Aufbewahrungsfrist Papier Steuer

Aufbewahrungsfristen

Welche Unterlagen muss ich wie lange aufheben?

Aufräumen macht glücklich. Daher sollte das neue Jahr genutzt und Platz im Schrank und digitalen Speicher geschaffen werden. Doch allzu leichtfertig sollten bestimmte Dokumente nicht vernichten werden. Denn es gibt einige Aufbewahrungsfristen zu beachten.

Wer muss die Aufbewahrungsfristen beachten?

Jeder muss rund um Daten und Dokumente gewisse Fristen beachten: Privatpersonen ebenso sowie Selbstständige. Doch vor allem Unternehmer haben für ihre geschäftlichen Unterlagen unterschiedliche Aufbewahrungsfristen zu beachten.

Welche Aufbewahrungsfristen müssen Unternehmer beachten?

Jeder, der Aufzeichnungen und Bücher führen muss, ist gleichzeitig auch zur Aufbewahrung zugehöriger Dokumente verpflichtet. Unterlagen, die für die Steuererklärung relevant sind, müssen über einen bestimmten Zeitraum aufgehoben werden.

Dabei sind folgende Aufbewahrungsfristen wichtig:

  • 10 Jahre Aufbewahrungsfrist
  • 6 Jahre Aufbewahrungsfrist
Experten Tipp

Belege einfach digitalisieren: Mit Steuer-Scan

Wichtig ist, die Unterlagen so zu erhalten, dass sie bis Ende der Frist auch noch leserlich bleiben. Für Quittungen auf Thermopapier heißt das: Unbedingt kopieren und an die Originalrechnung heften – oder besser gleich in digitaler Form speichern.

Und hier hilft dir Steuer-Scan. Mit dieser praktischen App kannst du Belege ganz einfach erfassen. Einfach mit dem Smartphone fotografieren und die App liest das Dokument automatisch als PDF ein. Wie ein Scanner, nur viel schlauer! Das Beste daran: Steuer-Scan lädt alle Rechnungen und Belege in deine Steuer-Box – deinen digitalen Aktenordner.

Was muss 10 Jahre aufbewahrt werden?

Unternehmer sind verpflichtet, für die Steuer wichtige Dokumente 10 Jahre lang aufzuheben – digital oder in Papierform. Dazu gehören:

  • Jahresabschlüsse
  • Kontoauszüge
  • Jahresbilanzen und Eröffnungsbilanzen
  • Inventare
  • Kassenberichte
  • Lageberichte
  • Kredituntertagen
  • Steuerunterlagen
  • Eingangs- und Ausgangsrechnungen
  • Kassenzettel
  • Lieferscheine
  • Reisekostenabrechnungen
  • Bewirtungsbelege

Was muss 6 Jahre aufbewahrt werden?

Folgende Unterlagen solltest du 6 Jahre lang aufheben:

  • Verträge
  • Geschäftsbriefe und Handelsbriefe
  • Mahnungen
  • Versicherungspolicen nach Ablauf
  • Unterlagen über Lohnkonten
  • Darlehensunterlagen
  • Versand- und Frachtunterlagen
Experten Tipp

Besser auf Nummer sicher gehen

Verlängere deine Aufbewahrungsfrist intern um ein Jahr. So wird nichts zu früh vernichtet. Du bist unsicher, welche Aufbewahrungsfrist für ein Dokument gilt? Hebe im Zweifel die Unterlagen 10 Jahre auf – so bist du auf der sicheren Seite.

Wann war die letzte Eintragung?

Um die Aufbewahrungsfristen zu berechnen, ist die wichtigste Frage: Wann war die letzte Eintragung?

Grundsätzlich beginnen die Fristen am Tag nach Ende des Geschäftsjahres, auf das sich die Dokumente beziehen. Doch Vorsicht: Entscheidend ist, wann die letzte Eintragung im betreffenden Dokument gemacht wurde. Bei Inventar, Eröffnungsbilanz, Jahresabschluss und Lagebericht ist das Datum der Aufstellung entscheidend. Die Vernichtung von Unterlagen ist allerdings dann nicht zulässig, wenn die Frist für die Steuerfestsetzung noch nicht abgelaufen ist.

Beispiel Selbstständige

Beispiel Jahresabschluss:

Dein Jahresabschluss 2012 wurde im April 2013 fertiggestellt. Daher läuft die Aufbewahrungsfrist auch erst ab dem 01.01.2014. Somit darfst du den Jahresabschluss erst im Januar 2024 vernichten.

