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Verpflegungsmehraufwand – Abwesenheitspauschale

Mit der Dienstreise Geld vom Finanzamt bekommen

Morgens ruft das leckere HotelfrĂŒhstĂŒck. Mittags ein kleiner Snack vom BĂ€cker und abends dann das Restaurant ausprobieren. Auf einer Dienstreise kann schon so einiges an Essensausgaben zusammenkommen. Aber keine Sorge: einen Teil davon ĂŒbernimmt das Finanzamt! Wir zeigen, wie man den Zuschuss fĂŒr den Verpflegungsmehraufwand bekommt.

Was bedeutet Verpflegungsmehraufwand?

Kosten im Zusammenhang mit dem Beruf sind Werbungskosten. Diese  Kosten kannst du von der Steuer absetzen. Wie aber sieht das bei den Ausgaben aus, die man wĂ€hrend einer GeschĂ€ftsreise fĂŒr Essen und Trinken selbst trĂ€gt? Auch diese Kosten können Werbungskosten sein. Also ab sofort bei Kaviar und Champagner Steuern sparen?

Um zu vermeiden, dass die in der SteuererklĂ€rung angegebenen Werbungskosten ins Unermessliche steigt, hat der Gesetzgeber Pauschalen festgelegt. Man spricht auch von der Verpflegungspauschale, Abwesenheitspauschale oder Pauschale fĂŒr Verpflegungsmehraufwand. Sind die Kosten fĂŒr die Verpflegung höher als diese Pauschale, musst du die leider privat tragen. Die RĂŒckzahlung der pauschale solltest du dir aber nicht entgehen lassen.

In WISO Steuer kannst du dir kostenlos ausrechnen lassen, wie viel Geld du fĂŒr die Dienstreise zurĂŒckbekommen kannst:

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Dienstreisen absetzen — im Video erklĂ€rt

Hier erfÀhrst du, was du von der Steuer absetzen kannst, wenn du auf Dienstreise warst.

Wie hoch ist die Abwesenheitspauschale?

Die Höhe der Pauschale hĂ€ngt davon ab, wie lange man unterwegs ist. Voraussetzung ist, dass du bei eintĂ€gigen Dienstreisen lĂ€nger als acht Stunden auswĂ€rts tĂ€tig warst. Eine kĂŒrzere Abwesenheit ist möglich, wenn es sich um An- oder Abreisetage mehrtĂ€giger Reisen handelt. FĂŒr Tage, an denen du 24 Stunden nicht zu Hause bist, gibt es sogar eine höhere Abwesenheitspauschale.

AbwesenheitPauschale pro Tag
< 8 Stunden0 Euro
> 8 Stunden14 Euro
24 Stunden28 Euro
An- und Abreisetage14 Euro
Experten Tipp

Verpflegungsmehraufwand: Auch fĂŒr SelbststĂ€ndige!

Die Regelungen zur Pauschale fĂŒr Verpflegungsmehraufwand gelten nicht nur fĂŒr Arbeitnehmer, sondern auch fĂŒr Gewerbetreibende oder Freiberufler.

Staat oder Chef: Wer erstattet den Verpflegungsmehraufwand?

Bei der RĂŒckforderung der Kosten hast du zwei Möglichkeiten. Zum einen kann dein Chef dir die Ausgaben steuerfrei erstatten. Zum anderen kannst du den Verpflegungsmehraufwand als Werbungskosten von der Steuer absetzen, sollte dein Chef die Kosten nicht oder nicht vollstĂ€ndig ĂŒbernehmen.

Erste Möglichkeit: Steuerfreier Arbeitgeberersatz

Im besten Fall erstattet dir dein Arbeitgeber die entstandenen Kosten fĂŒr die Verpflegung. Die Erstattung ist fĂŒr dich bis zur Höhe der Abwesenheitspauschalen steuerfrei. Um die Kosten zurĂŒckzubekommen, reichst du bei deinem Chef eine Reisekostenabrechnung ein. Eine Vorlage bekommst du in der Regel bei der zustĂ€ndigen Abteilung in deinem  Unternehmen. Je nachdem, wie die internen Regelungen sind, bekommst du die tatsĂ€chliche Höhe deiner Ausgaben, die Pauschale fĂŒr Verpflegungsmehraufwand oder einen individuell festgelegten Betrag erstattet.

