Alle Jahre wieder: die Umsatzsteuererklärung. Egal ob Freiberufler oder Gewerbetreibende – die Erklärung gehört für die meisten zum Pflichtprogramm. Welche Angaben wichtig sind und welche Termine im Kalender rot markiert werden müssen – alle Infos in diesem Beitrag.
Schnelleinstieg
- Kurz & knapp
- Video: Umsatzsteuererklärung
- Was ist die Umsatzsteuererklärung?
- Wer muss eine Umsatzsteuererklärung abgeben?
- Bis wann muss ich die Umsatzsteuererklärung abgeben?
- Muss ich die Umsatzsteuererklärung elektronisch abgeben?
- Was steht in der Umsatzsteuererklärung?
- Gibt es einen Steuerbescheid bei der Umsatzsteuererklärung?
- Wann muss ich die Umsatzsteuer bezahlen?
Kurz & knapp
- Die Umsatzsteuererklärung fasst alle Umsatzsteuer- und Vorsteuerbeträge eines Jahres zusammen
- Sie wird unabhängig von den Umsatzsteuer-Voranmeldungen erstellt
- Einen Umsatzsteuerbescheid bekommst du nur, wenn das Finanzamt von deiner Erklärung abweicht
- Nachzahlungen solltest du innerhalb eines Monats nach Abgabe der Erklärung bezahlen
Was ist die Umsatzsteuererklärung?
Mit einer Umsatzsteuerjahreserklärung melden Unternehmer dem Finanzamt ihre Umsatzsteuer. Dabei fasst die Erklärung alle Umsätze und die darauf entfallende Umsatzsteuer für die betreffende Periode, also für das abgelaufene Kalenderjahr, zusammen. Neben den Umsatzsteuerbeträgen enthält sie auch die Summe der Vorsteuerbeträge.
Eigentlich handelt es sich um eine Zusammenfassung deiner Voranmeldungen, die du bei bestimmten Umsätzen im Jahresverlauf abgeben musst. In die Umsatzsteuerjahreserklärung können aber auch noch steuerliche Vorgänge einfließen, die du vielleicht im Laufe des Jahres vergessen hast.
Die Umsatzsteuererklärung musst du zusätzlich zu anderen Steuererklärungen wie zum Beispiel der Einkommen- oder Gewerbesteuererklärung erstellen. Wie auch die meisten anderen Erklärungen besteht sie aus verschiedenen Anlagen. Je nachdem, welche gesetzlichen Vorschriften für dich zutreffend sind, musst du die entsprechenden Anlagen ausfüllen.
Infografik: Umsatzsteuererklärung im Überblick
Was ist der Unterschied zwischen Umsatzsteuererklärung und Umsatzsteuer-Voranmeldung?
Unternehmer, die bestimmte Umsatz- und Gewinngrenzen überschreiten, sind verpflichtet Umsatzsteuer-Voranmeldungen abzugeben – und zwar zusätzlich zur Umsatzsteuererklärung. Mit den Voranmeldungen werden so die umsatzsteuerlich relevanten Informationen monatlich oder vierteljährlich ans Finanzamt übermittelt. Nach Jahresende werden die Ergebnisse der Voranmeldungen dann in der Umsatzsteuererklärung berücksichtigt.
Wer muss eine Umsatzsteuererklärung abgeben?
Jeder Unternehmer ist dazu verpflichtet eine Umsatzsteuererklärung abzugeben. Und zwar unabhängig davon, ob er Umsatzsteuer-Voranmeldungen abgeben muss oder nicht.
Grundsätzlich sind auch Unternehmer mit umsatzsteuerfreien Umsätzen, zum Beispiel Ärzte, zur Umsatzsteuererklärung verpflichtet.
Müssen Kleinunternehmer eine Umsatzsteuererklärung abgeben?
Wenn du als Kleinunternehmer die sogenannte Kleinunternehmer-Regelung anwendest, bist du von der Umsatzsteuer befreit. Das bedeutet, du musst weder Umsatzsteuer-Voranmeldungen noch die jährliche Umsatzsteuererklärung abgeben.
Optierst du zur Umsatzsteuer – entscheidest dich also dafür, obwohl du die Kleinunternehmer-Regelung nutzen könntest – musst du entsprechend auch die Umsatzsteuer abführen und dem Finanzamt melden.
Gerade bei Kleinunternehmern, die von der Umsatzsteuer befreit sind, kann die Jahresumsatzsteuererklärung wichtig werden. So kann das Finanzamt überprüfen, ob die Grenzen der Kleinunternehmerschaft noch eingehalten werden. Falls nicht, fordert das Finanzamt dich auf, ab dem nächsten Jahr zur sogenannten Regelbesteuerung bei der Umsatzsteuer überzugehen.
Müssen Privatpersonen eine Umsatzsteuererklärung abgeben?
