Aufräumen macht glücklich. Daher sollte das neue Jahr genutzt und Platz im Schrank und digitalen Speicher geschaffen werden. Doch allzu leichtfertig sollten bestimmte Dokumente nicht vernichten werden. Denn es gibt einige Aufbewahrungsfristen zu beachten.
Schnelleinstieg
Wer muss die Aufbewahrungsfristen beachten?
Jeder muss rund um Daten und Dokumente gewisse Fristen beachten: Privatleute sowie Selbstständige. Doch vor allem Unternehmer haben für ihre geschäftlichen Unterlagen unterschiedliche Aufbewahrungsfristen zu beachten.
Welche Aufbewahrungsfristen müssen Unternehmer beachten?
Jeder, der Aufzeichnungen und Bücher führen muss, ist gleichzeitig auch zur Aufbewahrung zugehöriger Dokumente verpflichtet. Unterlagen, die für die Steuererklärung relevant sind, müssen über einen bestimmten Zeitraum aufgehoben werden.
Dabei sind folgende Aufbewahrungsfristen wichtig:
- 10 Jahre Aufbewahrungsfrist
- 6 Jahre Aufbewahrungsfrist
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Was muss 10 Jahre aufbewahrt werden?
Unternehmer sind verpflichtet, für die Steuer wichtige Dokumente 10 Jahre lang aufzuheben – digital oder in Papierform. Dazu gehören:
- Jahresabschlüsse
- Kontoauszüge
- Jahresbilanzen und Eröffnungsbilanzen
- Inventare
- Kassenberichte
- Lageberichte
- Kredituntertagen
- Steuerunterlagen
- Eingangs- und Ausgangsrechnungen
- Kassenzettel
- Lieferscheine
- Reisekostenabrechnungen
- Bewirtungsbelege
Was muss 6 Jahre aufbewahrt werden?
Folgende Unterlagen solltest du 6 Jahre lang aufheben:
- Verträge
- Geschäftsbriefe und Handelsbriefe
- Mahnungen
- Versicherungspolicen nach Ablauf
- Unterlagen über Lohnkonten
- Darlehensunterlagen
- Versand- und Frachtunterlagen
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Wann war die letzte Eintragung?
Um die Aufbewahrungsfristen zu berechnen, ist die wichtigste Frage: Wann war die letzte Eintragung?
Grundsätzlich beginnen die Fristen am Tag nach Ende des Geschäftsjahres, auf das sich die Dokumente beziehen. Doch Vorsicht: Entscheidend ist, wann die letzte Eintragung im betreffenden Dokument gemacht wurde. Bei Inventar, Eröffnungsbilanz, Jahresabschluss und Lagebericht ist das Datum der Aufstellung entscheidend. Die Vernichtung von Unterlagen ist allerdings dann nicht zulässig, wenn die Frist für die Steuerfestsetzung noch nicht abgelaufen ist.
Beispiel Jahresabschluss:
Hat das Finanzamt schriftlich bis zum 31.12.2021 eine Außenprüfung angekündigt? Dann endet die Aufbewahrungsfrist nicht – du bist verpflichtet, die Unterlagen weiterhin aufzuheben.
Achtung bei Verträgen
Achtung: Wann verlängern sich diese Fristen?
Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen können sich individuell auch noch verlängern. Und zwar dann, wenn die Unterlagen für die Steuerberechnung relevant sind. Hast du beispielsweise eine Steuererklärung abgegeben und ein Dokument bezieht sich darauf? Dann musst du die sogenannte Festsetzungsfrist beachten. Das ist eine Verjährungsfrist, nach deren Ablauf, keine Änderungen am Steuerbescheid mehr möglich sind. Die Frist beträgt in der Regel 4 Jahre.
In Ausnahmefällen kann die Aufbewahrungsfrist aber noch länger sein. Sie beträgt bei Steuerhinterziehung 10 Jahre, bei leichtfertiger, unbewusster Steuerverkürzung 5 Jahre.
Wichtig!
Die Aufbewahrungsfristen gelten nur, wenn alle Steuerbescheide bereits rechtskräftig sind. Der Steuerbescheid darf also nicht mehr mit einem Einspruch angefochten werden können – die Einspruchsfrist von 1 Monat nach Bekanntgabe muss also abgelaufen ist.
Auch darf der Steuerbescheid nicht weder vorläufig sein noch unter dem Vorbehalt der Nachprüfung stehen. Ansonsten müssen alle Unterlagen, die den Steuerbescheid betreffen, weiterhin aufgehoben werden.
Welche Unterlagen kann ich 2022 vernichten?
Ab Jahresbeginn 2022 kannst du alle Dokumente vernichten, bei denen die letzte Eintragung 2011 und früher erfolgt ist:
- Jahresabschlüsse
- Kontoauszüge
- Jahresbilanzen und Eröffnungsbilanzen
- Inventare
- Kassenberichte
- Lageberichte
- Kredituntertagen
- Steuerunterlagen
- Eingangs- und Ausgangsrechnungen
- Kassenzettel
- Lieferscheine
- Reisekostenabrechnungen
- Bewirtungsbelege
Bei Dokumente, bei denen die letzte Eintragung 2015 und früher erfolgt ist:
- Verträge
- Geschäftsbriefe und Handelsbriefe
- Mahnungen
- Versicherungspolicen nach Ablauf
- Unterlagen über Lohnkonten
- Darlehensunterlagen
- Versand – und Frachtunterlagen
Mehr lesen: Frist für die Steuererklärung
Welche Aufbewahrungsfristen müssen Privatpersonen beachten?
Auch im privaten Bereich solltest du unbedingt die Aufbewahrungsfristen für Unterlagen beachten.
Unbegrenzt aufheben solltest du folgende Dokumente:
- Geburtsurkunden, Heiratsurkunden und Sterbeurkunden
- Taufscheine
- Ärztliche Gutachten
- Ausbildungsurkunden
- Abschlusszeugnisse
- Arbeitsverträge
- Gehaltsabrechnungen
- Sozialversicherungsunterlagen
- Unterlagen zur Rentenberechnung
- Notarverträge
- Steuerbescheide
30 Jahre lang solltest du diese Unterlagen aufheben:
- Prozessakten
- Urteile
- Mahnbescheide
2 Jahre aufbewahren
Ob Eigentümer oder Mieter: Bei Handwerksleistungen bist du verpflichtet, Rechnungen, Quittungen und andere wichtige Unterlagen über sämtliche bauliche Maßnahmen 2 Jahre lang aufzuheben.
Du willst deine Kosten bei der Steuer berücksichtigen? Was dabei wichtig ist, liest du in unserem Beitrag: Handwerkerrechnung absetzen.