Zweite Möglichkeit: Werbungskostenabzug

Eventuell erstattet dir dein Arbeitgeber den Verpflegungsmehraufwand nicht. Oder deine Kosten fĂŒr die Verpflegung sind außerhalb eines DienstverhĂ€ltnisses entstanden, weil du z. B. selbststĂ€ndig bist. Dann kannst du den Verpflegungsmehraufwand als (vorweggenommene) Werbungskosten ansetzen.

Voraussetzung fĂŒr die vorweggenommene Verpflegungspauschale

Die Kosten stehen im Zusammenhang mit deinem zukĂŒnftigen Beruf. Das ist zum Beispiel bei Bewerbungskosten oder Kosten fĂŒr eine Zweitausbildung bzw. Zweitstudium der Fall. Die Abwesenheitspauschale trĂ€gst du dann ganz einfach in deiner SteuererklĂ€rung ein. Auch hier kannst du die aktuell geltenden Pauschalen angeben –unabhĂ€ngig davon, was du tatsĂ€chlich gezahlt hast.

Welchen Nachteil bringt die Abwesenheitspauschale?

Der Nachteil beim Werbungskostenabzug ist allerdings, dass du nicht die volle Höhe der Abwesenheitspauschale erstattet bekommst. Zwar sorgt der Verpflegungsmehraufwand im besten Fall fĂŒr eine höhere RĂŒckerstattung, die Höhe, in der sich die Pauschale auswirkt, hĂ€ngt allerdings von deinem persönlichen Steuersatz ab.

Außerdem musst du mit all deinen Werbungskosten insgesamt ĂŒber 1.000 Euro liegen. Nur dann lohnt sich die Angabe der Kosten ĂŒberhaupt. Liegst du darunter, sind alle Kosten bereits im Arbeitnehmer-Pauschbetrag enthalten.

Klingt kompliziert? Keine Sorge, WISO Steuer zeigt dir alle Möglichkeiten fĂŒr deine maximale RĂŒckerstattung. Dabei rechnet das Programm auf den Cent genau aus, was du vom Finanzamt zurĂŒck bekommst.

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Chef zahlt Verpflegung

Auch wenn der Chef einen Teil der Verpflegungskosten bereits erstattet hat, kann ein Werbungskostenabzug in Betracht kommen. Und zwar dann, wenn die Erstattung niedriger war als die Abwesenheitspauschale. Dann hast du die Möglichkeit, den Differenzbetrag in der EinkommensteuererklÀrung als Werbungskosten abzuziehen.

Wann wird die Abwesenheitspauschale vom Finanzamt akzeptiert?

Die Pauschale fĂŒr Verpflegungsmehraufwand kann immer angesetzt werden, wenn es sich um eine berufliche AuswĂ€rtstĂ€tigkeit handelt. Per Definition liegt eine AuswĂ€rtstĂ€tigkeit bzw. Dienstreise immer dann vor, wenn man außerhalb der ersten TĂ€tigkeitsstĂ€tte beruflich unterwegs ist.

Was sind AuswÀrtstÀtigkeiten?

  • Seminare, Schulungen oder Meetings außerhalb der ersten TĂ€tigkeitsstĂ€tte
  • Kundenbesuche
  • ArbeitseinsĂ€tze an einer anderen TĂ€tigkeitsstĂ€tte, z. B. einer weiteren Niederlassung des Arbeitgebers (Ausnahme: weitrĂ€umiges TĂ€tigkeitsgebiet z. B. bei Hafenarbeitern)
  • Forschungs- oder Bildungsreisen und Exkursionen
  • Messebesuche
  • Aufenthalte an UniversitĂ€t oder Berufsschule bei berufsbegleitenden Ausbildungen oder StudiengĂ€ngen
  • PrĂ€senztage an der FernuniversitĂ€t im Rahmen eines Fernstudiums

Was passiert, wenn mein Chef die Verpflegung zahlt?