Nur wer durch seine Tätigkeiten als Unternehmer gilt, hat auch mit der Umsatzsteuer zu tun. Merkmale dafür sind unter anderem, dass man wie ein Unternehmer vorgeht und gleichzeitig in eigenem Namen und auf eigene Rechnung handelt. Verkaufst du ab und zu gebrauchte Gegenstände im Internet, zählt das nicht dazu.
Müssen Vermieter eine Umsatzsteuererklärung abgeben?
Bei der Vermietung kommt es ganz darauf an, an wen du vermietest.
Mieter sind Privatpersonen oder Unternehmer ohne umsatzsteuerpflichtige Umsätze:
In diesem Fall sind auch die Einnahmen aus der Vermietung umsatzsteuerfrei. Das heißt, du musst keine Umsatzsteuererklärung abgeben.
Mieter ein umsatzsteuerpflichtiger Unternehmer:
Sind die Mieträume für das Unternehmen des Mieters bestimmt, hast du die Wahl: Du entscheidest, ob du umsatzsteuerfrei oder -pflichtig vermietest. Entscheidest du dich für die steuerpflichtige Vermietung, bist du auch dazu verpflichtet, eine Umsatzsteuererklärung abzugeben. Nur die Vermietung von privatem Wohnraum ist immer von der Umsatzsteuer befreit.
Bis wann muss ich die Umsatzsteuererklärung abgeben?
Die gute Nachricht: Du musst dir keinen zusätzlichen Termin merken. Denn für die Umsatzsteuererklärung gilt die gleiche Frist wie für die Einkommensteuererklärung: der 31.07. des Folgejahres. Eine Ausnahme besteht für diejenigen, die einen Steuerberater zu Hilfe ziehen. Dieser hat für die Erstellung der Umsatzsteuererklärung bis Ende Februar des übernächsten Jahres Zeit.
Wichtig: Fällt der Stichtag auf einen Sonn- oder Feiertag, verschiebt sich die Frist entsprechend auf den nächsten Werktag.
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Muss ich die Umsatzsteuererklärung elektronisch abgeben?
Ja. Die Umsatzsteuererklärung darf ausschließlich elektronisch an das Finanzamt übermittelt werden. Und das authentifiziert – also mit der ELSTER-Zertifikatsdatei. Das ersetzt die handschriftliche Unterschrift auf dem Formular.
Nur in besonderen Härtefällen darfst du die Steuererklärung in Papierform übermitteln. Zum Beispiel dann, wenn die technische Einrichtung für den Unternehmer mit unverhältnismäßig großem finanziellem und persönlichem Aufwand verbunden wäre.
Als Unternehmer kannst du dir den Papierkram und vor allem Zeit sparen: Mit WISO Steuer lässt sich vieles bei der Steuererklärung automatisch ausfüllen. Außerdem unterstützt das Programm mit zahlreichen Info-Videos und Tipps. Die elektronische Übermittlung mit ELSTER-Zertifikatsdatei übernimmt WISO Steuer selbstverständlich für dich.
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Was steht in der Umsatzsteuererklärung?
Der Hauptvordruck der Umsatzsteuererklärung heißt USt2A. Neben dem Namen, der Steuernummer oder der Anschrift des Unternehmens musst du hier folgende Angaben machen:
Alle steuerbaren Umsätze
Umsatzsteuerbar bedeutet vereinfacht gesagt: Die Umsätze sind vom deutschen Umsatzsteuergesetz erfasst. Das sind zum Beispiel:
- Lieferungen und Dienstleistungen, die im Inland erbracht werden
- Der Eigenverbrauch von Waren und Dienstleistungen eines Unternehmers (beispielsweise die Lebensmittel, die ein Lebensmittelhändler kostenlos aus dem Markt zum privaten Verzehr mit nach Hause nimmt)
- Die Einfuhr von Waren aus einem Nicht-EU Land in Deutschland (Einfuhrumsatzsteuer)
- Der Erwerb von Waren aus einem EU-Mitgliedsstaat in Deutschland (innergemeinschaftlicher Erwerb)
Steuerbar = steuerpflichtig?
Nicht jeder Umsatz ist auch steuerpflichtig. Einige steuerbare Umsätze sind per Gesetz umsatzsteuerfrei gestellt. Das gilt zum Beispiel für Umsätze, die ein Arzt für Behandlungen erzielt oder bestimmte Vortragstätigkeiten von freiberuflichen Dozenten. Aber: Auch umsatzsteuerfreie Umsätze müssen in der Umsatzsteuererklärung angegeben werden.
Nicht umsatzsteuerbar hingegen sind zum Beispiel Lieferungen und Leistungen, die im Ausland oder außerhalb des unternehmerischen Rahmens erbracht werden.
Nicht für jeden steuerpflichtigen Umsatz gilt der gleiche Steuersatz. Deshalb musst du in der Umsatzsteuererklärung alle Umsätze eines Steuersatzes zusammenfassen.