Hat das Finanzamt schriftlich bis zum 31.12.2023 eine Außenprüfung angekündigt? Dann endet die Aufbewahrungsfrist nicht – du bist verpflichtet, die Unterlagen weiterhin aufzuheben.

Achtung Icon

Achtung bei Verträgen

Die Aufbewahrungsfrist für Verträge (Mietvertrag, Sozialversicherungsvertrag usw.) beginnt erst nach dem Ende der Vertragsdauer zu laufen.

Achtung: Wann verlängern sich diese Fristen?

Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen können sich individuell auch noch verlängern. Und zwar dann, wenn die Unterlagen für die Steuerberechnung relevant sind. Hast du beispielsweise eine Steuererklärung abgegeben und ein Dokument bezieht sich darauf? Dann musst du die sogenannte Festsetzungsfrist beachten. Das ist eine Verjährungsfrist, nach deren Ablauf, keine Änderungen am Steuerbescheid mehr möglich sind. Die Frist beträgt in der Regel 4 Jahre.

In Ausnahmefällen kann die Aufbewahrungsfrist aber noch länger sein. Sie beträgt bei Steuerhinterziehung 10 Jahre, bei leichtfertiger, unbewusster Steuerverkürzung 5 Jahre.

Wichtig!

Die Aufbewahrungsfristen gelten nur, wenn alle Steuerbescheide bereits rechtskräftig sind. Der Steuerbescheid darf also nicht mehr mit einem Einspruch angefochten werden können – die Einspruchsfrist von 1 Monat nach Bekanntgabe muss also abgelaufen ist.

Auch darf der Steuerbescheid nicht weder vorläufig sein noch unter dem Vorbehalt der Nachprüfung stehen. Ansonsten müssen alle Unterlagen, die den Steuerbescheid betreffen, weiterhin aufgehoben werden.

Welche Unterlagen kann ich 2024 vernichten?

Ab Jahresbeginn 2024 kannst du alle Dokumente vernichten, bei denen die letzte Eintragung 2013 und früher erfolgt ist:

  • Jahresabschlüsse
  • Kontoauszüge
  • Jahresbilanzen und Eröffnungsbilanzen
  • Inventare
  • Kassenberichte
  • Lageberichte
  • Kredituntertagen
  • Steuerunterlagen
  • Eingangs- und Ausgangsrechnungen
  • Kassenzettel
  • Lieferscheine
  • Reisekostenabrechnungen
  • Bewirtungsbelege

Bei Dokumente, bei denen die letzte Eintragung 2017 und früher erfolgt ist:

  • Verträge
  • Geschäftsbriefe und Handelsbriefe
  • Mahnungen
  • Versicherungspolicen nach Ablauf
  • Unterlagen über Lohnkonten
  • Darlehensunterlagen
  • Versand – und Frachtunterlagen

Mehr lesen: Frist für die Steuererklärung

Welche Aufbewahrungsfristen müssen Privatpersonen beachten?

Auch im privaten Bereich solltest du unbedingt die Aufbewahrungsfristen für Unterlagen beachten.

Unbegrenzt aufheben solltest du folgende Dokumente:

  • Geburtsurkunden, Heiratsurkunden und Sterbeurkunden
  • Taufscheine
  • Ärztliche Gutachten
  • Ausbildungsurkunden
  • Abschlusszeugnisse
  • Arbeitsverträge
  • Gehaltsabrechnungen
  • Sozialversicherungsunterlagen
  • Unterlagen zur Rentenberechnung
  • Notarverträge
  • Steuerbescheide

30 Jahre lang solltest du diese Unterlagen aufheben:

  • Prozessakten
  • Urteile
  • Mahnbescheide

2 Jahre aufbewahren

Ob Eigentümer oder Mieter: Bei Handwerksleistungen bist du verpflichtet, Rechnungen, Quittungen und andere wichtige Unterlagen über sämtliche bauliche Maßnahmen 2 Jahre lang aufzuheben.

Du willst deine Kosten bei der Steuer berücksichtigen? Was dabei wichtig ist, liest du in unserem Beitrag: Handwerkerrechnung absetzen.

Achtung Icon

Achtung: Vorhaltepflicht!

Alle steuerlich relevanten Unterlagen, die deine Steuererklärung betreffen, musst du bis zu deinem endgültigen Steuerbescheid aufheben. Bis dahin gilt die sogenannte Vorhaltepflicht. Das heißt, das Finanzamt kann die Unterlagen jederzeit einfordern.
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