Dein Chef lĂ€dt abends zum Essen ein? Oder du darfst mittags kostenlos in der Kantine essen? FĂŒr jede Mahlzeit, die der Arbeitgeber wĂ€hrend der Dienstreise zahlt, verringert sich die Abwesenheitspauschale. Wurde das FrĂŒhstĂŒck bezahlt, werden 20 Prozent gekĂŒrzt. FĂŒr Mittag- und Abendessen hingegen 40 Prozent.

KĂŒrzungen der Abwesenheitspauschale:

Gestellte MahlzeitKĂŒrzung pro Tag
FrĂŒhstĂŒck20 % von 28 Euro = 5,60 Euro
Mittagessen40 % von 28 Euro = 11,20 Euro
Abendessen40 % von 28 Euro = 11,20 Euro

Wichtig: Egal, wie hoch die Abwesenheitspauschale tatsĂ€chlich wĂ€re – die KĂŒrzungsbetrĂ€ge werden immer auf die höchstmögliche Pauschale errechnet. Also auf 24 Euro bzw. 28 Euro. Das Gleiche gilt ĂŒbrigens, wenn der Chef die Verpflegungsmehraufwendungen erstattet. Auch hier ist eine steuerfreie Erstattung nur in Höhe der Abwesenheitspauschale abzĂŒglich KĂŒrzungen möglich.

Kollegen laden dich zum Essen ein?

GlĂŒck hast du ĂŒbrigens, wenn du z. B. von Kollegen zum Essen eingeladen wirst. Die KĂŒrzung erfolgt nĂ€mlich nur, wenn dein Arbeitgeber die Mahlzeiten bezahlt.

Beispiel Arbeitnehmer

Beispiel Verpflegungspauschale berechnen

Stefanie war vom 01.03.2022 bis zum 03.03.2022 auswĂ€rts auf einem Seminar. Sie ist am ersten Seminartag angereist und hat zwei NĂ€chte im Hotel verbracht. Am letzten Seminartag ist Stefanie wieder zurĂŒckgefahren.

Nach Ankunft am ersten Abend hat Stefanies Chef alle Seminarteilnehmer zum Essen eingeladen. Am zweiten Tag gab es FrĂŒhstĂŒck im Hotel. Auch das hat Stefanies Arbeitgeber bezahlt. Mittags erhielten alle Teilnehmer kostenlose HĂ€ppchen. Auch das hat das Unternehmen bezahlt. Abends hat sie auf eigene Rechnung noch mit Kollegen in einem Restaurant gegessen. Am Abreisetag durfte Stefanie noch auf Unternehmenskosten im Hotel frĂŒhstĂŒcken.

Die Verpflegungspauschale errechnet sich wie folgt:

Wie lange darf die Abwesenheitspauschale angesetzt werden?

Ziel der Abwesenheitspauschale war es, den Umstand abzufedern, dass man auf einer GeschĂ€ftsreise mehr oder weniger dazu gezwungen ist, Essen zu gehen. Bei lĂ€ngeren Aufenthalten kann man allerdings annehmen, dass du dich vor Ort mittlerweile gut auskennst oder aber ein Apartment gemietet hast, in dem du selbst kochen kannst. Mit der Folge, dass deine Kosten fĂŒr die Verpflegung nicht sehr viel höher sind als Zuhause. Insofern hast du in diesem Fall keinen „Mehr“-Aufwand mehr.