Vorsteuerbeträge
Bist du zum Vorsteuerabzug berechtigt, gibst du deine gezahlten Vorsteuerbeträge ebenfalls in der Umsatzsteuererklärung an. Auch Berichtigungsbeträge im Falle von Vorsteuerberichtigungen müssen vermerkt werden.
Was bedeutet Vorsteuerberichtigung?
Unternehmer dürfen sich die Umsatzsteuer zurückholen, wenn sie Gegenstände für den Betrieb kaufen und auch dort benutzen. Das gilt beispielsweise für die Büroausstattung.
Wird der Gegenstand dann aber nur noch privat benutzt, wird das als Entnahme aus dem Unternehmen bezeichnet. Passiert das innerhalb der ersten 5 Jahre nach Kauf, muss die Vorsteuer anteilig zurückgezahlt werden. Bei Grundstücken und Gebäuden gilt sogar ein Zeitraum von 10 Jahren. Auch das machen Unternehmer über die Umsatzsteuererklärung.
Umsatzsteuer-Vorauszahlungen
Hast du Umsatzsteuer-Voranmeldungen abgegeben? Egal ob monatlich oder vierteljährlich – du gibst in der Umsatzsteuererklärung auch die Summe aller Vorauszahlungen an.
Da nur eine Summe angegeben wird, verrechnet man:
- Monate mit Erstattungen (wenn die Vorsteuer eines Monats höher als die Umsatzsteuer)
- Monate mit Zahlungen (wenn die Umsatzsteuer eines Monats höher war als die Vorsteuer)
Besondere steuerliche Vorgänge
Darüber hinaus werden weitere Spezial-Themen zur Besteuerung abgefragt. Hier machst du Angaben zu besonderen steuerlichen Sachverhalten wie zum Beispiel:
- Innergemeinschaftliche Erwerbe in der EU
- Innergemeinschaftliche Dreiecksgeschäfte
- Umkehr der Steuerschuldnerschaft (sogenanntes Reverse-Charge-Verfahren)
- Steuerfreie Umsätze mit und ohne Vorsteuerabzug
- Umsätze, die per Option umsatzsteuerpflichtig sind, zum Beispiel Vermietungen
- Umsätze, bei denen sich der Ort der Lieferung in einen Mitgliedsstaat verlagert
- Nicht steuerbare Umsätze
- Umsätze im Luftverkehr, bei denen Personen über die deutsche Grenze befördert wurden
Angaben für Unternehmer im Ausland
Für Unternehmer, die im Ausland ansässig sind, wird zudem die Anlage UN wichtig. Ausländische Unternehmer werden nur unter bestimmten Voraussetzungen in Deutschland umsatzsteuerpflichtig. Und zwar dann, wenn sie die deutsche Umsatzsteuer schulden.
Gibt es einen Steuerbescheid bei der Umsatzsteuererklärung?
Steuererklärung abgeben und dann auf den Bescheid warten? Was du von deiner Einkommensteuererklärung bereits kennst, gilt für die Umsatzsteuer nicht. Denn: Einen Umsatzsteuerbescheid verschickt das Finanzamt nur, wenn es zu einem abweichenden Ergebnis kommt. Also zum Beispiel dann, wenn du vergessen hast, eine Vorauszahlung in der Erklärung einzutragen. Ist alles in Ordnung, bekommst du keinen zusätzlichen Steuerbescheid.
Wann muss ich die Umsatzsteuer bezahlen?
Ergibt sich aus der Umsatzsteuererklärung eine Nachzahlung? Dann darfst du nicht allzu lange damit warten, deine Steuerschulden beim Finanzamt zu begleichen: Für Nachzahlungen hast du einen Monat nach Abgabe der Steuererklärung Zeit. Wie viel du nachzahlen musst, siehst du am Ergebnis deiner Umsatzsteuererklärung.
Wichtig: Warte bei einer Nachzahlung nicht, denn das kann teuer werden: Verspätungszuschlag oder sogar Steuerschätzung kann das Finanzamt dann ansetzen.
Erstattungen werden seitens des Finanzamts in der Regel sofort veranlasst. An eine Frist ist das Finanzamt dabei allerdings nicht gebunden.
Alle Erklärungen in einer Software
Ganz praktisch für Selbstständige: Erstellst du mit WISO Steuer als Desktop-Software die Einnahmen-Überschuss-Rechnung, fertigt das Programm daraus automatisch sowohl die Voranmeldungen als auch die Umsatzsteuerjahreserklärung! Mit einem Klick sendest du diese dann ans Finanzamt.
Übrigens: Mit einer Lizenz kannst du 5 Erklärungen pro Jahr ohne zusätzliche Kosten abgeben. Wenn du zum Beispiel zwei verschiedene Gewerbebetriebe führst, kannst du für beide Betriebe jeweils die Umsatz- und Gewerbesteuer-Jahreserklärung und zusätzlich die persönliche Einkommensteuererklärung abgeben.
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