn eine solche Zuordnung fehlt oder diese nicht eindeutig ist, greifen weitere Zuordnungskriterien. Danach ist Ihre erste Tätigkeitsstätte die betriebliche Einrichtung, an der Sie

- typischerweise arbeitstäglich tätig werden sollen oder
- je Arbeitswoche zwei volle Arbeitstage oder
- mindestens ein Drittel Ihrer vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit tätig werden sollen.

Wichtig: Es ist auch möglich, dass Sie keine erste Tätigkeitsstätte, sondern nur auswärtige Tätigkeitsstätten haben.

Durch die Neuregelung können sich vor allem bei Außendienstler mit Arbeitszimmer Gestaltungsmöglichkeiten ergeben:

Herr Weber ist bei einem Handelsunternehmen als Außendienstmitarbeiter beschäftigt. Seine administrativen Tätigkeiten erledigt er in seinem Home-Office. Herr Weber ist unbefristet beschäftigt. Die vereinbarte regelmäßige Arbeitszeit beträgt 40 Stunden pro Woche.

Die Büroräume seines Arbeitgebers sucht er nur zu gemeinsamen Teambesprechungen oder Schulungen auf. Aus seinen Arbeitszeitaufzeichnungen ist ersichtlich, dass die wöchentliche Anwesenheit dort durchschnittlich 7 Stunden pro Woche beträgt.

Beispiel 1: Herr Weber ist der Betriebsstätte zugeordnet

Wegen der arbeitsrechtlichen Zuordnung hat Herr Weber beim Unternehmen seine erste Tätigkeitsstätte. Auf die quantitativen Abgrenzungsmerkmale kommt es nicht mehr an. Die Folge: Herr Weber kann seine Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte somit nur mit der Pendlerpauschale i.H.v. 30 Cent je Kilometer geltend machen.

Beispiel 2: Herr Weber ist keiner Betriebsstätte zugeordnet

Zuerst erfolgt eine Prüfung, ob eine erste Tätigkeitsstätte anhand der quantitativen Abgrenzungsmerkmale vorliegt. Hier muss Herr Weber an der Betriebsstätte weder typischerweise arbeitstäglich noch je Arbeitswoche zwei volle Arbeitstage tätig werden. Auch ein Drittel seiner vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit verbringt er nicht in den betrieblichen Räumen seines Arbeitgebers. Die Folge: Herr Weber kann seine Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte nach Reisekostengrundsätzen absetzen.

Beispiel 3: Herr Weber ist auswärts tätig

Wie Beispiel 2, aufgrund eines kurzfristigen Projekts muss Herr Weber jedoch für einen prognostizierten Zeitraum von 20 Monaten überwiegend in einer auswärtigen Zweigniederlassung arbeiten. Auch wenn Herr Weber arbeitstäglich einen Teil seiner beruflichen Tätigkeit in einer Zweigstelle des Arbeitgebers ausüben muss, führt dies mangels Dauerhaftigkeit (hier 20 Monate) noch nicht zu einer ersten Tätigkeitsstätte. Maßgebend für die Beurteilung einer dauerhaften Zuordnung, ist die auf die Zukunft gerichtete prognostizierte Betrachtung. Unvorhersehbare tatsächliche oder rechtliche Ereignisse wie z. B. die Insolvenz des Arbeitgebers oder die Krankheit des Arbeitnehmers haben eine Auswirkung auf die Zuordnungsentscheidung des Arbeitgebers in der Vergangenheit.

Wichtig: Zuordnungsänderungen des Arbeitgebers werden erst mit Wirkung für die Zukunft berücksichtigt. Die Folge: Herr Weber kann seine Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte des Arbeitgebers nach Reisekostengrundsätzen absetzen.