Verpflegungspauschale nur fĂŒr 3 Monate

Der Gesetzgeber hat deshalb vorgesehen, dass die Pauschale fĂŒr Verpflegungsmehraufwand nur fĂŒr die ersten 3 Monate einer Dienstreise angesetzt werden dĂŒrfen. Ausschlaggebend ist dabei, dass du dich am gleichen Ort aufhĂ€ltst. Bist du ĂŒber mehrere Monate hinweg an mehreren Orten auswĂ€rts tĂ€tig, wird immer nur die Aufenthaltszeit pro Ort betrachtet.

Experten Tipp

Unterbrechung verlÀngert die Pauschale

Die 3 Monate beginnen erneut zu laufen, wenn nach einer Unterbrechung von mindestens 4 Wochen die TĂ€tigkeit am gleichen Ort wieder aufgenommen wird. Allerdings mĂŒssen die 4 Wochen Unterbrechung zusammenhĂ€ngend sein.

Gibt es auch eine Übernachtungspauschale?

Ja, es gibt auch eine Übernachtungspauschale. Sie gilt fĂŒr die Übernachtungskosten, die man auf einer Dienstreise selbst trĂ€gt. Dein Chef hat die Möglichkeit, dir die tatsĂ€chlichen Kosten zu erstatten. Oder aber er erstattet dir die Übernachtungspauschale. Diese ist dann steuerfrei.

Die Übernachtungspauschale unterscheidet sich aber in einem wesentlichen Teil von der Pauschale fĂŒr Verpflegungsmehraufwand. Denn: Die Pauschale darf nicht als Werbungskosten angesetzt werden. Falls dir dein Arbeitgeber also die Übernachtungskosten nicht erstattet, darfst du nur die tatsĂ€chlichen Kosten als Werbungskosten angeben. Nicht aber die Pauschale.

Was gilt bei Verpflegungsmehraufwand im Ausland?

Die oben genannten Pauschalen gelten nur fĂŒr AuswĂ€rtstĂ€tigkeiten innerhalb Deutschlands. Bei Aufenthalten im Ausland steht man vor dem Problem, dass die Preise dort vielleicht teurer sind. Dann wĂ€re die inlĂ€ndische Pauschale fĂŒr den Verpflegungsmehraufwand viel zu niedrig. Deshalb veröffentlicht das Bundesministerium der Finanzen jĂ€hrlich eine Tabelle. In dieser sind die Abwesenheitspauschalen fĂŒrs Ausland je nach Land festgehalten.

Vor allem die Übernachtungspauschale lohnt sich im Ausland: Diese dĂŒrfte im Vergleich zu den tatsĂ€chlichen Übernachtungskosten regelmĂ€ĂŸig höher ausfallen. Du sparst also bares Geld, wenn du dir die steuerfreie Übernachtungspauschale erstatten lĂ€sst.

Pauschalen fĂŒr Reisen ins Ausland 2021

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Verpflegungsmehraufwand in die SteuererklÀrung eintragen

In WISO Steuer wird die Abwesenheitspauschale automatisch berechnet. Einfach ein paar Fragen beantworten und schon wird alles zu deiner SteuerrĂŒckerstattung hinzugerechnet. Dein Vorteil: Solltest du Fragen haben, erklĂ€ren dir Hilfetexte und passenden Videos wie alles funktioniert.

Verpflegungspauschale SteuererklÀrung eintragen WISO Steuer

Abwesenheitspauschale Steuer eintragen Formular

Hier wird die Dienstreise eingetragen:

Arbeitnehmer, Betriebsrentner und PensionĂ€re > Ausgaben (Werbungskosten) > Reisekosten fĂŒr AuswĂ€rtstĂ€tigkeiten 

Auch fĂŒr Auslandsreisen!

Mit WISO Steuer lassen sich auch Pauschalen fĂŒr das Auslandsreisen erfassen! Wenn du die WISO Steuer-App nutzt, kannst du die Ausgaben bequem schon wĂ€hrend der Reise eintragen. Wechselst du spĂ€ter an den Computer, sind alle deine Daten direkt in WISO Steuer eingetragen.

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